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COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES (ABC)
Existen ciertos términos que deben considerarse para comprender el presente sistema, los cuáles son: ABC activity based costing system : Sistema de costos basados en actividades. Cost drivers : Conductor de costos-base de asignación de costos. Out puts : Beneficios tangibles e intangibles proporcionados a los clientes. Pool : Costo de una actividad en particular. El costeo basado en actividades, por sus siglas en inglés ABC (Activity based costing), desarrollado en la universidad de Harvard, por Robin Cooper y Robert Kaplan, trata de asignar los gastos indirectos de fabricación a los productos de manera precisa. El sistema de costos ABC analiza las actividades de los departamentos de apoyo que proporcionan servicio a los departamentos de producción, por lo que se concluye que dichas actividades son las que verdaderamente generan los costos indirectos y que son los productos los que consumen dichas actividades. El costeo ABC, asigna los costos a las actividades en función a la utilización de los recursos. Posteriormente asigna los costos a los objetos de costos en función a cómo dichos objetos de costos usan las actividades. En principio, ABC es un sistema de costeo basado en actividades de producción o de servicio. Es un proceso gerencial para administrar las actividades y procesos del negocio, para la toma de decisiones estratégicas y operacionales. Se utiliza para corregir deficiencias, al comparar los recursos consumidos con los productos finales, lo que permite a la gerencia tomar decisiones racionales entre alternativas económicas. GENERALIDADES Entre los procedimientos a realizar para llevar a cabo el sistema, se encuentran establecidos: “Definir actividades que apoyan out put como causa de éstas actividades. Definir la vinculación entre actividades y out put. Desarrollar los costos de las actividades. El proceso analítico de definir las actividades y establecer sus vínculos, beneficia a los gerentes a evaluar los costos de las estrategias y a reducir los mismos.
Costo generador Es el que se genera en una actividad. Indica el motivo de realizar una actividad y cuantifica los recursos que se consumen al llevarla a cabo. La administración basada en actividades persigue identificar a una organización como una serie de actividades que están relacionadas con los deseos de los clientes y con los costos. El costeo ABC, es entonces, el sistema de planificación de costos para este tipo de organización. Tal sistema pretende costear la actividad, debido a que está asociada con la participación y realización del trabajo de los individuos en una organización. Si las actividades agregan valor es porque los individuos realizan sus labores eficientemente. Toda labor o actividad que no contribuya a agregar valor o que no sea clara su realización es un desperdicio; reconocerlo y eliminarlo es un objetivo del costeo ABC y por ende una forma de alcanzar que sus productos sean competitivos. Esquema general La filosofía del costeo ABC, promueve que las actividades de la organización son las que deben ser el centro del análisis. Éstas son las que consumen recursos y los productos los que las utilizan, por lo que el costo unitario, el proceso de control, la toma de decisiones, la información y su presentación, deben seguir el proceso real. Objetivo del sistema de costeo ABC El objetivo del costeo ABC, es conocer todas las actividades de una organización, para lo cual enfoca su atención en las razones que provocan que los recursos se consuman en las diferentes actividades y en utilizar una identificación exacta de los costos para facilitar las decisiones administrativas. Otras clasificaciones de costos: El costo, en toda su extensión, debe constituir la mayor preocupación para la administración de la compañía, se debe tener en cuenta que toda actividad es generadora de costos y constituye un medio importante de análisis de los objetivos trazados. Las empresas típicamente crean valor al producir y distribuir bienes y servicios, por lo que, adicionalmente a la clasificación tradicional de los costos (fijos,
productos se utilizan normalmente tasas que tienen como bases las horas de mano de obra directa, horas- por actividades y después se asignan a los productos o servicios utilizando factores relacionados con el origen de máquina, unidades producidas, lo que provoca distorsión en los costos al castigar los productos que utilizan más horas y recompensar a los que usan menos. éstos costos. Se diferencian los gastos de operación (administración y venta) de los costos de producción, considerándose sólo éstos últimos para la determinación del costo del producto o servicio. Tanto los costos de producción como los de operación son llevados a los productos a través de las actividades. Se enfoca 100% a la distribución de costos mediante el uso de tasas predeterminadas, olvidándose de la relación causa-efecto. Al identificar y considerar las actividades se detecta plenamente la relación causa-efecto entre el costo y el producto. FUNCIONAMIENTO DEL COSTEO ABC El costeo ABC, se fundamenta en distribuir los recursos de una organización (Mano de obra, materiales, etc.), medidos en unidades monetarias o las actividades que realiza la misma; se utilizan entonces, los cost-drivers o costos generadores de las actividades. Análogamente, los recursos asignados a las actividades serán distribuidos a los productos o servicios. De tal manera, se puede medir con mayor exactitud el esfuerzo asociado a la aplicación de una acción (producir, mantener, etc.) sobre un objeto (material, maquinaria, etc.). El costeo basado en actividades identifica primero los costos a las actividades y posteriormente a los productos y a otros objetos de costo. El supuesto fundamental es que las actividades consumen recursos y que los productos y los objetos de costo consumen actividades. Al diseñar un sistema de costeo basado
