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MANUAL DE CONTRATACION
MANUAL DE CONTRATACION
DE LA DEFENSORIA DEL PUEBLO
TÍTULO II - ETAPAS DEL CONTRATO
TITULO IV - REGLAMENTO DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA
TITULO VII - NORMAS SOBRE DESEMPEÑO TRANSPARENTE DE LA GESTIÓN
CONTRACTUAL TITULO IX - REFORMA Y AJUSTES; VIGENCIA; REGIMEN DE TRANCISIÓN Y
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- ARTÍCULO 1. INTRODUCCIÓN. TITULO I – GENERALIDADES
- ARTÍCULO 2. CAMPO DE APLICACIÓN..............................................................................
- ARTÍCULO 3. UBICACIÓN Y NATURALEZA DE LA DEFENSORIA DEL PUEBLO.
- 3.1 Ubicación en la Estructura del Estado..........................................................................
- 3.2 Objeto.
- 3.3 Funciones..........................................................................................................................
- 3.4 Estructura orgánica.
- ARTÍCULO 4. ASPECTOS GENERALES
- 4.1 Objetivo
- 4.2 De los principios y deberes de la contratación en la DEFENSORIA
- ARTÍCULO 5. PLANEACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL.
- 5.1 El proceso de Administración de Bienes y Servicios
- 5.2 Procesos y Procedimientos de Contratación:
- delegaciones. 5.2.1 Competencia para la adjudicación y celebración de contratos –
- 5.2.2 Procesos de Contratación
- ARTÍCULO 6. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.
- 6.1 Forma De Elaboración.
- 6.2 Aprobación del Plan Anual de Adquisiciones.
- 6.3 Publicación en la Página Web.
- ARTÍCULO 7. ETAPA PRECONTRACTUAL. CAPÍTULO 1 - ETAPA PRECONTRACTUAL
- ARTÍCULO 8. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS.
- 8.1 Contenido Mínimo de los Estudios Previos
- 8.2 Responsables de la Elaboración y Aprobación de los Estudios Previos
- ARTÍCULO 9. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL — CDP.
- ARTÍCULO 10. PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES. - Versión: MANUAL DE CONTRATACION - Página: 2 de
- ARTÍCULO 11. PUBLICIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS.
- 11.1 Documentos que Requieren Publicación en el SECOP.
- 11.2 Contratos que no Requieren Publicación en el SECOP.
- ARTÍCULO 12. LICITACIÓN PÚBLICA.
- 12.1. Procedimiento y Etapas de la Licitación Pública.
- INVERSA. ARTÍCULO 13. SELECCIÓN ABREVIADA EN LA MODALIDAD DE SUBASTA
- ARTÍCULO 14. DESARROLLO DE LA SUBASTA INVERSA PRESENCIAL
- ARTÍCULO 15. SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA...................................
- 15.1 Procedimiento:
- 15.2 Procedimiento en Caso de Declaratoria de Desierto.
- ARTÍCULO 16. CONCURSO DE MÉRITOS..........................................................................
- 16.1 Contratos de prestación de servicios profesionales.
- 16.2 Contrato interadministrativo.
- ARTÍCULO 17. CONCURSO DE MERITOS CON PRECALIFICACIÓN.
- 17.1 Concurso de Méritos con Lista Corta.
- 17.2 Procedimiento de Concurso de Méritos con Precalificación:..................................
- 17.3 Procedimiento Para El Concurso Abierto.
- 17.4 Garantía De Seriedad De La Oferta
- MINIMA CUANTÍA...................................................................................................................... ARTÍCULO 18. ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS, POR LA MODALIDAD DE
- 18.1 Procedimiento de Selección.
- 18.2 Grandes Superficies.
- ARTÍCULO 19. CONTRATACIÓN DIRECTA
- 19.1 Contratos de Prestación de Servicios.
- 19.2 Requisitos.
- 19.3 Contratos de Adquisición de Inmuebles.
- 19.4 Contratos de Arrendamiento de Inmuebles
- ARTÍCULO 20. ENAJENACIÓN DE BIENES DE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO.
- 20.1 Plan de Enajenación Onerosa.
