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Guía sobre cómo elaborar un manual de sistema de control interno de inventario
Tipo: Guías, Proyectos, Investigaciones
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Departamento de Área del Almacén.
04 de Noviembre de 2022, La Victoria, Estado Aragua. Elaborado por: Carmen Tovar C.I: V- 22.295. Roxana Flores C.I: V- 29.771.
6.2) FASE 2. 6.3) FASE 3.
**7. SISTEMA INFORMÁTICO PARA EL MANEJO DE INVENTARIO.
La propuesta que se plantea consiste en la elaboración de un sistema de control interno de inventarios para ser aplicado a la Casa de Alimentación “FUNDAPROAL”, ya que actualmente en ella se presentan serias falencias relacionadas con la ausencia de procedimientos que verifiquen el uso eficiente de materia prima y demás insumos utilizados en el proceso productivo de la misma. Luego de haber estudiado a fondo las problemáticas presentes en dicha Casa de Alimentación se tomó la iniciativa de elaborar un sistema que permitan a la institución mejorar sus procesos contables y administrativos, y a su vez erradicar los problemas presentes. El sistema de control estará enfocado específicamente en diseñar procedimientos de control que permitan medir, cuantificar y registrar los insumos directos e indirectos que son utilizados diariamente en la cadena productiva de la Casa de Alimentación, ya que hasta el momento no se aplica ninguna medida de control para dichos recursos, hecho que impide obtener indicadores que permitan garantizar la eficiencia. POBLACIÓN BENEFICIADA: En este caso se considera como población beneficiada principalmente a la comunidad estudiantil, base y producto intelectual de la Casa de Alimentación FUNDAPROAL que poniendo en práctica la propuesta, podrán mejorar su desempeño organizativo, adoptando procedimientos administrativos y contables que sin duda alguna permitirá obtener datos claros y exactos para la elaboración y control de sus registros. En general la Casa de Alimentación FUNDAPROAL se verá beneficiada en muchos aspectos si se cumple con lo establecido en este producto.
OBJETIVO GENERAL: Elaborar un Sistema de Control Interno para la Casa de Alimentación “FUNDAPROAL”, que le permitan cuantificar, registrar y verificar el uso eficiente de los recursos materiales e insumos que intervienen en el proceso de producción.
Elaborar planillas de registros necesarios para el mejor conteo y registro de los productos utilizados por la Casa de Alimentación. Mejorar el Registro y control del inventario de mercancías de la Casa de Alimentación FUNDAPROAL. Ofrecer información de los activos que posee la institución mediante un estado financiero. ALCANCE El Sistema de Control Interno de Inventarios que se implementará será aplicado al área de almacén debido a que es en dicha área en donde se almacena la materia prima e insumos, y no se cuenta actualmente con un personal capacitado que se encargue del almacén y de un manejo eficiente de los mismos. Por lo tanto, se procederá a la creación y especificación del cargo “Encargado del Almacén”, el cual se detallará en puntos posteriores. La propuesta también estará directamente relacionada con el área de la cocina ya que requieren datos específicos para realizar el aprovisionamiento de insumos directos e indirectos y la realización de recetas con las cantidades a usarse, para ello necesitan que la persona encargada del manejo de inventario les proporcione datos precisos de los recursos que se encuentran en almacenamiento, y de los niveles de stock existentes sin la necesidad de estar realizando inventarios físicos a cada momento.
A continuación, se procederá a realizar el desarrollo del sistema de control interno de inventario el cual constará fases para el encargado del almacén, una de las áreas objeto de estudio que se determinaron con un control interno crítico, cumpliendo así con el objetivo principal de nuestra propuesta planteada y garantizando la ejecución de los procesos en la organización. FASE I Elaborar planillas de registros necesarios para el mejor control y registro de los productos utilizados por la Casa de Alimentación. Procedimientos para el conteo físico del inventario: Para poder elaborar un conteo físico del inventario de mercancías se indicó previamente unos lineamientos de control de inventario el cual describe el cargo y los procedimientos a realizar señalados en el Planilla N°1 que se encuentra mediante un cuadro escrito, a continuación: PROCEDIMIENTOS LINEAMIENTOS CONTROL DE INVENTARIO FECHA: 04-11- APROBADO Y REVISADO: ENCARGADA DE LA CASA DE ALIMENTACIÓN. ELABORADO POR: FLORES ROXANA TOVAR CARMEN LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS. LINEAMIENTOS GENERALES
en almacén.