en actividades, existen seis pasos esenciales los que se listan a continuación: Identificar, definir y clasificar las actividades y los atributos claves. Asignar el costo de los recursos a las actividades. Asignar el costo de las actividades secundarias a las actividades primarias. Identificar los objetos de costo y especificar la cantidad de cada actividad consumida por los objetos de costo específico. Calcular las tasas primarias de actividad. Asignar los costos de las actividades a los objetos de costo. Identificación de actividades, definición y clasificación La identificación de actividades, es el primer paso lógico al diseñar un sistema de costeo ABC. Las actividades representan acciones tomadas o trabajos desempeñados por los empleados. La identificación de una actividad es equivalente a la descripción de la acción tomada, por lo general se utiliza un verbo y un objeto que reciba la acción. Una lista sencilla de las actividades identificadas recibe el nombre de Inventario de Actividades. Definición de actividades Una vez que existe un inventario de actividades, entonces se utilizan los atributos de las actividades para definirlas. Los atributos de las actividades se definen como aspectos de información financiera y no financiera que describen actividades individuales. Un diccionario de actividades, lista las actividades de la organización a lo largo de los atributos deseados. Los atributos seleccionados dependen del propósito que se atienda. Los ejemplos de los atributos de las actividades con un objetivo de costeo de productos, incluyen las tareas que describen la actividad, a los tipos de recursos consumidos por la actividad, a los objetos de costo que consumen la actividad, y a la medida de consumo de actividades (generador de actividad). Las actividades son los bloques de construcción para el costeo del producto y para la mejora continua. Un diccionario de actividades proporciona información crucial para un costeo ABC y principios básicos para una administración basada en actividades eficaz. Clasificación de las actividades Los atributos definen y describen las actividades y, al mismo tiempo, se convierten en la base para la clasificación de las actividades. La clasificación de las actividades facilita el logro de los objetivos gerenciales clave, tales como el costeo del producto o el costo del cliente, la mejora continua, la administración de la
recabar datos sobre los generadores de recursos. El seguimiento del esfuerzo invertido en diferentes actividades es similar al seguimiento del tiempo que los trabajadores pasan en diferentes puestos. Sin, embargo, existe una diferencia de gran importancia. El porcentaje del esfuerzo invertido en las diversas actividades es por lo general bastante constante y tan solo necesita medirse de manera periódica. También existe la misma propiedad de constancia para otros tipos de generadores de recursos. En efecto, el tiempo de la mano de obra es un estándar que se utiliza para asignar el costo de los recursos. Los tiempos reales no necesitan medirse de manera constante ni utilizarse para lograr la asignación de costos deseada. La mano de obra es solamente uno de los muchos recursos consumidos por las actividades. Las actividades también consumen materiales, capital y energía. El costo de estos recursos también se asigna a las actividades al utilizar un identificador directo y un identificador de generadores de recursos. La asignación de los costos de los recursos a las actividades requiere que tales costos descritos en el mayor general sean segregados y reasignados. En un sistema de contabilidad tradicional, el mayor general reporta los costos por departamento y por cuenta de costos con base en un catálogo de cuentas. Asignación de los costos de las actividades secundarias a las actividades primarias La asignación de los costos a las actividades completa la primera etapa del costeo ABC. En ésta primera etapa, las actividades se clasifican como primarias y secundarias. Si existen actividades secundarias, también existen actividades intermedias. En una etapa intermedia, el costo de las actividades secundarias se asigna a las actividades u otros objetos de costo intermedio que consumen su resultado final. Por ejemplo, si la supervisión de obreros es una actividad secundaria, entonces, el porcentaje de tiempo que cada obrero utiliza para realizar cada una de las actividades asignadas; y se supone que la supervisión se consume en proporción al contenido de la mano de obra en las actividades primarias (actividades de obreros), el costo de la supervisión se asignaría al utilizar el porcentaje por cada actividad primaria, al multiplicar el total del valor de la supervisión para asignar a cada actividad el valor que le corresponde. Objetos de costo
Una vez que se determinan los costos de las actividades primarias, se asignan entonces a los productos o a otros objetos de costo en proporción al consumo de la actividad, de acuerdo a la medida del generador de actividad. Sin embargo, antes de realizar cualquier asignación, los objetos de costo deben identificarse y las exigencias que los objetos ejercen sobre las actividades deben medirse. Es posible encontrar muchos objetos de costo diferentes: los productos, los materiales, los clientes, los canales de distribución, los proveedores y las regiones geográficas son algunos ejemplos. Los generadores de actividad miden las exigencias que los objetos de costo ejercen sobre las actividades. La mayoría de los diseños de los sistemas de costeo ABC, eligen entre uno de dos tipos de generadores de actividad: los generadores de transacción y los generadores de duración. Los generadores de transacción miden el número de veces que se ejecuta una actividad, tal como el número de tratamiento y el número de requerimientos. Los generadores de duración miden las exigencias en términos del tiempo que se