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El el proceso de elaboración de una hoja de trabajo
Tipo: Guías, Proyectos, Investigaciones
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Muchas empresas en el proceso de selec- ción de personal contable, realizan una prueba al personal aspirante que consiste en elaborar una hoja de trabajo. ¿Qué deben hacer las per- sonas evaluadas? Con la información contable de una fecha determinada que la empresa les suministra deben hacer el siguiente trabajo: un balance de comprobación con los datos dados, sacar los ajustes necesarios, rehacer el balance de comprobación ajustado, calcular el costo de venta, elaborar el estado de resultados y el ba- lance general.
Son varios pasos que se deben ejecutar cuidadosamente con lápiz, borrador y regla para demostrar los conocimientos contables que los aspirantes a trabajar en el área tienen. Los resul- tados obtenidos en la ejecución de este proceso determinará si son aceptados o no.
Al informe que se debe elaborar de esta ma- nera se le conoce en contabilidad como hoja de trabajo, pero no es un informe formal u obligato- rio, su utilidad radica en que se determinan los ajustes con mayor claridad, se calcula detallada- mente el costo de venta, y se trasladan las cuen- tas una a una, las modifi cadas y no modifi cadas al estado de resultados y al balance general, que se espera son los definitivos.
Hoja de trabajo.
Es cierto que vivimos en un mundo automa- tizado y que los sistemas informáticos contables hacen los cálculos más rápidos y con exactitud, pero el análisis y clasifi cación de cuentas es un trabajo que sigue siendo potestad de los huma- nos, y que sólo nosotros podemos dilucidar si la información está equivocada o correcta. Las computadoras no pueden discernir la diferencia entre un asiento erróneo y uno correcto o entre una cuenta cargada correctamente y viceversa.
Así tampoco, la computadora no está pro- gramada para hacer una hoja de trabajo con la precisión, el cuidado y la responsabilidad con la que un ser humano con los conocimientos necesarios puede hacer. Por eso la importancia de este documento que nos ayudará a entender mejor muchos detalles en la elaboración de los estados fi nancieros.
Una Hoja de trabajo es un documento impor- tante aunque no es indispensable ni obligatorio. Es una forma columnaria que se utiliza en con- tabilidad para organizar la información, con el fi n de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y pérdidas, los asientos de cierre y el balance general.
Es una hoja de contabilidad muy grande porque en ella deben aparecer todas las cuentas del balance de comprobación en primer lugar, luego una sección donde se anotan los ajustes, sigue una sección donde se hace el balance de comprobación después de los ajustes, continua con una columna para determinar el costo de venta, y fi naliza con la elaboración del estado de resultados y del balance general. Es un borrador que se hace para facilitar los ajustes, el cierre y la presentación de los estados financieros.
Lápiz, borrador y regla. Instrumentos necesarios para elaborar una hoja de trabajo.
Son en total 6 secciones divididas en sus respectivas columnas de “Debe” y “Haber” que deben llenarse a lápiz para que puedan borrarse y corregirse los errores que se cometan al llenar la información. Se parte del balance de comprobación y se termina con el balance general. Aunque no es un informe formal debe tener su encabezado con el nombre de la empresa, nombre del documento (Hoja de trabajo) y periodo al cual está referido. A continuación te mostramos la estructura de una hoja de trabajo:
Empresa S.O.S Hoja de trabajo Del 01-12-06 al 31-12-
Cuentas (^) comprobaciónBalance de Ajustes (^) ajustadoBalance Costo deventa resultadosEstado de Balancegeneral
Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber
1 2 3 4 5 6
¿Cómo empezamos la elaboración de la hoja de trabajo? Veamos la secuencia de pasos para este proceso:
balance de comprobación inicial. ¿Qué debemos hacer con estas cuentas? Agregarlas al balance de comprobación inicial al final después de la totalización de saldos.
En la sección de ajustes debemos enumerar desde el primer ajuste hasta el último ajuste y cuidar que la teoría del cargo y del abono se cumpla. Al final totalizamos los saldos del debe y del haber de la sección de ajustes y se traza una línea doble bajo los saldos respectivos.
Modelo de hoja de trabajo. Hoja de Trabajo para el mes que termina el 31 de julio de 2006
Nombre de las Cuentas
Balance de Comprobación Ajustes
Balance de Comprobación (ajustado)
Estado de Resultados
Balance General Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber Caja 1.135.000 200.000 1.135.000 1.135. Renta por adelantado 6000.000 15.000 400.000 400. Artículos de ofi cina 60.000 45.000 45. Equipo de oficina 1.500.000 1.500.000 1.500. Cuentas por pagar 260.000 260.000 260. Honorarios legales no ganados 150.000 50.000 100.000 100. Fernández, cuenta de capital 2.500.000 2.500.000 2.500. Fernández, cuenta de retiros 200.000 200.000 200. Honorarios legales ganados 1.150.000 125.000 1.275.000 1.275. Gastos de sueldos de oficina 500.000 75.000 575.000 575. Gastos de teléfono 30.000 30.000 30. Gastos de electricidad 35.000 35.000 35. 4.060.000 4.060. Gastos de renta 200.000 200.000 200. Gastos de artículos de ofi cina 15.000 15.000 15. Gtos. por dep. de Eq. De Of. 20.000 20.000 20. Dep. acumulada de Eq. De Of. 20.000 20.000 20. Sueldos por pagar 75.000 75.000 75. Cuentas por cobrar 75.000 75.000 75. 435.000 435.000 4.230.000 4.230.000 875.000 1.275.000 3.355.000 2.955. Utilidad neta 400. 1.275.000 1.275.000 3.355.000 3.355.
Observe que la hoja de trabajo de la ilustración tiene cinco pares de columnas y que las primeras dos columnas se titulan balance de comprobación_._ A estas primeras dos columnas se pasan los saldos de las cuentas que aparecen en el balance de comprobación.
Las siguientes dos columnas de la hoja de trabajo se titulan “ajustes”, los cuales se registran en estas columnas. En la hoja de trabajo que se muestra los ajustes son, salvo con una excepción, los mismos que fueron contabilizados en el libro diario y pasados a las cuentas de mayor, antes de la ela- boración de los estados financieros.
Después de concluir la hoja de trabajo, una vez que ésta y los estados fi nancieros se han termi- nado, se procede a registrar en el diario los asientos de ajuste para luego pasarlos al mayor. Para tal efecto, es conveniente que los asientos de ajuste puedan ser identificados mediante alguna letra en la hoja de trabajo, precisando los abonos que correspondan a los cargos.
3.. A continuación te presentamos dos balances de comprobación de una empresa: el primero es antes de los ajustes y el segundo después de los ajustes. Lo que debes hacer es analizar las cuentas una por una e identificar los ajustes que se hicieron para sincerar el balance inicial. a. Balance de comprobación Empresa S.O.S
Cuentas Debe Haber
Banco Bs. 1.800.
Cuentas por cobrar Bs. 1.300.
Mobiliario Bs. 3.120.
Vehículo Bs. 6.540.
Artículos de escritorio Bs. 360.
Comisiones a vendedores Bs. 1.320.
Publicidad prepagada Bs. 1.680.
Gastos generales Bs. 3.000.
Equipo de oficina Bs. 3.600.
Capital Bs. 8.000.
Ingresos Bs. 9.507.
Cuentas por pagar Bs. 660.
Efectos por pagar Bs. 4.500.
Intereses por pagar Bs. 53.
Total 22.720.000 22.720.