- ARTÍCULO 21. SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ENAJENACIÓN DE BIENES - Versión: MANUAL DE CONTRATACION - Página: 3 de
- 21.1 Contenido Del Pliego De Condiciones.
- 21.2 Declaración del Origen de los Recursos....................................................................
- 21.3 Publicidad del Proceso
- 21.4 Difusión Opcional del Proceso.
- ARTÍCULO 22. ENAJENACIÓN POR OFERTA EN SOBRE CERRADO
- ARTÍCULO 23. ENAJENACIÓN A TRAVÉS DE SUBASTA PÚBLICA
- 23.1 Procedimiento en Caso de Retracto...........................................................................
- 23.2 Enajenación a Través de Promotores, Intermediarios u Otros.
- 23.3 El precio mínimo de venta será el señalado por la entidad.
- 23.4 Régimen de Inhabilidad e incompatibilidad y conflicto de interés.
- ARTÍCULO 24. ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES A TÍTULO GRATUITO.
- MENOR CUANTÍA. ARTÍCULO 25. ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES INFERIOR AL 10% DE LA
- ARTICULO 26. ENAJENACIÓN DE BIENES EN LA MODALIDAD DE PERMUTA.
- ARTÍCULO 27. CONTENIDO DEL CONTRATO CAPÍTULO 2 - ETAPA CONTRACTUAL
- ARTÍCULO 28. PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO.
- ARTÍCULO 29. CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO.
- ARTÍCULO 30. SILENCIO ADMINISTRATIVO POSITIVO.
- ARTÍCULO 31. DEBIDO PROCESO — DERECHO DE CONTRADICCIÓN.
- CONTRACTUAL. ARTÍCULO 32. RESPONSABILIDAD CON OCASIÓN DE LA ACTIVIDAD
- ARTÍCULO 33. CESIÓN DEL CONTRATO.
- ARTÍCULO 34. MODIFICACIONES CONTRACTUALES
- 34.1 Clases de modificación.
- Adición
- Cesión
- Suspensión
- Prórroga
- Otrosí
- Terminación Anticipada de Común Acuerdo
- Sustitución de miembros del equipo de trabajo
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- Contrato adicional
- 34.2 Quienes pueden solicitar modificaciones.
- 34.3 Cuándo debe presentarse la solicitud de modificación.
- ARTÍCULO 35. INTERPRETACIÓN UNILATERAL DEL CONTRATO
- 35.1 Modificación unilateral del contrato.
- 35.2 Terminación unilateral...................................................................................................
- 35.3 Caducidad administrativa.
- ARTÍCULO 36. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO. CAPÍTULO 3 - ETAPA DE LIQUIDACIÓN Y POS-CONTRACTUAL
- 36.1 Término para liquidar el contrato.
- 36.2 Procedimiento de la Liquidación del Contrato...........................................................
- 36.3 Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
- 36.4 Acuerdos, conciliaciones y transacciones en el acta de liquidación.
- ARTÍCULO 37. ARCHIVO ÚNICO DE CONTRATACIÓN.
- ARTÍCULO 38. CONTRATOS DE LOS OPERADORES DE DEFENSORÍA PÚBLICA.
- ARTICULO 39. ETAPA POS-CONTRACTUAL
- ARTÍCULO 40. REGLAS DE SANEAMIENTO. CAPÍTULO 4 - SANEAMIENTO Y RECONSTRUCCION DE EXPEDIENTES
- ARTÍCULO 41. RECONSTRUCCIÓN DEL CONTRATO EN CASO DE PÉRDIDA.
- ARTÍCULO 42. CONCEPTO. TÍTULO III - COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y GASTO
- 42.1 Integración
- 42.2 Invitados
- 42.3 Funciones del comité de contratación y gasto.
- ARTÍCULO 43. CONCEPTO Y CRITERIO DE SELECCION. CAPÍTULO 1 - DE LA SUPERVISIÓN
- ARTÍCULO 44. OBLIGACIONES Y FUNCIONES GENERALES DEL SUPERVISOR.
- ARTÍCULO 45. CONCEPTO. CAPÍTULO 2 - DE LA INTERVENTORIA
- 45.1. Objetivos de la Interventoría - Versión: MANUAL DE CONTRATACION - Página: 5 de
- 45.2 Obligaciones Del Interventor y/o supervisor..............................................................
