Política Institucional de Gestión Documental en la Universidad Popular del Cesar, Resúmenes de Ciencias Psicosociales

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POLÍTICA INSTITUCIONAL PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL

OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL, CORRESPONDENCIA

Y ATENCIÓN AL CIUDADANO

UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 3

1. POLÍTICA INSTITUCIONAL PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL 4 1.1 OBJETIVOS DE LA POLÍTICA 4
2. DECLARACIÓN DEL COMPROMISO INSTITUCIONAL DE LA POLÍTICA 4
3. PRINCIPIOS DE LA POLÍTICA 5
4. ESTRATEGIAS DE LA POLÍTICA 6
5. DIRECTRICES DE LA POLÍTICA 8
6. RESPONSABLES 8
7. RECURSOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA POLÍTICA 9
8. SEGUIMIENTO Y DESARROLLO DE LA POLITICA 9 GLOSARIO 10 BIBLIOGRAFIA 12

ANTECEDENTES

La Universidad Popular del Cesar, a través del Decreto 1080 de 2015 “Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura” en su artículo 2.8.2.5.6. Acogiéndose a lo establecido de que las entidades públicas deberán formular una política de gestión documental constituida por los componentes descritos en el Articulo No 6 del Decreto 2609 de 2012, ajustado a la normativa que regula la entidad, alineada con el Plan Estratégico, el Plan de Acción y el Plan Institucional de Archivos PINAR, y deberá estar documentada e informada a todo nivel.

RESOLUCION 0276 DEL 27 DE FEBRERO DEL 2004 "Por la cual se crea el sistema de archivo para la Universidad Popular del Cesar.”

RESOLUCION 2520 DEL 05 DE DICIEMBRE DE 2008” Por medio del cual se expide el reglamento interno de Archivo y Correspondencia de la Universidad Popular del Cesar”

ACUERDO 008 DEL 13 DE ABRIL DEL 2015 “Por la cual se crea la Oficina Gestión Documental, Correspondencia y Atención al Ciudadano de la Universidad Popular del Cesar”.

Acuerdo No. 008 del 21 de mayo de 2018, por medio del cual se crea el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Universidad Popular del Cesar – CIGED,

ACTA 003 DE 13 DE DICIEMBRE DE 2018 “Por medio del cual se crea el grupo interdisciplinario de apoyo”

1. POLÍTICA INSTITUCIONAL PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL

1.1 OBJETIVOS DE LA POLÍTICA

Definir los lineamientos para la gestión documental, en cualquier soporte físico, y/o electrónico que se maneje en la Universidad Popular del Cesar.

Cumplir con la normatividad en materia archivística, establecidas por el Archivo General de la Nación que permita consolidar un modelo de gestión documental, el control de los documentos generados al interior de cada una de las unidades, desde su producción hasta su disposición final, facilitando el cumplimiento eficiente de los objetivos contemplados en cada proceso de la Universidad Popular del Cesar.

Optimizar el proceso de gestión documental a través de la sistematización de los procesos de recepción y trámite de correspondencia como entrada del Modelo de Gestión Documental, facilitando el flujo de la información generada de manera electrónica o posterior a los procesos de digitalización, tanto en los relacionados con la prestación de servicios como los demás procesos.

Propiciar las condiciones para una adecuada actualización e implementación de las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), aprobadas para la Entidad.

Consolidar la Política de Gestión Documental al interior de la Universidad, la cual contemple tanto los documentos en soporte papel como los documentos electrónicos.

Sensibilizar a los funcionarios de la Universidad Popular del Cesar sobre la importancia de la Gestión Documental a nivel organizacional en busca del mejoramiento continuo y la eficiencia técnica y administrativa

2. DECLARACIÓN DEL COMPROMISO INSTITUCIONAL DE LA POLÍTICA

La Universidad Popular del Cesar, se compromete a establecer y adoptar buenas prácticas para la correcta gestión documental a través de la incorporación de nuevas tecnologías de información y la comunicación, el cumplimiento de las disposiciones legales y normativos vigentes con el fin de garantizar el acceso, disponibilidad, trazabilidad, transparencia y conservación de la información, tomando medidas para la adecuada implementación de los procesos archivísticos, satisfaciendo las necesidades de los usuarios internos y externos.

Fortalecimiento del talento humano: Fortalecer el recurso humano que integre la oficina de Archivo y Correspondencia, con miras a optimizar el Proceso de Gestión documental y de Archivo.

Gestión de documentos: La Universidad Popular del Cesar propenderá por la actualización y elaboración de los documentos, procedimientos, guías, e instrumentos archivísticos con el fin de garantizar transparencia, acceso, disponibilidad, trazabilidad y conservación de los documentos de archivo de la Entidad en el desarrollo de sus funciones, independientemente del soporte y medio de creación.

