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Hola, Te ayudara mucho chico Tecmilenio :)
Tipo: Apuntes
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Creación de plan de trabajo de manera estratégica y operativa para cubrir la falta de cartas de proceso/ayudas visuales en las áreas operativas de la División Haydon Kerk Pittman en Ametek Reynosa, esto con el fin de mejorar el proceso de entrenamiento y las herramientas de soporte de las líneas operativas y a su vez que esto mejore el desempeño de la división. El equipo identificó la oportunidad de aplicar lo aprendido en la clase pasada, donde se aplicará la planeación estratégica y la planeación operacional.
La División Haydon Kerk Pittman en Ametek Reynosa está viviendo un tiempo de muchos retos y oportunidades, uno los retos que identificó el equipo, es la oportunidad de implementación de planeación estratégica y la planeación operacional en las cartas de proceso/ayudas visuales en las áreas operativas, esto con el fin de mejorar el desempeño de diferentes puntos críticos del proceso, el equipo realizará una planeación ejecutiva donde a grandes rasgos definirá como lograremos que la división Haydon Kerk Pittman en Ametek Reynosa mejore en la administración de recursos para la ejecución de las cartas de proceso/ayudas visuales en las áreas operativas. Así como la planeación operacional, donde el equipo colocará un plan, que nos lleve a la ejecución exitosa de las cartas de proceso/ayudas visuales en tiempo, con los recurso apropiados y de la manera requerida, donde se considere, el tiempo, la cantidad y el alcance de la creación de estas cartas de proceso.
El equipo realizó un análisis a la administración de recursos para el seguimiento de la traducción de cartas de proceso/ayudas visuales en las áreas operativas, la División Haydon Kerk Pittman en Ametek Reynosa y fue detectada una oportunidad para mejorar la planeación estratégica y la planeación operacional para la Traducción de cartas de proceso/ayudas visuales para las áreas operativas de Ametek, fue encontrado que los productos siguientes no cuentan con los traducciones actualizadas de las traducciones mencionadas anteriormente, por lo que el desempeño en las líneas operativas y los proceso de entrenamiento se encuentran sufriendo. La falta de administración en la ejecución de la creación de documentos de soporte como las cartas de proceso/ayudas visuales para las áreas operativas, se encuentran creando un gran impacto a los principales entregables de la planta, desde la baja eficiencia, hasta una alza en la cantidad del scrap, es necesario tener definido un plan de trabajo y una estrategia de contingencia para cuando esto suceda, el equipo se enfocará en crear las bases para la administración de la creación de estos documentos, donde se ve una clara oportunidad en la planeación estratégica y operativa, donde no se encuentran considerando distintos planes de contingencia para cubrir los posibles eventos no esperados y evitar los diferentes problemas suscitados. La falta de todos los puntos
Los modelos mencionados en la lista anterior pertenecen al cliente Sanmina, el cual es un cliente importante para la empresa Ametek, y el cual se encuentra viviendo uno de los retos identificados durante el análisis, el cual es que las líneas operativas no cuentan con la documentación de soporte actualizada y necesaria, tal como las cartas de proceso evitando las ayudas visuales masivas. La propuesta es desarrollar un plan estratégico y operacional, donde definamos los siguientes puntos 1.-Lo que tenemos que realizar, 2.- Cuando lo podemos completar? , y 3.- Que tenemos que completar?. Tomando en cuenta que, para los alcances de este proyecto, será restringido a los 5 modelos mencionados anteriormente. El objetivo del proyecto será realizar, una planeación estratégica y una planeación operacional, la que nos permita desarrollar un plan de acción/trabajo, para completar las cartas de proceso en un tiempo corto y con los recursos apropiados, dentro de los alcances de este proyecto, este será restringido a las operaciones que no cuentan con documentos de respaldo tales como:
Datos Generales de la Empresa La empresa Haydon Kerk Pittman se enfoca en la realización de motores que suministran mercados como la automatización de laboratorios, instrumentos médicos, fabricación de semiconductores para transporte, automatización industrial y de edificios. La empresa Pittman ha sido líder en motores DC y de Engranajes desde la década de 1930 en la ciudad de Philadelphia. Durante casi 60 años la empresa ha fabricado motores eléctricos. Ubicada en Waterburry abarcando 4.4 hectáreas, la planta de fabricación con certificación en ISO 9001/AS respaldando los métodos de fabricación y tecnologías más eficientes. En el año 2017, cambia de nombre a Ametek Advanced Solutions y en el Año 2020 se expande a la ciudad de Reynosa Tamaulipas. Bases Teóricas – Planeación Estratégica Vs Planeación Operacional Como empresa que ha estado en transición desde hace 2 años y medio ha presentado grandes metas a corto y mediano plazo para mantenernos en el mercado. Como desafío se ha tenido que correr modelos nuevos, modelos “fantasma”(con más de cuatro años sin producirse). También se ha enfrentado ante la automatización de las líneas, la Calidad del Producto y Satisfacción del Cliente , así como las 5s en cada lugar de la División. Como Planeación Estratégica primero tratamos de desarrollar “La técnica” la cual es un conjunto de métodos y procedimientos, así que la Administración es también una técnica. Dichos métodos debemos aplicarlos para ser organizados, ejecutando cada una de las actividades que se nos brindaron. Sin organización, no se llega a ninguna meta. Las personas involucradas deberán entender que una actividad por muy simple que parezca como en este caso “La traducción de Instrucciones” debe de realizarse o ejecutarse mediante el método dado , el cual es 1) Traducir la carta, 2) Verificar que las palabras técnicas sean las correctas de acuerdo con el diccionario que se les brindó por parte de Supervisores 3) Agregar fotografías actualizadas del proceso , 4) Enumerar correctamente la secuencia de actividades a realizar en producción. Con la “Generación de Traducción de Cartas Proceso” nuestro objetivo será el mejorar el indicar de manera secuencial y correcta cada una de estas actividades( desde como colocar cierta pieza de un motor, así como enlistar la lista de materiales correcta o herramientas necesarios para terminar de realizar un producto de Calidad) .Monitoreando por día la entrega de las Cartas Proceso de cada una de las personas involucradas en el proyecto las cuales suman un total de 12 personas (practicantes), siendo esto en conjunto parte de nuestra Planeación Operacional.