- ARTÍCULO 46. LIMITACIONES DE LA SUPERVISIÓN Y LA INTERVENTORÍA.
- ARTÍCULO 47. OBJETO, CONTENIDO Y CAMPO DE APLICACIÓN. TÍTULO V - CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE DEFENSORÍA PÚBLICA NACIONAL
- ARTÍCULO 48. RESPONSABLES POR DESCONCENTRACIÓN DE FUNCIONES.
- 48.1 Dirección Nacional de Defensoría Pública
- 48.2 Grupo de Contratación..................................................................................................
- 48.3 Subdirección Financiera
- 48.4 Defensores Del Pueblo Regionales
- 48.5 Profesionales Administrativos y de Gestión
- ARTÍCULO 49. REGISTRO NACIONAL DE ASPIRANTES.
- ARTÍCULO 50. INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO NACIONAL DE ASPIRANTES.
- 50.1 Requisitos para Defensores Públicos y Asesores de Gestión - área no penal.
- 50.2 Inscripción en el área penal.
- 50.3 Requisitos de inscripción específicos de acuerdo con el programa.
- 50.4 Requisitos específicos para coordinadores académicos.
- 50.5 Requisitos específicos para investigadores profesionales o técnicos.
- 50.6 Requisitos para defensores públicos en zonas de tratamiento especial.
- 50.6.1 Procedimiento para declarar una zona como de tratamiento especial.
- 50.6.2 Cambio de plaza de una zona con tratamiento especial.
- ARTÍCULO 51. EFECTOS DE LA INSCRIPCION.
- ARTÍCULO 52. EXPERIENCIA ESPECÍFICA ACREDITADA.
- ARTÍCULO 53. INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO NACIONAL DE ASPIRANTES.
- 53.1 Verificar la consistencia de la información y de la comunicación al interesado.
- ARTÍCULO 54. PUBLICACIÓN DE RESULTADOS.
- 54.1. Aporte De Información Complementaria.
- 54.2 Vigencia y Actualización Anual de la Inscripción......................................................
- 54.3. Procedimiento para la destrucción de documentos
- ARTÍCULO 55. PROCEDIMIENTO PARA LA DESTRUCCIÓN DE SOLICITUDES.
- ARTÍCULO 56. PROCESO DE SELECCIÓN DE OPERADORES.
- ARTÍCULO 57.- INTEGRACIÓN COMITE DE SELECION. - Versión: MANUAL DE CONTRATACION - Página: 6 de
- ARTÍCULO 58. SELECCIÓN DE OPERADORES DE DEFENSORÍA PÚBLICA.
- ARTÍCULO 59. ESTUDIOS PREVIOS.
- ARTÍCULO 60. PRESUNCIÓN DE DESISTIMIENTO
- ARTÍCULO 61. REGISTRO NACIONAL DE OPERADORES (Contratistas).
- ARTÍCULO 62. REQUISITOS PARA INICIAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS.
- ARTÍCULO 63. SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS DE DEFENSORÍA PÚBLICA
- ARTÍCULO 64. ALCANCE DE LA SUPERVISIÓN EN LOS CONTRATOS.
- 64.1 Aportes a la seguridad social por quienes tengan la calidad de pensionados.
- 64.2 Simultaneidad de contrataos o calidad de asalariados.
- 64.3 Aportes como beneficiario o a través de cooperativas
- ARTÍCULO 65. PROHIBICIONES Y LIMITACIONES DE LA SUPERVISIÓN.
- ARTÍCULO 66. CORRECCIONES O ACLARACIONES.
- REGIONAL. ARTÍCULO 67. CAMBIO, DEL LUGAR DE EJECUCIÓN, DE PROGRAMA, O DE
- SERVICIOS DE DEFENSORÍA PÚBLICA. ARTÍCULO 68. SUSPENSIÓN DE LA EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS DE
- ARTÍCULO 69. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO.
- ARTÍCULO 70. DOCUMENTOS DEL CONTRATO
- ARTÍCULO 71. RECONSTRUCCIÓN DEL CONTRATO.
- CONTRATO. ARTÍCULO 72.OBLIGACIONES CON MOTIVO DE LA TERMINACIÓN DEL
- ARTÍCULO 73. NORMAS SUPLETORIAS.
