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Estado de Situación Financiera
Activo Corriente
NOTA No. 3 - Caja y Banco – Fondos Especiales En esta cuenta se incluye los saldos que tienen las instituciones en sus cuentas corrientes, fondos de caja chica, así como los de Caja Única que representan: las transferencias del Poder Ejecutivo a las instituciones públicas que se rigen por el principio de caja. También contempla los recursos donados por organizaciones internacionales u otros gobiernos para un fin específico, así como las inversiones que vencen en un plazo no mayores a tres meses; cuya composición es la siguiente:
Variación: (Si hay variación, se debe resumir los hechos más importantes)
NOTA No. 4 - Cuentas por Cobrar (corto plazo) Las cuentas por cobrar son al igual que cualquier activo recursos económicos propiedad de una institución o empresa que le genera un beneficio en el futuro; forma parte del activo corriente, cuya percepción se prevé para un tiempo máximo de doce meses. Están constituidas por créditos a favor de la entidad y originados por operaciones normales de la institución como por ejemplo recaudación de tributos, préstamos a empleados, sumas pagadas de más, transferencias establecidas por Ley, cuentas por cobrar a entidades relacionadas, descontados los intereses no devengados, que provengan o no de operaciones y cuyo plazo de recuperación no excede a un año. Como medida de Control Financiero Contable, se recomienda conciliar las cuentas por cobrar a entes relacionados, con los saldos contables de las instituciones o empresas relacionadas, e investigar todas las diferencias observadas.
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DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Cuentas por Cobrar 2.635.851,53 513.143,96 2.122.707, Total 2.635.851,53 513.143,96 2.122.707,
PERIODO
VARIACION
Variación: Corresponde a la cuenta por cobrar por derecho de estudio y liquidaciones de pedidos al exterior que la institución realiza a diferentes proveedores y estudiantes en los periodos correspondientes 2015 y 2016. Asimismo, se incluyen procesos judiciales que están en las constancias correspondientes.
NOTA No. 5 - Provisión Cobranza Dudosa Registra los movimientos de las estimaciones ocasionadas por posibles contingencias a causa de la incobrabilidad de las deudas a corto plazo o a largo plazo contraídas por las instituciones, empresas y terceros a favor del Gobierno Central. DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Provisión Cobranza dudosa 15,718.15 15,718.15 0. Total 15,718.15 15,718.15 0.
PERIODO VARIACION
Variación: (Si hay variación, se debe resumir los hechos más importantes)
NOTA No. 6 - Existencias (Inventarios) Son los bienes que se tienen para el uso en el accionar ordinario de la institución, o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Las Existencias (Inventarios) comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos, en la operación normal de las Instituciones Públicas. La base de toda Institución son los servicios, de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la Institución mantener el control oportuno, así como también tener al final del período contable un estado confiable de la situación económica, Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para un eventual consumo, es decir, toda aquella mercancía que posee una Institución en el almacén valorada al costo de adquisición.
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se consumen. En este grupo se encuentra: los seguros pagados por anticipado, intereses pagados por anticipado, y los alquileres pagados por anticipado.
DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Gastos Pagados por Anticipado 125,142.58 667,450.42 -542,307. Total 125,142.58 667,450.42 -542,307.
PERIODO VARIACION
Variación: Se encuentran en este rubro los seguros pagados anticipadamente al Instituto Nacional de Seguros. Es importante resaltar que en la cuenta de Otros Seguros se incluyen los Derechos de Circulación del periodo 2017.
NOTA No. 10 - Inversiones Corto Plazo Los principios de contabilidad aplicables al sector público requieren el registro de las Inversiones al valor de mercado (mayor a tres de meses, pero menor a un año) originadas por colocaciones de excedentes de fondos, como la adquisición de títulos valores con el fin de obtener un ingreso financiero.
DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Inversiones Corto Plazo 5,945,688.13 11,817,823.57 -5,872,135. Total 5,945,688.13 11,817,823.57 -5,872,135.
PERIODO
VARIACION
Variación: Existe una inversión a la vista por unos 3.218.000,00 en promedio que se encuentran registradas en las cuentas bancarias de la institución.
NOTA No. 11 - Documento por cobrar Largo Plazo Activo que representa el valor de los derechos a L P, demostrado con la promesa por escrito de la otra parte que otorga el derecho de recibir efectivo en el futuro en un plazo mayor a un año, se incluyen los pagarés, letras libres de gravámenes que ni hayan vencido.
DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Documentos por Cobrar Largo Plazo 3,163,285.28 2,719,120.71 444,164. Total 3,163,285.28 2,719,120.71 444,164.