requiere para ejecutar una actividad, como las horas de cuidados higiénicos y las horas de monitoreo. Los generadores de duración se deben utilizar cuando el tiempo requerido para ejecutar una actividad varía de una transacción a otra. Por ejemplo, si el tratamiento de los cuidados normales de los pacientes tiene un promedio de 10 minutos, los pacientes de cuidados intensivos requieren un promedio de 45 minutos, entonces, las horas de tratamiento pueden ser una mejor medida que el número de tratamientos, esto, por las exigencias ejercidas sobre la actividad de suministrar el tratamiento a los pacientes. Una vez definidos los generadores, se crea una cédula de actividades. Ésta especifica el producto, la cantidad esperada del mismo, las actividades y la cantidad de cada actividad que se espera que consuma cada producto. Tasas de actividad y costeo de productos Las tasas de las actividades primarias se calculan al dividir los costos presupuestados de las actividades entre la capacidad práctica de las mismas, donde la capacidad de las actividades es la cantidad del producto final de una actividad (como medida del generador de la actividad). La capacidad práctica es el producto final de una actividad que se puede lograr si ésta se ejecuta de manera eficiente. PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS
entre los costos de las actividades y sus salidas. La importancia particular radica en dos ángulos del análisis: El recurso a asignarle. Los usos de la información a obtener tiene grandes posibilidades de impactar en los gerentes y promover decisiones que tenderán a corregir ineficiencias y reducir costos. b) Evaluación de cada actividad en los términos de los objetivos de la organización, ya que sitúa al gerente en posición de evaluar si las actividades realmente generan valor. Sus posibles decisiones podrán ser: Simplificar la actividad. Reducir sus costos, o Eliminar dicha actividad. c) La totalidad de los costos desemboca, a través de las actividades, en los productos: Si bien, esto también lo cumplen los sistemas tradicionales, el costeo ABC, realiza especial énfasis en la totalidad. Lo que toma particular relieve en mercados exigentes en relación con los productos y servicios que adquiere. d) Permite tener una visión estratégica y global de la incidencia de las actividades en cada tipo de producto. e) Ayuda a tomar medidas con respecto al precio o rediseño de la cadena de valor de los productos. f) Facilita detectar las mejoras de los métodos de trabajo de las áreas de la empresa, por lo que pasa de un análisis de costo en sus rubros de materiales, mano de obra directa y gastos indirectos de fabricación, a un análisis de costos basado en las actividades que agregan o no valor. g) Permite evaluar cuantitativamente cada uno de los departamentos que integran la organización para promover la mejora continua y comparar su competitividad con los bienes y servicios obtenidos externamente. h) Provee la capacidad para aumentar las utilidades; quizás la ventaja más importante para mejorar la información de los costos de una organización, permite a los gerentes identificar la utilización de los recursos con las actividades en las que son consumidos, lo que genera oportunidades para aumentar las utilidades de la organización. i) Promueve un sentido de conciencia de costos. Identifica los costos reales y en una forma más detallada, la gerencia puede promover conciencia de la manejo
de los recursos, para que sean utilizados y aprovechados de la mejor manera. Lo anterior, se puede lograr al utilizar como soporte la información que se obtiene con el sistema de costeo ABC, lo que permite obtener una visión más clara de las actividades que causan los costos y permite mantenerlos bajos. j) “Costeo preciso de productos y/o servicios tomando en cuenta el verdadero consumo de recursos. k) Plena identificación del consumo de costos por las actividades. l) Permite determinar cuáles de las actividades identificadas podrían ser ejecutadas más eficientemente. m) Identificación de las actividades que realmente generan valor y las que no lo hacen. n) Permite el uso adecuado del capital de trabajo. o) Identificación de productos y/o servicios no rentables o poco rentables. p) Incluye a todas las áreas de la empresa y esto da como resultado la mejora continua. q) Permite el rediseño en los procesos de la empresa. r) Apoyo a la planeación estratégica de la empresa, facilitando la minimización de costos y la mejora en los procesos productivos y operativos. Desventajas Entre las desventajas del sistema se deben considerar: a) El sistema requiere efectuar un análisis completo de los procesos y de los productos para determinar las actividades que van a constituir los rubros de costos (agrupación de costos por categorías muy amplias que encierran rubros de los mismos no relacionados entre sí). b) Es necesario analizar y comprender muy bien las características de tales actividades para definir apropiadamente los generadores de costos. Esto requiere una importante inversión de recursos, al extremo de que algunas compañías podrían concluir que tal inversión no asemeja simetría con los beneficios que eventualmente se obtendrían. c) Estos sistemas son más complejos que los tradicionales, especialmente porque deben ajustarse de inmediato, si se establecen cambios en los productos o en los procesos. Dichos ajustes involucran a menudo cambios o afinamientos de las medidas o en los sistemas de medición ambas tareas
Ya que los sistemas tradicionales no diferencian entre los costos que agregan valor y los que no lo hacen, no estimulan la reducción de los costos que no agregan valor. El hecho de considerar los costos solamente como fijos o variables Tradicionalmente los costos fijos se consideran fuera del control de la gerencia, por lo que la atención se centra en los costos variables lo que provoca que los gerentes solamente sitúen la atención al corto plazo.