- ARTÍCULO 74. ACTUACIÓN APLICABLE. TITULO VI - DEBIDO PROCESO MULTAS Y SANCIONES
- 74.1 Delegación de Funciones
- 74.2 Procedimiento por presunto incumplimiento o deficiencia del servicio.
- 74.3 Inicio del procedimiento para los casos de incumplimiento.
- 74.4 Situaciones en que debe iniciarse investigación.
- 74.5 Archivo antes del debido proceso.
- ARTÍCULO 75. MEDIDAS QUE PROCEDEN ANTE EL INCUMPLIMIENTO
- 75.1 Reglas que deben observarse para la aplicación de las multas pactadas...........
- 75.2 Tasación De Multas
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- ARTÍCULO 76. DECLARACIÓN DE INCUMPLIMIENTO
- ARTÍCULO 77. TERMINACIÓN UNILATERAL ANTICIPADA.
- ARTÍCULO 78. DECLARACIÓN ADMINISTRATIVA DE CADUCIDAD
- 78.1 Causales para declarar la caducidad administrativa
- 78.2 Trámite previo a la firma del ordenador del gasto.
- ARTÍCULO 79. TERMINACIÓN ANTICIPADA POR MUTUO ACUERDO.
- INTERESES. ARTÍCULO 80. INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTO DE
- 80.1 Inhabilidad.
- 80.2 Incompatibilidad.
- 80.3 Conflicto de Intereses.
- ARTÍCULO 81. REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES
- 81.1 Casos Exceptuados de Registro.
- 81.2 Certificación de la Inscripción en el Registro Único de Proponentes.
- 81.3 Deber de Información a la Cámara De Comercio.
- ARTICULO 82. PRÁCTICAS ANTICORRUPCION............................................................. TITULO VIII - PRACTICAS DE GESTION CONTRACTUAL
- ARTÍCULO 83. NORMAS DE LAS REGLAS DEL MODELO ESTÁNDAR.....................
- ARTÍCULO 84. UTILIZACIÓN DE HERRAMIENTAS ELECTRÓNICAS.
- ARTÍCULO 85. MECANISMOS DE PARTICIPACION CIUDADANA.
- ARTICULO 86. CARACTERIZACIÓN Y PROCEDIMIENTO.
- ARTÍCULO 87. REFORMA, AJUSTES y ACTUALIZACIÓN. ACTUALIZACION; DEROGACIÓN, DEL PRESENTE MANUAL
- ARTÍCULO 88. VIGENCIA
- ARTÍCULO 89. DEROGATORIAS.........................................................................................
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3.1 Ubicación en la Estructura del Estado. La Defensoría del Pueblo es un órgano autónomo e independiente dentro de la estructura del Estado, que hace parte de los órganos de Control y junto con la Procuraduría General de la Nación y las Personerías Distritales y municipales conforma el Ministerio Publico.
3.2 Objeto. Según lo establecido en el Decreto 025 de 2014 “Por el cual se modifica la estructura orgánica y se establece la organización y funcionamiento de la Defensoría del Pueblo”, Artículo 1. Naturaleza Jurídica. La Defensoría del Pueblo es un organismo que forma parte del Ministerio Público, ejerce sus funciones bajo la suprema Procurador General de la Nación y le corresponde esencialmente promoción, el ejercicio y la divulgación de los derechos humanos.
3.3 Funciones. Además de las atribuciones señaladas en la Constitución, el Defensor del Pueblo tendrá las siguientes:
- Definir las políticas, impartir los lineamientos, directrices y adoptar los reglamentos y demás mecanismos necesarios para el eficiente y eficaz funcionamiento de la Defensoría del Pueblo.
- Diseñar, dirigir y adoptar, con el Procurador General de la Nación, las políticas de promoción y divulgación de los derechos humanos en el país, en orden a tutelarlos y defenderlos.
- Hacer las recomendaciones y observaciones a las autoridades y a los particulares en caso de amenaza o violación a los derechos humanos y velar por su promoción y ejercicio. El Defensor podrá• hacer públicas tales recomendaciones e informar al Congreso sobre la respuesta recibida.
