GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS, 2021.
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GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS, 2023.
(MES Y AÑO)
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GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS, Guías, Proyectos, Investigaciones de Administración de Empresas
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS, 2023.
Tipo: Guías, Proyectos, Investigaciones
2019/2020
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GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS, 2021.
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS, 2023.
(MES Y AÑO)
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS, 2021.
Dr. Víctor Manuel Villalobos Arámbula
Titular de la Secretaría de Agricultura y Desarrollo Rural
C.P. Bertha Marbella Flores Téllez
Titular de la Unidad de Administración y Finanzas
Lic. Mario Julio Córdova Motte
Director General de Capital Humano y Desarrollo Organizacional
Mtro. Juan Carlos Granados Lugo
Director de Estudios y Análisis Organizacionales del Sector Agroalimentario
Mtra. Viridiana Becerril Díaz
Subdirectora de Análisis y Dictamen de Manuales Administrativos
www.gob.mx/agricultura Av. Cuauhtémoc 1230 Santa Cruz Atoyac, 03310, CDMX Teléfono: (55) 3871-
Julio de 2023 DGCHDO- 511 Versión 6
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS, 2021.
SECCIÓN 2
FORMATO 21
ESTRUCTURA DEL MANUAL
Portada Índice Introducción Marco Jurídico – Administrativo Firmas de Revisión Firmas de Autorización Procedimientos Específicos Nombre o calve de identificación Estructura de los Procedimientos Específicos Criterios a considerar Glosario de Términos Descripción de los Procedimientos Específicos Mapa del Procedimiento Simbología para el Mapa de Procedimientos Específicos Firmas de elaboración, revisión y autorización
SOPORTE TÉCNICO PARA LA INTEGRACIÓN DE
PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS
SECCIÓN 3
FIRMAS DE EMISIÓN 34
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS, 2021.
P R Ó L O G O ___________________________________________________________________________________________________________
Con el propósito de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 19 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, la Dirección General de Capital Humano y Desarrollo Organizacional (DGCHDO) desarrolla estrategias para dotar a la Secretaría de elementos técnico-administrativos, de conformidad con el artículo 19 fracción XVIII “Emitir criterios técnicos, metodologías, guías, instructivos, o demás instrumentos análogos que se requieran en las materias competencia de su unidad administrativa” , y artículo 39 fracción XIX “Dictaminar los manuales de organización, procedimientos y de servicios al público que presenten las unidades administrativas y órganos administrativos desconcentrados de la Secretaría”, del Reglamento Interior de la Secretaría de Agricultura y Desarrollo Rural (D.OF. 03-V-2021).
Para cumplir con lo anterior, se establece la presente Guía Técnica para la Elaboración y Actualización de Manuales de Procedimientos Específicos (MPE), definido como un lineamiento a seguir, cuyo objetivo fundamental es dotar de herramientas metodológicas a quienes tienen bajo su responsabilidad la elaboración y actualización de los MPE en las Unidades Administrativas (UA’s) y Órganos Administrativos Desconcentrados, que permitan elaborar procedimientos específicos con criterios de uniformidad, transparencia y con estándares de calidad, cuyo contenido sirva de guía a la persona servidora pública en la correcta ejecución de sus actividades con el fin de atender las demandas de servicios tanto al interior como al exterior de la Secretaría de Agricultura y Desarrollo Rural (AGRICULTURA) de manera eficaz y eficiente, mediante la generación de instrumentos jurídicos, normativos y administrativos que faciliten su integración cada vez que se susciten actualizaciones.
Con la entrada en vigor de esta guía, queda sin efecto la Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos Específicos emitida en el mes de septiembre de 2021.
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS, 2021.
Específico
Características propias, se refiere a la peculiaridad, particularidad o distintivo de un procedimiento.