PERIODO VARIACION
Variación: Corresponde a los documentos por cobrar por préstamos a estudiantes activos, inactivos los cuales son cargados mensualmente cuando se gira la beca-préstamo. Éste se empezará a amortizar seis meses después de que el estudiante no aparezca matriculado. Tiene como respaldo el documento pagaré. Asimismo, al monto principal registrado por cobrar sobre el
2016 incumplimiento de beca en el exterior a funcionarios y exfuncionarios, las cuales han sido cuantificadas por la Unidad de Tesorería.
NOTA No. 12 - Cuentas por cobrar Largo Plazo Un derecho económico que tiene la institución o empresa contra otro ente estatal, privado o persona física que se adquiere principalmente al venderle bienes y servicios o bien por prestarle dinero. Se recomienda conciliar las cuentas por cobrar a entes relacionados, con los saldos contables de las instituciones o empresas relacionadas, e investigar todas las diferencias observadas.
DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Cuentas por cobrar Largo Plazo 7,368.13 141,610.02 -134,241. Total 7,368.13 141,610.02 -134,241.
PERIODO VARIACION
Variación: (Si hay variación, se debe resumir los hechos más importantes)
NOTA No. 13 - Provisión Cobranza Dudosa Registra los movimientos de las estimaciones ocasionadas por posibles contingencias a causa de la incobrabilidad de las deudas a largo plazo contraídas por las instituciones, empresas y terceros a favor del Gobierno Central.
DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Provisión Cobranza Dudosa 45.412,37 114.800,59 -69.388, Total 45.412,37 114.800,59 -69.388,
PERIODO VARIACION
Variación: Corresponde a la cuenta de previsiones para documentos por cobrar para los préstamos de estudiantes inactivos.
NOTA No. 14 - Préstamos Contempla los desembolsos financieros que la institución o empresa efectúa para operaciones de crédito a las instituciones o empresas públicas nacional o internacional, al sector privado nacional o internacional, así como personas físicas, formalizado mediante la suscripción de un documento en el que acuerda entre otras cosas, el objeto del préstamo, plazo de vigencia, términos de amortización y reconocimiento de intereses. El otorgamiento de los préstamos debe contar con la base legal que así lo autorice.
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DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Otros Activos Financieros 586,025.33 619,761.70 -33,736. Total 586,025.33 619,761.70 -33,736.
PERIODO
VARIACION
Variación: (Si hay variación, se debe resumir los hechos más importantes)
NOTA No. 18 - Maquinaria, Equipo y Mobiliario Contempla las erogaciones por concepto de adquisición de maquinaria, equipo y mobiliario tanto nuevo como existente que permite la ejecución de las actividades propias de la institución. Incluye las reparaciones mayores o extraordinarias que tienen como propósito incrementar la capacidad de servicio del activo, su eficiencia, prolongar su vida útil y que ayudan a reducir los futuros costos de operación, independientemente de si tales reparaciones se realizan por contrato o por administración. Por lo tanto, incorpora los repuestos para dichas reparaciones y la mano de obra correspondiente, las erogaciones de instalación y otros egresos relacionados con la adquisición de maquinaria, equipo y mobiliario se consideran dentro de esta partida, en los grupos y subpartidas respectivos, aún cuando fueren facturados por separado. Las herramientas e instrumentos, que por su precio y durabilidad se capitalicen, se clasifican como equipo, razón por la que se deben registrar en este grupo en la subpartidas correspondiente.
DESCRIPCION DE LA CUENTA
Maquinaria, Equipo y Mobiliario 26,146,395.52 23,553,501.95 2,592,893. Total 26,146,395.52 23,553,501.95 2,592,893.
PERIODO
VARIACION
Variación: Corresponde a nuevas adquisiciones en el periodo 2016.
NOTA No. 19 - Depreciación Acumulada Maquinaria, Equipo y Mobiliario Registrar los movimientos de las Depreciaciones Acumuladas por la pérdida de capacidad operacional de los Bienes por el uso u otros factores naturales, teniendo en cuenta su vida útil estimada y el costo ajustado por erogaciones capitalizables, que pertenecen al Gobierno que permiten la ejecución de las actividades, tareas productivas y prestación de servicios, significa cuantificar y aplicar al costo de operación una alícuota del valor de los activos fijos a lo largo de su vida útil estimada, por el desgaste o deterioro que surge a consecuencia del uso durante sus años de servicio o por obsolescencia. La estimación del valor que exprese el desgaste y deterioro de su activo fijo, se efectúa tomando en consideración su costo de adquisición o valor de revalúo, así como su vida
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estimada y el valor de desecho (valor residual), no se deprecian los terrenos y obras de arte, así como otros activos que no sufren desgaste o deterioro.
DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Depreciación Acumulada 14,008,940.86 12,264,258.95 1,744,681. Total 14,008,940.86 12,264,258.95 1,744,681.
PERIODO VARIACION
Variación: Corresponde a la depreciación del periodo 2016.
NOTA No. 20 - Construcciones, Adiciones y Mejoras Corresponde a construcciones, adiciones y mejoras de obras no descritas anteriormente y que se ejecutan por contrato con personas físicas o jurídicas. Se excluyen los edificios que forman parte integral de las construcciones. Una adición es algo que no constituye simplemente la reposición de un bien que ya se poseía anteriormente. Las adiciones comprenden las unidades enteramente nuevas, así como las extensiones, ampliaciones y agrandamientos de bienes ya existentes. Así, pues, un edificio totalmente nuevo constituye una adición como lo es también el agrandamiento de un edificio ya existente. La diferencia esencial entre una adición y una mejora es que la adición implica un aumento de cantidad, en tanto, que la mejora aumenta solo la calidad. El nuevo bien es mejor que el antiguo cuando este fue adquirido. Existe una mejora cuando un techo de madera es sustituido por uno de losas, o cuando el alumbrado de bajo voltaje es sustituido por uno de alto voltaje.
DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Construcciones, Adiciones y Mejoras 21,589,934.53 7,796,943.84 13,792,990. Total 21,589,934.53 7,796,943.84 13,792,990.
PERIODO
VARIACION
Variación: Corresponde a las nuevas construcciones con fondos del Banco Mundial.
NOTA No. 21 - Terrenos Dichos bienes no son materia de depreciación, se registran los movimientos por el valor de adquisición de los terrenos adquiridos o incorporados que permiten la ejecución de las actividades, tareas productivas y prestación de servicios de la institución o empresa.
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NOTA No. 24 - Otras Obras Dichos bienes preexistentes son materia de depreciación, erogaciones para la compra de obras ya construidas para diversos usos, como instalaciones y otras construcciones. Pueden ser adquiridas por los procedimientos usuales de contratación o expropiación.
DESCRIPCION DE LA CUENTA
Otras Obras 0,00 0,00 0, Total 0,00 0,00 0,
PERIODO VARIACION
Variación: (Si hay variación, se debe resumir los hechos más importantes)
NOTA No. 25 - Depreciación Acumulada de Otras Obras Registrar los movimientos de las Depreciaciones Acumuladas por la pérdida de capacidad operacional de los Bienes por el uso u otros factores naturales, teniendo en cuenta su vida útil estimada y el costo ajustado por erogaciones capitalizables, que pertenecen al Gobierno que permiten la ejecución de las actividades, tareas productivas y prestación de servicios. Significa cuantificar y aplicar al costo de operación una alícuota del valor de los activos fijos a lo largo de su vida útil estimada, por el desgaste o deterioro que surge a consecuencia del uso durante sus años de servicio o por obsolescencia. La estimación del valor que exprese el desgaste y deterioro de su activo fijo, se efectúa tomando en consideración su costo de adquisición o valor de revalúo, así como su vida estimada y el valor de desecho (valor residual). No se deprecian los terrenos y obras de arte, así como otros activos que no sufren desgaste o deterioro.
Variación: (Si hay variación, se debe resumir los hechos más importantes)
DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Depreciación Acumulada de Otras Obras 0,00 0,00 0, Total 0,00 0,00 0,
PERIODO
VARIACION
NOTA No. 26 – Otros Bienes Duraderos En esta cuenta se registran aquellas partidas que no pueden ser registradas en las partidas antes citadas, teniendo presente que estas deben ser detalladas en su respectivo auxiliar.
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DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Otros Bienes Duraderos 0.00 241,621.15 -241,621. Total 0.00 241,621.15 -241,621.
PERIODO
VARIACION
Variación: (Si hay variación, se debe resumir los hechos más importantes)
NOTA No. 27 - Semovientes Contempla la compra de ganado y otras especies de animales que se adquieren para trabajo o con fines de reproducción y se registran como un activo fijo.
DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Semovientes 196,339.69 204,147.23 -7,807. Total 196,339.69 204,147.23 -7,807.
PERIODO
VARIACION
Variación: Corresponde a venta de ganado vacuno del instituto.