- Impartir los lineamientos para adelantar diagnósticos, de alcance general, sobre situaciones económicas, sociales, culturales, jurídicas y políticas que tengan impacto en los derechos humanos.
- Impartir las directrices para instar a las organizaciones privadas para que se abstengan de desconocer un derecho.
- Difundir el conocimiento de la Constitución Política de Colombia, especialmente los derechos fundamentales, sociales, económicos, culturales, colectivos y del ambiente.
- Dirigir y coordinar el Sistema Nacional de Defensoría Pública.
- Impartir los lineamientos para adelantar las estrategias y acciones que se requieran para garantizar los derechos de los sujetos de especial protección constitucional.
- Demandar, impugnar, insistir o defender ante la Corte Constitucional, de oficio o a solicitud de cualquier persona y cuando fuere procedente, normas relacionadas con los derechos humanos.
- Interponer acciones públicas en defensa de la Constitución Política, de la ley, del interés general y de los particulares, ante cualquier jurisdicción, servidor público o autoridad.
- Ser mediador de las peticiones colectivas formuladas por organizaciones cívicas o populares frente a la administración pública, cuando aquéllas lo demanden.
- Ser mediador entre los usuarios y las empresas públicas o privadas que presten servicios públicos, cuando aquéllas lo demanden, en defensa de los derechos que se presuman violados.
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- Impartir las directrices para el trámite de las peticiones allegadas a la Entidad por violación o amenaza de derechos humanos.
- lmpartir las directrices para la administración del Registro Público Centralizado de las Acciones Populares y de las Acciones de Grupo que se interpongan en el país.
- Adoptar los protocolos humanitarios que deben seguir los servidores y contratistas de la Defensoría del Pueblo, en el cumplimiento de sus funciones.
- Presentar anualmente al Congreso de la República un informe sobre sus actividades, en el que se incluirá una relación del tipo y número de las peticiones recibidas, de las medidas tomadas para su atención y trámite, de la mención expresa de los funcionarios renuentes o de los particulares comprometidos y de las recomendaciones de carácter administrativo y legislativo que considere necesarias.
- Apoyar al Procurador General en la elaboración de informes sobre la situación de derechos humanos en el país.
- Participar en las reuniones mensuales que realice la Comisión de los Derechos Humanos, en las audiencias del Congreso de la República, y en la celebración de audiencias especiales, con el fin de establecer políticas en conjunto y de manera coordinada en defensa de los derechos humanos, de acuerdo con lo prescrito en el Reglamento del Congreso.
- Rendir informes periódicos a la opinión' pública sobre el resultado de las investigaciones adelantadas por la Defensoría del Pueblo y denunciar públicamente el desconocimiento de los derechos humanos y el derecho internacional humanitario.
- Impartir las directrices para la definición y diseño de los mecanismos necesarios para establecer comunicación permanente y compartir información con las organizaciones gubernamentales y no gubernamentales, nacionales e internacionales, de protección y defensa de los derechos humanos, así como articular las acciones con dichas organizaciones.
- Celebrar convenios con establecimientos educativos y de investigaciones nacionales e internacionales, para la divulgación y promoción de los derechos humanos.
- Celebrar los contratos y expedir los actos administrativos que se requieran para el funcionamiento de la Entidad, así como llevar su representación legal y judicial, para lo cual podrá otorgar los poderes o mandatos que fueren necesarios.
- Ejercer la ordenación del gasto de la Entidad, de conformidad con la constitución y la ley.
- Conocer en segunda instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra los servidores y exfuncionarios de la Entidad.
- Crear, organizar y conformar mediante resolución interna y con carácter permanente o transitorio grupos internos de trabajo y comités internos para atender las necesidades del servicio y el cumplimiento oportuno, eficiente y eficaz de los objetivos, políticas y programas de la Entidad, indicando las actividades que deban cumplir y los responsables de las mismas.
- Nombrar y remover los servidores de la Entidad, así como definir sus situaciones administrativas.
- Dirigir la acción administrativa y coordinar las labores de las diferentes dependencias que conforman la Defensoría del Pueblo.
- Dirigir la implementación del modelo integrado de gestión institucional.
- Realizar las actuaciones necesarias que permitan el ejercicio del control interno y control interno disciplinario, supervisar su efectividad y la observancia de sus recomendaciones.
