Recibir a través del aplicativo Orfeo los Actos Administrativos generados por las diferentes
áreas de la entidad.
Verificar que la información del Acto Administrativo sea coherente, que se encuentre firmado,
con clasificación documental e incluido en un expediente dentro de la plataforma Orfeo.
Alimentar la base general de notificaciones de acuerdo con el Acto Administrativo, esto es,
alimentar base general de Autos o Resoluciones.
Alimentar la base personal de conformidad con lo ordenado en el Acto Administrativo para
generar citación, comunicación o comisión para notificar o comunicar.
Alimentar la base de masivas para generar los radicados de salida que corresponden a cada
oficio de citación o comunicación.
Alimentar en la base personal el radicado generado por Orfeo, generar la combinación de
correspondencia para emitir los oficios de citación y comunicación.
Alimentar la base general con los números de radicados de salida correspondientes a cada oficio
para proceder a pasar a revisión.
Una vez regresan los oficios revisados, verificar que se encuentren firmados por la persona
encargada, se procede a dividir el archivo pdf entregado para individualizar cada uno de los
oficios de salida.
Separar los oficios que orden citación o comunicación a través del correo electrónico, para que
la persona encargada del correo proceda al envío, para esto se entrega, documento Excel, Word
y PDF en la memoria USB.
Imprimir los oficios de salida generados, citaciones, comunicaciones o comisiones, anexando a
cada uno los anexos correspondientes.
Solicitar las copias de los oficios generados que contengan dirección física de correspondencia
para la entrega a gestión documental.
Organizar los oficios de salida, de conformidad con los radicados generados en la masiva de
Orfeo, alimentar el libro de entrega de correspondencia a gestión documental y entregar en
dicha área para que se proceda a la digitalización y envío de los oficios de salida.
Hacer revisión de la base general para confirmar otro medio de notificación de los Actos
Administrativos, si no se ha obtenido solicitud de notificación, se procede a alimentar la base
personal para generar Notificaciones por Aviso.
Alimentar la base de masivas para generar los radicados de salida que corresponden a cada
oficio de notificación por Aviso, ya sea a domicilio o correo electrónico.
Alimentar en la base personal el radicado generado por Orfeo, generar la combinación de
correspondencia para emitir los oficios de Notificación.
Alimentar la base general con los números de radicados de salida correspondientes a cada oficio
para proceder a pasar a revisión.
Una vez regresan los oficios revisados, verificar que se encuentren firmados por la persona
encargada, se procede a dividir el archivo pdf entregado para individualizar cada uno de los
oficios de salida.
Revisar la base general para confirmar con 4-72 los estados falta fecha de entrega, alimentando
la base general de notificaciones y actualizando el estado de cada Acto Administrativo.