Estructura Orgánica
Es la disposición generalmente esquemática o gráfica de la o las UA’s que integran una dependencia y/o entidad, en la cual se establecen niveles jerárquico-funcionales de conformidad con el ámbito de competencia definido en su marco jurídico normativo. De esta forma se identifica el sistema formal de la organización a través de la división de funciones y la jerarquización de sus mandos, en las que se establece la interrelación y coordinación de los mismos. Las estructuras se pueden representar en distintos bloques o rangos (por Dirección General, Dirección de Área, Subdirección y Jefatura de Departamento).
Facultad / Facultades
En singular o en plural: es la aptitud o potestad otorgada por la ley a la persona servidora pública, para realizar actos administrativos válidos.
Lineamiento
Directriz que establece los límites dentro de los cuales han de realizarse las actividades y tareas asignadas.
Manual de Procedimientos Específicos (MPE)
Instrumento administrativo que describe de forma sistemática, integral y lógica de las distintas actividades y responsabilidades que se realizan en un área específica de la organización. El manual incluye además los puestos o áreas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener documentos necesarios a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la Dependencia. En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de las áreas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno, y su vigilancia.
Órgano Administrativo Desconcentrado
Forma de organización con autonomía administrativa pero sin personalidad jurídica ni patrimonio propio, que de acuerdo a la Ley Orgánica de la Administración Pública
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS, 2021.
Federal, tiene las facultades específicas para resolver asuntos de la competencia del órgano central, siempre y cuando siga los señalamientos de normatividad dictados por este último.
Persona Servidora Pública
Toda persona que desempeñen un empleo, cargo o comisión de cualquier naturaleza en la Administración Pública Federal.
Procedimiento (PR)
Sucesión cronológica o secuencial de actividades concatenadas, que precisan, de manera sistemática, la forma de realizar una función o un aspecto de ella. En el cual todo procedimiento involucra actividades, el personal que las realiza y, en su caso, los formatos requeridos.
Puesto
Unidad impersonal de trabajo que se caracteriza por tener tareas y deberes específicos, lo cual le asigna cierto grado de responsabilidad. Cada puesto puede contener una o más plazas e implica determinados requisitos de aptitud, habilidad, preparación y experiencia.
SANI-APF
Sistema de Administración de Normas Internas de la Administración Pública Federal, es el órgano de publicación de la regulación interna de la Administración Pública Federal y en general todos aquellos comunicados en la materia emitidos por las dependencias y entidades del Ejecutivo Federal.
SFP
Secretaría de la Función Pública.
TUAF / UAF
Titular de la Unidad de Administración y Finanzas / Unidad de Administración y Finanzas.
Unidad Administrativa (UA) / Unidades Administrativas (UA’s)
En singular o plural: a la Unidad Administrativa u Órgano Administrativo Desconcentrado, que elabore o actualice sus Procedimientos Específicos.
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Reglamento Interior de la Secretaría de Agricultura y Desarrollo Rural Publicado (D.O.F. 03-V-2021) Capítulo IV. De la Persona Titular de la Unidad de Administración y Finanzas. Artículo 8. La persona titular de la Unidad de Administración y Finanzas, además de las facultades señaladas en el artículo anterior, tiene las siguientes facultades: I… XVI… XVII. Someter a la consideración de la persona titular de la Secretaría el Manual de Organización General de la Secretaría y los demás manuales de procedimientos y de servicios al público que deban ser expedidos por esta. XVIII… XXVI…
Capítulo V. De la Persona Titular de la Oficina del Abogado General. Artículo 9. La persona titular de la Oficina del Abogado General tiene, además de las facultades previstas en el artículo 19 del presente Reglamento, las siguientes: I… XXV… XXVI. Recabar, registrar y archivar un ejemplar original de los acuerdos, normas oficiales mexicanas, contratos, convenios, circulares, lineamientos, reglas, manuales y demás instrumentos jurídicos análogos cuya emisión o suscripción sea competencia de la Secretaría; XXVII… XXVIII… XXIX. Dictaminar jurídicamente los proyectos de manuales de organización, de procedimientos y de servicios al público; XXX…, XLIII…