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4.2 De los principios y deberes de la contratación en la DEFENSORIA Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa moralidad, imparcialidad, publicidad, igualdad, economía, eficiencia, celeridad.
Igualmente, se aplicarán en las mismas las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo.
De igual manera, se tendrá en cuenta el deber de selección objetiva dentro de la contratación de la DEFENSORIA DEL PUEBLO, con el fin de obtener los resultados y el cumplimiento de los objetivos de los procesos institucionales.
En todos los procesos contractuales de la Defensoría del Pueblo primará los siguientes principios:
- Transparencia. La Entidad busca garantizar la moralidad en la contratación y la imparcialidad de la Administración en la escogencia del contratista, al exigir que la misma se realice de acuerdo con unas reglas preestablecidas, claras, precisas, completas y objetivas.
- Economía. Todos los procedimientos en la actividad contractual se realicen con celeridad y eficacia, agilizando los trámites y optimizando los recursos de la Entidad.
- Responsabilidad. Este principio somete disciplinaria, penal y fiscalmente, a todos los que intervienen en la actividad contractual para asumir las consecuencias de un eventual incumplimiento de las obligaciones a su cargo.
- Ecuación contractual. En los contratos estatales se mantendrá la igualdad o equivalencia entre derechos y obligaciones surgidos al momento de proponer o de contratar, según el caso. Si dicha igualdad o equivalencia se rompe por causas no imputables a quien resulte afectado, las partes adoptarán en el menor tiempo posible las medidas necesarias para su restablecimiento.
- De interpretación de las reglas contractuales. En la interpretación de las normas sobre contratos estatales, relativas a procedimientos de selección y escogencia de contratistas y en la de la cláusula y estipulaciones de los contratos, se tendrá en consideración los fines y los principios de que trata esta ley, los mandatos de la buena fe y la igualdad y equilibrio entre prestaciones y derechos que caracteriza a los contratos conmutativos.
- Deber de selección objetiva. Es objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. En consecuencia, los factores de escogencia y calificación que establezcan las entidades en los pliegos de condiciones o sus equivalentes.
ARTÍCULO 5. PLANEACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL.
La DEFENSORIA DEL PUEBLO, ha establecido el proceso de apoyo denominado “administración de Bienes y Servicios”, el cual tiene como objetivo suministrar y administrar los bienes y servicios que la Entidad requiera para el cabal cumplimiento de su misión, a través de la eficiente ejecución de los recursos financieros.
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Este proceso está a cargo de la Secretaría General, pero, por las características respecto a la adquisición de bienes y servicios institucionales, este intervienen de manera transversal en los demás procesos institucionales.
5.1 El proceso de Administración de Bienes y Servicios Recoge las actividades relacionadas con Contratación, Financiera, Recursos Físicos, recursos Tecnológicos, entre otros, pero para efectos del presente manual debe tenerse en cuenta las actividades ejecutadas en temáticas de contratación.
5.2 Procesos y Procedimientos de Contratación:
5.2.1 Competencia para la adjudicación y celebración de contratos – delegaciones. Por representación legal, compete al Defensor del Pueblo, suscribir contratos en nombre de la entidad. No obstante, cuando a su juicio, estime oportuno y pertinente, podrá delegar tal competencia en el Secretario General o en los Defensores Regionales, mediante acto administrativo, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 12 Ley 80 de 1993, en concordancia con el parágrafo 1 del artículo 5 del Decreto 025 de 2014.
Por desconcentración de funciones, todos los estudios previos, especificaciones técnicas y sondeos de mercado, análisis del sector económico y de los oferentes estarán a cargo de la Dirección Administrativa bajo los lineamientos técnicos y con el apoyo de los jefes de la dependencia o área que origina el requerimiento.
En ningún caso el (la) Defensor (a) quedará exonerado por virtud de la delegación de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual.
5.2.2 Procesos de Contratación La Defensoría del Pueblo, adopta para el cumplimiento de sus fines los procedimientos establecidos en la ley en especial los señalados en:
- Constitución Nacional. Art. 355.
- Ley 1150 de 2007: Correspondientes a la licitación pública; Selección Abreviada; Concurso de Méritos y Contratación Directa.