Cero Papel. Establecer sistemas de información de información tales como ORFEO y otras que permitan la reducción de documentos en medio físico.

Sensibilización de los integrantes de la Universidad Popular del Cesar en Gestión Documental y Archivo: Motivar e incentivar constantemente a los integrantes de la entidad con el compromiso y buenas prácticas en el manejo de documentos y en la información contenida en ellos.

Adopción y actualización de la Gestión Documental y Archivo: Adoptar los lineamientos impartidos por el Archivo General de la Nación, las normas nacionales e internacionales con el propósito de mejorar y actualizar los proceso de Gestión documental para que sean más eficiente.

Modernización: la Universidad Popular del Cesar, propenderá por la actualización e incorporación de tecnología en el Proceso de Gestión Documental y de Archivo, teniendo en cuenta los recursos disponibles, mediante implantación de procedimientos y herramientas que se apliquen adecuadamente, garantizando los principios del proceso de Gestión Documental de: Control y seguimiento, disponibilidad, modernización y neutralidad tecnológica.

Participación interna activa : la Universidad Popular del Cesar, propenderá por aunar fuerzas para la cooperación, articulación y coordinación permanente entre las oficinas de sistemas, Archivo y los productores de la información en sus distintos niveles jerárquicos, con el objetivo de incrementar los niveles de satisfacción de los usuarios respecto a la información.

5. DIRECTRICES DE LA POLÍTICA.

 Establecer el recurso humano requerido para la correcta Adopción del Modelo de Gestión Documental acorde la ley 594/2000 o las normas que la sustituyan o reglamenten.

 La Institución dará cumplimiento a los requisitos descritos en la norma ISO 27000 de 2013, (ISO27001:2013) y demás normas complementarias, para el control de la información documental establecidos en el Sistema de Gestión institucional.

 La Institución Implementará totalmente a mediano plazo las mejores prácticas según la política de cero papeles.

 La Institución implementará mecanismos de socialización periódica a todos los estamentos de la Universidad sobre la Gestión documental

 La Universidad actualizara e implantará las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental, para la realización de las transferencias, eliminación, digitación, inventario, consulta. Los archivos de gestión se deberán organizar, clasificar y describir de acuerdo a lo establecido en las tablas de retención documental.  La Universidad conformará un grupo interdisciplinario de apoyo para la Gestión documental.

6. RESPONSABLES

La Política de Gestión Documental se ejecutará bajo los siguientes roles y responsabilidades que se describen a continuación:

• Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Universidad Popular del Cesar- CIGED: Instancia encargada de realizar la revisión, ajuste y concepto técnico, para ser enviado al consejo superior para su aprobación.
• Secretaría General: Dirigir, coordinar y controlar la ejecución de políticas, programas y actividades relacionadas con la gestión documental.
• Grupo de Gestión Documental: Planificar, gestionar, organizar y realizar la valoración de la documentación producida y recibida por la Universidad Popular del Cesar, en los diferentes soportes, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y garantizar su conservación y preservación a largo plazo.

GLOSARIO

Dentro del marco normativo que rige la gestión documental se define que, para su efectivo cumplimiento se establece la creación de instrumentos archivísticos los cuales se definen a continuación:

Plan Institucional de Archivos – PINAR: Es un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad.

Programa de Gestión Documental – PGD: Es estratégico para la gestión documental, pues con él se establecen las estrategias que permitan a corto mediano y largo plazo, la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental. El PGD hace parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual, es aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo y está armonizado con los otros sistemas administrativos y de gestión, establecidos por el gobierno nacional, dando alcance al cumplimiento a la aplicación de la normatividad vigente en la materia.

Cuadro de Clasificación Documental – CCD: Es un instrumento archivístico que se expresa en el listado de todas las series y subsidies documentales con su correspondiente codificación, conformado a lo largo de historia institucional del Archivo General de la Nación.

Tablas de Retención Documental – TRD: Constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad, acorde con su estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.

Banco Terminológico – BT: Instrumento Archivístico que permite la normalización de las series, subsidies y tipos documentales a través de lenguajes controlados y estructuras terminológicas.

Inventario Documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos – MRGDEA: Es un instrumento de planeación, el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de documentos electrónicos de las entidades.

Mapas de procesos: Son instrumentos establecidos en el artículo 2.8.2.5.8. Del Decreto 1080 de 2015. Aunque no son instrumentos específicos de la función archivística de la entidad, estos son herramientas esenciales para la construcción de los demás instrumentos archivísticos.

Tablas de Control de Acceso – TCA: Instrumento para la identificación de las condiciones de acceso y restricciones que aplican a los documentos.