Capítulo VII. De las Direcciones Generales. Artículo 19. A cargo de cada Dirección General habrá una persona titular quien tiene, además de las facultades que se le atribuyan en la sección correspondiente, las facultades genéricas siguientes: I… XIX…
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XX. Formular y proponer al Titular de la Unidad de Administración y Finanzas los manuales de organización y de procedimientos correspondientes a su unidad administrativa y colaborar con el de servicios al público, en el ámbito de su competencia, de conformidad con las disposiciones jurídicas aplicables. XXI… XXVI…
Sección XX. De la Dirección General de Capital Humano y Desarrollo Organizacional. Artículo 39. La Dirección General de Capital Humano y Desarrollo Organizacional tiene las siguientes atribuciones: I… XVIII… XIX. Dictaminar los manuales de organización, procedimientos y de servicios al público que presenten las unidades administrativas y órganos administrativos desconcentrados de la Secretaría. XX… XXI… XXII…
Tesis 2da. /J.152/2015/ (10a), Seminario Judicial de la Federación, Décima Época, No. de registro 2010889, 22 de Enero 2016. https://sjfsemanal.scjn.gob.mx/detalle/tesis/
Servidores Públicos (SP): Cuando los manuales de organización, de procedimientos o de servicios al público son la base para fincarles responsabilidades administrativas y sanciones, el conocimiento de su existencia y contenido no puede derivar de algún otro medio legal, si no de su publicación en el órgano de difusión Oficial Correspondiente.
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS, 2021.
E L A B O R A C I Ó N / A C T U A L I Z A C I Ó N ___________________________________________________________________________________________________________
Las Unidades Administrativas (UA’s) y Órganos Administrativos Desconcentrados, deberán apegarse a las características técnicas y metodológicas establecidas en las presente Guía Técnica para el proceso de elaboración y/o actualización de su Manual de Procedimientos Específicos (MPE).
El MPE es un instrumento de información sobre los métodos de trabajo que emplean las Dependencias para la generación de los bienes o servicios que demandan sus usuarios internos o externos, contiene la descripción cronológica de actividades que deben seguirse en la realización de las atribuciones conferidas en el Reglamento Interior vigente. El manual incluye además los puestos o áreas que intervienen precisando su responsabilidad y participación, suelen contener documentos necesarios a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la Dependencia.
Objetivo del Manual
Disminuir la improvisación y los errores; contribuir a precisar las funciones y responsabilidades de los miembros de la UA y Órganos Administrativos Desconcentrados, da una visión global y sistemática del trabajo administrativo de los servicios públicos, vincula la realidad con los procesos mediante documentos, facilita las labores de auditoría, así como la evaluación del control interno y emprender acciones de mejora, para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas, evitando la sobrecarga de trabajo y duplicidad de funciones.
Criterios de elaboración y/o actualización
El MPE se diseñará o actualizará en apego a las características técnicas y metodológicas establecidas en la presente “Guía Técnica”. Las UA’s y Órganos Administrativos Desconcentrados elaboraran o actualizarán sus MPE’s cuando ocurran las siguientes circunstancias:
S E C C I Ó N 1
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- Cambios en la estructura orgánica por: modernización, crecimiento o compactación, que implique modificaciones en la denominación y líneas de mando o adscripción de los puestos de la UA u Órgano Administrativo Desconcentrado;
- Modificación en la distribución de las funciones entre las áreas que integran a la UA u Órgano Administrativo Desconcentrado de que se trate;
- Cuando se incorpore o elimine algún Programa que involucre algún Procedimiento que:
Por modificación del Reglamento Interior, Disposiciones Jurídicas o administrativas que afecten la organización. Cuando existan observaciones o requerimientos de órganos fiscalizadores.
Criterios Específicos
- Los MPE’s deberán de ser revisados como mínimo cada 2 años, contados a partir de la fecha de su entrada en vigor, con el propósito de mantenerlos actualizados.
- La elaboración, actualización e información contenida en el MPE, es responsabilidad de cada UA u Órgano Administrativo Desconcentrado.