Toda solicitud de mercancía por parte del Encargado del Almacén debe estar soportada en un formulario, dicho formulario tendrá datos importantes como la fecha de la solicitud, el articulo solicitado, la cantidad del mismo, la que se le entrego, quien solicita y quien aprueba, tal como el que se muestra a continuación en la Planilla N° 3: SOLICITUD DE MERCANCÍAS Fecha: Número: ÍTEM ARTÍCULO UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD PEDIDA ENTREGADA 1 Aceite Lts 2 2 20 Pollo Kg 4 4 Solicitado Por: Recibido Por: Elaborado Por: Las Autoras. Planilla N° 3 Formulario para solicitud de mercancías. Una vez entregada la materia prima al solicitante, el trabajador deberá rebajar la mercancía del software del inventario y además deberá anotar el despacho de mercancía en la tarjeta física de inventario. Devolución de mercancías: Si la mercancía despachada en el almacén no cumple con las especificaciones del proveedor, el Encargado del Almacén debe llenar el formato de la Planilla N° 4. La Planilla N° 4 tiene como finalidad llevar el registro de la mercancía devuelta por el personal solicitante, bien sea por deterioro, vencimiento u cualquier otra anomalía que pudiera originar su devolución. DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍAS Fecha: Número: ÍTEM ARTÍCULO MOTIVO DE LA DEVOLUCIÓN CANTIDAD ENTREGADA DEVUELTA 6 Harina de trigo Vencimiento 4 1
Solicitado Por: Recibido Por: Elaborado Por: Las Autoras. Planilla N° 4 Planilla para devolución de mercancías. FASE II Mejorar el Registro y control del inventario de mercancías de la Casa de Alimentación FUNDAPROAL.
Para ahorrar tiempo al momento de cargar o descargar del inventario, y evitar posibles confusiones, se elaboró tres hojas de Kardex según el rubro perteneciente, bien sean víveres, frutas, hortalizas, cárnicos y vegetales. La hoja Kardex comenzará con el inventario disponible de la semana anterior y diariamente se le descargará los productos utilizados para la elaboración de los almuerzos, tendrá en cada columna su respectiva descripción como: artículos, la semana en curso, el mes para un control semanal de existencias de insumos. CONTROL SEMANAL DE EXISTENCIAS DE INSUMOS CASA DE ALIMENTACIÓN “FUNDAPROAL” VÍVERES INSTITUCIÓN: FUNDAPROAL MES:JULIO NUMERO DE SEMANA DEL MES: 1ra MUNICIPIO: REVENGA SEMANA DEL 04-07-22 AL 11-07- Unida d Inventario inicial Entrada Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Tota l final 1 Aceite Lts 40 15 2 1 3 2 1 46 2 Arroz Kg 50 20 5 7 0 5 0 53 3 Azúcar blanca Kg 4 Caraotas negras Kg 5 Harina de Maíz blanco precocida enriquecida Kg
CONTROL SEMANAL DE EXISTENCIAS DE INSUMOS CASA DE ALIMENTACIÓN “FUNDAPROAL” CÁRNICOS INSTITUCIÓN: FUNDAPROAL MES:JULIO NUMERO DE SEMANA DEL MES: 1ra MUNICIPIO: REVENGA SEMANA DEL 04-07- AL 11-07- Unidad Inventari o inicial Entrada Lunes Marte s Miércoles Jueves Vierne s Total final 20 Pollo Kg 50 14 4 0 0 2 0 58 21 Atún Kg 20 11 0 2 0 0 3 26 22 Carne de Primera Kg 23 Carne de Segunda Kg Elaborado Por: Las Autoras. Planilla N°7 Hoja de Kardex para el registro y control de Cárnicos.
Ofrecer información de los activos que posee la institución mediante un estado financiero. Balance General: Con el fin de cumplir este objetivo se elaboró un balance general que refleje los activos disponibles que posee la Casa de Alimentación para que no solo lleve un mejor control de su inventario si no también pueda registrar dichos bienes, y lleve un seguimiento de los mismos. El balance solo llevara el registro de cuentas de activo debido a que como pertenece a una entidad del Estado no posee obligaciones directas. A continuación, se muestra el Balance General (Figura N°8): CASA DE ALIMENTACIÓN FUNDAPROAL. El Consejo Edo. Aragua CASA DE ALIMENTACIÓN FUNDAPROAL. Balance General xx/xx/xxxx Activos Activos Circulantes Inventario de Mercancías x.xxx Total Activo Circulante x.xxx Activos Fijos Mobiliario x.xxx Equipo de Oficina x.xxx Utensilios de cocina x.xxx Electrodomésticos x.xxx Edificio x.xxx Cubiertos x.xxx Total Activos Fijos x.xxx Total Activos X.XXX Elaborado Por: Las Autoras. Planilla N°8 Balance General. SISTEMA INFORMÁTICO PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS En función de proporcionar una herramienta que eleve el nivel de eficiencia y productividad en la gestión de control de inventarios, se ha considerado