- Ley 1474 de 2011, correspondiente a los contratos de mínima cuantía.
- Los demás establecidos en el estatuto de contratación pública o en la ley.
ARTÍCULO 6. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.
Para efectos de programación, planeación y uso organizado y racional del presupuesto de la Defensoría del Pueblo, en cada vigencia fiscal se adoptará un Plan Anual de Adquisiciones, como herramienta administrativa de planeación, control y seguimiento de la adquisición de bienes, servicios o cumplimiento de obligaciones a cargo de la entidad.
6.1 Forma De Elaboración. El Plan Anual de Adquisiciones se elaborará con base en un diagnóstico previo de las necesidades elaborado por la Subdirección de Servicios Administrativos teniendo en cuenta el comportamiento histórico y los requerimientos presentados oportunamente por cada una
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- Reglas que regirán para la selección del ofrecimiento más favorable para la entidad.
- Riesgos previsibles (circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, pueden alterar el equilibrio financiero del mismo. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable. En la distribución de riesgos deberá establecerse cual o en qué proporción las partes soportarán el riesgo.
- Estudio de Mercado.
- Análisis del sector económico y de los oferentes, según lo establecido en el artículo 15 y subsiguientes del Decreto 1510 de 2013.
ARTÍCULO 8. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS.
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, los estudios previos sirven de soporte para elaborar el proyecto de pliego de condiciones y son la base para que los interesados puedan valorar adecuadamente el alcance de la necesidad de la entidad y presentación de sus ofertas de bienes o servicios.
8.1 Contenido Mínimo de los Estudios Previos Deberán contener los siguientes elementos mínimos:
- La descripción de la necesidad que se satisface con el contrato que se pretende celebrar.
- Descripción del objeto del contrato. Especificaciones e identificación del tipo de contrato: Debe incluir la identificación y caracterización de los bienes y servicios requeridos. Cuando se trate de la adquisición de bienes o servicios de características homogéneas, se elaborará la ficha técnica. De acuerdo con la naturaleza del futuro contrato, se determinará si se requieren las licencias o permisos previos, los cuales deben anexarse como parte de estos estudios previos. Si se trata de un contrato de obra pública que requiere licencia de construcción, debe obtenerse previamente.
- Tipos de contratos más usuales en la defensoría del pueblo: a. Adquisición de bienes (una o varias entregas preestablecidas) b. Suministro (cuando se prevén entregas periódicas y sucesivas de acuerdo con las necesidades de la entidad con base en precios unitarios) c. Prestación de servicios generales (aseo, vigilancia, archivo, mantenimientos, entre otros) d. Prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión (con persona natural o jurídica). e. Arrendamiento de bienes muebles f. Arrendamiento de inmuebles g. Compraventa de inmuebles h. Obra (incluye reparaciones locativas en inmuebles) i. Seguros j. Intermediación de seguros k. Consultoría (Asesoría o asesoría técnica de coordinación, control o supervisión para la construcción o el mantenimiento o la administración de construcciones de edificios y en general todas aquellas actividades relacionadas con la ingeniería o arquitectura)
- Fundamentos jurídicos de la modalidad de selección.
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Se debe citar la norma legal y reglamentaria aplicable al caso concreto, para la selección del contratista. a. Licitación pública b. Selección abreviada — subasta inversa c. Concurso de méritos d. Contratación directa
- Análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables a. El soporte es el "Estudio de precios del mercado" elaborado por la Subdirección de Servicios Administrativo. b. Debe incluir las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y de posibles costos asociados al mismo. c. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, el soporte debe contener los cálculos de presupuesto para la estimación de aquellos. d. En el caso del concurso de méritos no publicará el detalle del análisis que se haya realizado en desarrollo de lo establecido en este numeral. e. Verificación del Plan de Compras o Plan de Inversiones — Banco de Proyectos f. SONDEO O ESTUDIOS DE MERCADO: Para la elaboración del estudio de mercado se podrá acudir a uno o varios de los siguientes mecanismos, entre otros: i. Solicitar información de precios a empresas, personas naturales o jurídicas que suministren el tipo de bienes o servicios requeridos, advirtiendo que no se trata de una invitación a contratar y suministrando la misma información a todos ellos con el fin de obtener información que sea comparable. ii. Solicitar cotización en almacenes de cadena o grandes superficies, suministrando la información básica requerida de manera que los bienes tengan características sean comparables. iii. Por visita de servidores públicos a almacenes de cadena o grandes superficies, para adquisición de bienes de características técnicas uniformes. Con base en los resultados de la comparación de precios levantarán un acta en la que conste n las características de los bienes y su valor unitario. iv. En forma complementaria, por comportamiento histórico en la entidad para los mismos bienes o servicios. v. Por determinación de los precios pactados por otras entidades oficiales para los mismos bienes o servicios g. DETERMINACIÓN DEL PRECIO ARTIFICIALMENTE BAJO: La dependencia que elabora los estudios de mercado identificará los criterios y fórmulas que debe tener en cuenta el ordenador del gasto o Comité de Contratación para establecer que el valor de una oferta es artificialmente bajo con el fin de mitigar riesgos futuros.
- Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable.
- Soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. Esta actividad debe cumplirse acorde con lo establecido en el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación, publicado en la página web de Colombia Compra Eficiente (http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales), y que forma parte de este manual identificado como Anexo No. 1.
- Análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas.
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AMPARO DESCRIPCIÓN DE CUBRIMIENTO
Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales
Cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado el contratista garantizado, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato amparado. Estabilidad y calidad de la obra Cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia de cualquier tipo de daño o deterioro, independientemente de su causa, sufridos por la obra entregada, imputables al contratista.
Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados.
Cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado, (i) derivados de la mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o equipos por él suministrados, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato, o (ii) por el incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas para el respectivo bien o equipo.
Calidad del servicio Cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado que surjan con posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de (i) la mala calidad o insuficiencia de los productos entregados con ocasión de un contrato de consultoría, o (ii) de la mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato.
Suficiencia de las Garantías: De acuerdo con el tipo de contrato y el análisis de las características particulares de cada contrato, se deben prever los amparos en las siguientes condiciones mínimas:
TIPO DE CONTRATO AMPARO CONDICIONES MÍNIMAS
Compraventa de bienes muebles
Cumplimiento 10% del valor del contrato Por el plazo del contrato y el término pactado para su liquidación. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes o equipos suministrados
20% del valor del contrato Vigente a partir de la fecha de recibo a satisfacción, mínimo por el lapso de 2 años, en que de acuerdo con la legislación civil o comercial, el contratista debe responder por la garantía mínima presunta y por vicios ocultos.
MANUAL DE CONTRATACION
Versión: Página: 20 de 103
TIPO DE CONTRATO AMPARO CONDICIONES MÍNIMAS
Suministro de bienes muebles (entregas sucesivas y periódicas)
Cumplimiento 10% del valor del contrato Por el plazo del contrato y el término pactado para su liquidación. Calidad y correcto funcionamiento
20% del valor del contrato Vigente a partir de la fecha de recibo a satisfacción, mínimo por el lapso de 2 años, en que de acuerdo con la legislación civil o comercial, el contratista debe responder por la garantía mínima presunta y por vicios ocultos. Prestación de servicios generales
Cumplimiento (^) 10% del valor del contrato Por el plazo del contrato y el término de liquidación Salarios y prestaciones sociales
5% del valor total del contrato Por el plazo del contrato y 3 años más. Responsabilidad civil extracontractual
En ningún caso inferior a doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes ( SMLMV) Vigente durante el periodo de ejecución del contrato Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
Cumplimiento (^) 10% del valor del contrato. Por el plazo del contrato y el término de liquidación. Calidad del servicio (^) Por el 10% del contrato Vigente por 6 meses contados a partir de la fecha de terminación del contrato. Arrendamiento de bienes muebles
Cumplimiento 10% del valor del contrato Por el plazo del contrato y el término de liquidación. Arrendamiento de inmuebles
Cumplimiento Cuando superen el 10% de la menor cuantía de la entidad
Por el 10% del valor del contrato. Vigente por el plazo del contrato. Obra (reparaciones locativas)
Cumplimiento (^) 10% del valor del contrato. Por el plazo del contrato y el término de liquidación. Salarios y prestaciones sociales
5% del valor total del contrato.