- La elaboración o actualización del MPE deberá realizarse bajo la más estricta responsabilidad, ya que su publicación en el Diario Oficial de la Federación (D.O.F) trae consigo efectos jurídicos contra terceros que sirven de base para instaurar procedimientos Administrativos y/o fincar responsabilidades administrativas a las personas servidoras públicas que no observen su contenido.
- El contenido del MPE deberá fundamentarse en las atribuciones conferidas a las UA’s en el Reglamento Interior vigente de AGRICULTURA, apegado estrictamente a la estructura orgánica vigente aprobada por la Unidad de Administración y Finanzas (UAF) o Titular de la Unidad Administrativa y registrada por la SFP.
Designación del Enlace de la UA para la elaboración o actualización del MPE
Los/las Titulares de cada UA u Órgano Administrativo Desconcentrado designarán mediante oficio dirigido a la DGCHDO, a la persona servidora pública que fungirá como enlace debido a la importancia que genera la elaboración y actualización del MPE.
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D I C T A M I N A C I Ó N ___________________________________________________________________________________________________________
Para la dictaminación del MPE se requerirá lo siguiente:
- Las UA’s u Órganos Administrativos Desconcentrados presentarán su proyecto de MPE mediante oficio dirigido a la Dirección General de Capital Humano y Desarrollo Organizacional (DGCHDO), la cual turnará a la Dirección de Estudios y Análisis Organizacionales del Sector Agroalimentario (DEAOSA) para su revisión, análisis y dictaminación.
- El MPE deberá de presentar las características metodológicas de la presente Guía Técnica para la Elaboración y/o actualización de Manuales de Procedimientos Específicos.
- Todas las versiones finales del MPE que se presenten para su aprobación u opinión favorable deberán de incluir después del Marco Jurídico - Administrativo el apartado de “Identificación de Firmas de Revisión” mediante el cual las/los Titulares de cada UA u Órgano Administrativo Desconcentrado que la integran, validan el contenido mediante firma autógrafa.
En caso de detectar inconsistencias en la integración del proyecto de Manual
de Procedimientos Específicos
- La DGCHDO enviará a la UA u Órgano Administrativo Desconcentrado el archivo en formato Microsoft Word guardado en tipo “.docx”, con la herramienta activa de control de cambios, para su atención y modificación a fin de hacer una nueva revisión hasta emitir la opinión favorable del proyecto presentado.
- Una vez dictaminado el MPE (formato / contenido) por parte de la DGCHDO a través de la DEAOSA, se enviará y solicitará la revisión respecto al Marco Jurídico – Administrativo a la Oficina del Abogado General.
- La Oficina del Abogado General en caso de detectar inconsistencias en la integración del proyecto antes citado, enviará las observaciones a la DGCHDO, la cual turnara a la DEAOSA, para su atención a fin de hacer una nueva revisión hasta obtener la versión final.
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A U T O R I Z A C I Ó N Y D I F U S I Ó N ___________________________________________________________________________________________________________
Una vez que se cuente con la opinión favorable del apartado correspondiente al Marco Jurídico – Administrativo por parte de la Oficina del Abogado General la DGCHDO solicitará a la UA u Órgano Administrativo Desconcentrado lo siguiente:
Impresión del documento a color, por una sola cara de la hoja, en dos tantos y con las firmas de revisión correspondientes, a fin de enviar el proyecto del MPE a la Unidad de Administración y Finanzas para gestionar la firma de autorización de la persona Titular de la Secretaría.
Es importante señalar que, en caso de aprobar la UA u Órgano Administrativo Desconcentrado la publicación del Manual de Procedimientos Específicos en el D.O.F, éste surtirá efectos jurídicos a partir del día siguiente de su publicación, conforme al artículo 4 de la Ley Federal de Procedimiento Administrativo.