NOTA No. 28 - Amortización y Agotamiento de Semovientes El agotamiento es el débito o cargo que se registra contablemente por la cantidad consumida en la explotación de semovientes, la amortización es la cantidad que se deduce periódicamente sobre una pérdida o sobre un cargo diferido, con el fin de registrar contablemente el valor estimado ha determinado período y situación.
DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Amortización y Agotamiento 0,00 0,00 0, Total 0,00 0,00 0,
PERIODO VARIACION
Variación: (Si hay variación, se debe resumir los hechos más importantes)
NOTA No. 29 - Piezas de Colección Contempla la adquisición y restauración de obras producto de la creación artística, tales como pinturas, esculturas y grabados, además de piezas arqueológicas, artículos de numismática, filatelia y otros similares, los cuales se convierten en piezas de colección tomando un valor especial. Dichos bienes no son materia de depreciación.
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NOTA No. 32 - Derechos La palabra derecho designa una facultad reconocida a una institución por la ley, y que le permite realizar determinadas actividades, por lo que en esta cuenta se incluye la adquisición de derechos de una institución Pública o Privada, en forma temporal, por ejemplo derecho de autor, derechos de llave, derechos de explotación.
DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Derechos 0,00 0,00 0, Total 0,00 0,00 0,
PERIODO
VARIACION
Variación: (Si hay variación, se debe resumir los hechos más importantes)
NOTA No. 33 - Depósitos En esta cuenta se registran los montos respaldados con Documentos escritos que afirman que un bien posee la cantidad, calidad, que se generen por el traslado de valores o dinero, los cuales quedan bajo la tenencia y custodia de una institución Pública o Privada en forma temporal, como ejemplos se tienen los Depósitos telefónicos, Depósitos en Garantía, Depósitos Judiciales, Depósitos por importaciones temporales de equipo que realiza la institución entre otros.
DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Depósitos 0,00 0,00 0, Total 0,00 0,00 0,
PERIODO VARIACION
Variación: (Si hay variación, se debe resumir los hechos más importantes)
NOTA No. 34 - Licencias Son aquellas autorizaciones para operar como por ejemplo un negocio o un software de cómputo. El costo de las licencias y de permisos se registra en la cuenta de activos intangibles y son amortizados durante el período que cubra el permiso o la licencia respectiva.
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DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Licencias 0,00 0,00 0, Total 0,00 0,00 0,
PERIODO
VARIACION
Variación: (Si hay variación, se debe resumir los hechos más importantes)
NOTA No. 35 - Decomisos Efectivo o bien del que se priva a una entidad o una persona física como castigo por haber cumplido alguna ley y como compensación por los daños o perjuicios ocasionados. DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Decomisos 0,00 0,00 0, Total 0,00 0,00 0,
PERIODO
VARIACION
Variación: (Si hay variación, se debe resumir los hechos más importantes)
Pasivo y Patrimonio
Pasivo Corriente
NOTA No. 36 - Cuentas por pagar corto plazo Se deben de revelar aquellas partidas con vencimientos a doce meses siguientes a la fecha de las transacciones. Dinero que debe la institución o empresa de acuerdo a cuentas o recibos enviados por el acreedor por la compra de activos y servicios. Las cuentas y documentos por pagar representan todos los derechos a reclamar efectivo u otros bienes y servicios, como consecuencia de préstamos y otras operaciones a crédito.
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DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Endeudamiento Corto Plazo 3,060,968.47 760,182.99 2,300,785. Total 3,060,968.47 760,182.99 2,300,785.
PERIODO
VARIACION
Variación: (Si hay variación, se debe resumir los hechos más importantes)
NOTA No. 40 - Endeudamiento a largo plazo, porción corto plazo Importes de los servicios de amortización correspondientes al ejercicio, de los préstamos otorgados por Instituciones Financieras, con vencimiento en un plazo superior a los doce meses de su obtención, monto a pagar en el periodo, porción a corto plazo.
DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Endeudamiento a Largo Plazo -Porción (monto a pagar en el periodo) 0,00^ 0,00^ 0, Total 0,00 0,00 0,
PERIODO
VARIACION
Variación: (Si hay variación, se debe resumir los hechos más importantes)
NOTA No. 41 - Provisiones Es un principio básico en contabilidad, que implica reconocer las posibles pérdidas tan pronto como se tenga conocimiento de ellas. Las provisiones son partidas del pasivo del Balance destinadas a recoger gastos o ingresos que se van a producir en el futuro y que son ya conocidos:
DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Provisiones 0,00 0,00 0, Total 0,00 0,00 0,
PERIODO
VARIACION
Variación: (Si hay variación, se debe resumir los hechos más importantes)
Pasivo no Corriente
NOTA No. 42 - Cuentas por pagar largo plazo Dinero que debe la institución o empresa de acuerdo a cuentas por la compra de activos y servicios
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Las cuentas y documentos por pagar largo plazo representan todos los derechos a reclamar efectivo u otros bienes y servicios, como consecuencia de préstamos y otras operaciones a crédito cuyo vencimiento es superior a un período (1 año).
DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Cuentas por pagar Largo Plazo 250.00 0.00 250. Total 250.00 0.00 250.
PERIODO
VARIACION
Variación: (Si hay variación, se debe resumir los hechos más importantes)
NOTA No. 43 - Endeudamiento a largo plazo Utilización de recursos de terceros obtenidos vía deuda, para financiar una actividad y aumentar la capacidad operativa en un periodo mayor a un año.
DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Endeudamiento Largo Plazo 827,099.51 868,457.17 -41,357. Total 827,099.51 868,457.17 -41,357.
PERIODO VARIACION
Variación: Sobre el endeudamiento público a largo plazo con el Banco Nacional corresponde a la operación que se formalizo en el periodo 2012 para la construcción del edificio del Centro de Investigación en Biotecnológica.
NOTA No. 44 - Provisiones para Beneficio Sociales Estimaciones que se contemplan durante el período, de carácter obligatorio o voluntario con el fin de ser destinadas a atender los distintos regímenes de previsión, desarrollo y asistencia social.
DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Provisiones para Benef. Sociales 0,00 0,00 0, Total 0,00 0,00 0,
PERIODO
VARIACION
Variación: (Si hay variación, se debe resumir los hechos más importantes)
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DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Otras Cuentas del Pasivo 991,124.77 0.00 991,124. Total 991,124.77 0.00 991,124.
PERIODO
VARIACION
Variación: (Si hay variación, se debe resumir los hechos más importantes)
Patrimonio
NOTA No. 48 - Hacienda pública Representa la participación del Estado en el ente y está constituido por las aportaciones de éstos, las utilidades reinvertidas en el ente, las utilidades libres, más otros renglones que por cualquier concepto, lo hayan incrementado o disminuido según su carácter.
DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Hacienda Pública 3,775,676.43 3,687,690.53 87,985. Total 3,775,676.43 3,687,690.53 87,985.
PERIODO
VARIACION
Variación: Corresponde a donaciones de personas y Entidades Particulares hechas al instituto.
NOTA No. 49 - Reservas La cuenta de reservas debe utilizarse única y expresamente en los siguientes casos: para aplicar incrementos de valor de los activos, producto de revaluaciones realizadas, algunas instituciones mantienen saldo en estas cuentas que deberán trasladar a la Hacienda Pública previo estudio, debido a que están incluyendo movimientos que no corresponden, por lo que deberán hacerse los ajustes correspondientes.
DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Reservas 69,110.12 69,110.12 0. Total 69,110.12 69,110.12 0.
PERIODO VARIACION
Variación: (Si hay variación, se debe resumir los hechos más importantes)
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NOTA No. 50 - Resultados acumulados Monto correspondiente a la suma del resultado del periodo proveniente de ejercicios anteriores de la institución y aquellos ajustes por movimientos que se omitieron Periodos anteriores los cuales fueron detectados en el periodo actual.
DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Resultados Acumulados 46,667,576.13 38,665,279.38 8,002,296. Total 46,667,576.13 38,665,279.38 8,002,296.
PERIODO VARIACION
Variación: Corresponde a la suma del resultado del periodo 2015 como resultado acumulado y algunos ajustes detectados en el periodo 2016.
NOTA No. 51 - Resultados del periodo Superávit o Déficit producto de la operación durante el período actual de la institución. En contabilidad se cuantifican los resultados a partir de unidades monetarias haciendo la diferencia entre ingresos y gastos dentro de un período determinado, obteniendo un superávit o un déficit. Esto también es verificable en el estado patrimonial de un periodo a otro, conocido como estado de cambios en la situación patrimonial Desglose de aquellos movimientos contables y naturaleza, que se realizan a la cuenta de Ajustes a los Resultados en el periodo.
DESCRIPCION DE LA CUENTA 2016 2015 Resultados del Período 13,078,670.67 8,295,481.81 4,783,188. Total 13,078,670.67 8,295,481.81 4,783,188.
PERIODO VARIACION
Variación: (Si hay variación, se debe resumir los hechos más importantes)