Difusión y publicación en el D.O.F
Derivado de la jurisprudencia de la Segunda Sala de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, 2ª. /J 152/2015 (10a.), publicada en el Semanario Judicial de la Federación, el 22 de enero de 2016, en la cual se sostiene que tratándose de Manuales de Organización y Procedimientos o de Servicios al Público, deben de publicarse en un órgano de difusión oficial, ya que solo así las personas servidoras públicas a quienes les resulten de observancia tendrán conocimiento de su contenido y sabrán con certeza las sanciones que les impondrán y las responsabilidades que se les fincarán en caso de incumplimiento.
La Oficina del Abogado General realizó la consulta en el D.O.F, a la Unidad General de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de Gobernación y a la Dirección General Adjunta de Legislación de Derechos, Productos y Aprovechamientos de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, respecto a la publicación en el mencionado órgano de difusión.
Como resultado de lo anterior, el D.O.F informó que se importará el pago de derechos a la publicación de manuales que carezcan del carácter general, así como los de procedimientos o de servicios; por lo tanto cada UA deberá realizar el pago de derechos
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De las unidades administrativas
La DEAOSA, gestionará ante la Dirección de Capacitación del Capital Humano y Promoción de Igualdad Sustantiva, la publicación del MPE autorizado en la Normateca Institucional de AGRICULTURA, que será consultable en la página de internet http://normateca.agricultura.gob.mx/, así como en el portal institucional de AGRICULTURA https://www.gob.mx/agricultura.
Las UA’s u Órganos Administrativos Desconcentrados se encargarán de difundir su MPE debidamente autorizado, entre en su personal adscrito, así como la supervisión de su aplicación.
De los Órganos Administrativos Desconcentrados
No se incorporará a la Normateca de AGRICULTURA normatividad aplicable a los Órganos Desconcentrados u Organismos Descentralizados, derivado de la recepción del Oficio No. SP/100/667/2015, a través del cual, la Secretaría de la Función Pública informa que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deberán administrar sus inventarios de normas internas sustantivas y administrativas, de forma automatizada, a través del Sistema de Administración de Normas Internas de la APF (SANI-APF).
Por anterior, el 30 de abril de 2018 se realizó la Primera Sesión Ordinaria del Comité de Mejora Regulatoria de la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación, en el cual se sometió a consideración de los integrantes del Comité, la sustitución del mismo por la implementación de un Programa Anual de Trabajo de Revisión de Normas y por la operación del SANI-APF, a través del cual se administre el inventario de normas internas de la SAGARPA ahora AGRICULTURA; obteniendo como resultado la aprobación de los integrantes del Comité y quedando establecido en el Acuerdo COMERI 03/2018.
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B A J A ___________________________________________________________________________________________________________
Todos los archivos cuya vigencia documental ha concluido conforme al Catálogo de Disposición Documental de la Secretaría de Agricultura y Desarrollo Rural registrado y validado con No. DV/075/2018 el 26 de septiembre de 2018, serán sujetos a procesos de valoración de conformidad con los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos del Poder Ejecutivo Federal (D.O.F. 03-VII-2015), Lineamientos para Analizar, Valorar y Decidir el Destino Final de la Documentación de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal (D.O.F. 16-III-2016), ACUERDO que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las Materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único (D.O.F. 15-V- 2017), así como de la Ley General de Archivos (D.O.F. 15-VI-2018) para determinar las bases que garanticen la organización, conservación, disponibilidad, integridad y localización de los documentos de archivo de relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica de la Nación que poseen los sujetos obligados, contribuyendo a la eficiencia y eficacia de la administración pública, la correcta gestión gubernamental y el avance Institucional.
En este contexto, cuando los Manuales de Procedimientos Específicos dejen de surtir efecto por ser sustituidos por una versión actualizada, o bien, porque la UA u Órgano Administrativo Desconcentrado para la cual fueron elaborados desaparezca, las versiones originales de éstos serán enviadas a resguardo del Departamento de Archivo de Concentración e Histórico, de la Subdirección de Archivo adscrita a la Dirección de Control de Bienes Muebles perteneciente a la Dirección General de Recursos Materiales, Inmuebles y Servicios, en donde los documentos serán sellados con la leyenda “Obsoleto”, a fin de prevenir el mal uso de los mismos.