empresas nos imitarían. No bastará solo con tener una ventaja competitiva el cual por el momento es establecer de manera correcta los procesos , si no una ventaja competitiva sostenida. Como lo menciona Fred David (2008) la competitiva sostenida la realizaremos mediante Numero uno , la adaptación continua (Juntas diarias para verificar el avance de cada carta proceso, ya que por día cada integrante del equipo debe de agregar 5 cartas proceso) y Número dos mediante la efectividad en la formulación (traducción de palabras, ortografía aplicada al español u oraciones con sentido, entendibles para el nuevo personal - desde un operador hasta para alguien administrativo ,fotografías actualizadas del proceso, listado actualizado de herramientas y químicos que no sean contaminantes para el medio ambiente o dañinos para la salud,( mejora continua del proceso después de terminada una carta) En base a los atrasos reflejados en la entrega de “Cartas Proceso” por día. Nos dimos cuenta de la importancia de la comunicación , ya que no se trata de solo unas actividades, sino de todo lo que se hace. Sin información un Gerente no podrá formular una estrategia ni elegir tomar una decisión. La decisión debe de comunicarse, una vez que es tomada dicha decisión, así tengamos La mejor idea, la sugerencia más atractiva , la creatividad o el plan preciso , no podría hacerse realidad sin la comunicación. Una comunicación continua ineficaz, desarrolla grandes problemas para un Gerente y su organización. Como lo menciona Robbins (2017), debemos de tomar en cuenta que hay 4 factores que afectan nuestra comunicación: Las habilidades, las actitudes , el conocimiento y el sistema sociocultural. La comunicación también depende del escucha de una persona y razonamiento. No podemos comunicar aquello de lo cual no tenemos conocimiento. Después del diccionario brindado , el plan se mejoró al comunicarle al equipo en donde guardaran dichas “Cartas Proceso “ terminadas .Con el fin de poder tener una mejor evaluación por persona.
Durante la primera fase del desarrollo del proyecto, fue requerido por el equipo que la planta de operaciones mostrara el organigrama, en el cual fuera visible la situación actual de la empresa Ametek, El organigrama es el siguiente: Como se puede apreciar en el organigrama, esta es una empresa pequeña la cual no cuenta con muchas divisiones o subgerentes, la manera en la que se organizan los recursos son departamentales, donde el gerente de la planta o unidad de negocio tiene a su cargo diferentes gerentes funcionales que a su vez tiene distinto personal a su cargo. La manera en la que la información fluye es muy sencilla, los diferentes gerentes funcionales tienen a su cargo recursos que se dedican a difundir, administrar y seguir la distintas fuentes de comunicación. El equipo realizo una investigación de la compañía para asegurar que el proceso de administración que se busca implementar no se encuentre o se encuentre funcionando de manera pobre, el objetivo durante esta investigación y este proyecto es implementar una administración o planeación para la ejecución de diversas instrucciones de trabajo en las áreas ya mencionadas en la actividad 2, El motivo principal que el equipo identifico, o la razón principal de porque no es posible o no se encuentra funcionando una planeación de la creación de instrucciones de trabajo o otras diversas fuentes de información, es que no existe una confianza en los diversos trabajadores de la planta, esto causa fricción y no se tiene un buen liderazgo.
Después del diccionario brindado , el plan se mejoró al comunicarle al equipo en donde guardaran dichas “Cartas Proceso “ terminadas .Con el fin de poder tener una mejor evaluación por persona. Ya teniendo con todos los recursos, fue muy sencillo realizar el seguimiento de estas actividades: De esta manera el equipo confirma que el alcance de sus objetivos fue cumplido, la planeación de las cartas de proceso fue realizada.
La planeación de Haydon Kerk Pittman se lleva a cabo mediante las Órdenes de Compra que nos arroja por sistema el departamento de Servicio al cliente Si en el mes tenemos una meta de 8 millones y estamos en la segunda semana del mes y no tenemos como llegar a los 8 millones, verificamos diariamente con Servicio al cliente lo que han pedido los clientes en los últimos días y si es posible meter otros pedidos durante el mes, para poder llegar a la meta, lo hacemos. Verificando siempre las piezas disponibles que tenemos en stock o hablando con el equipo de Compras para expeditar materiales. Pero la problemática mayor de nuestro proyecto no se ha encontrado en este proceso, si no al momento de realizar los motores. Son tantas las quejas constantes de nuestros clientes al recibir el producto, que se ha vuelto un punto rojo para la empresa. La planeación la llevamos a cabo dándonos cuenta de que el departamento de Calidad no comunicaba los rechazos a los departamentos, especialmente a Producción. Las quejas las recibía normalmente en la madrugada a través de correos y fotografías. Por lo cual no existía un plan de ataque y eliminación de estas problemáticas, con el fin de buscar los cuellos de botella o causas raíz de cada modelo, dando seguimiento hasta llegar a la finalización de su caso. Lo que ahora realizamos es que durante las tardes se verifica con ingeniería y Calidad la queja de un cliente con riesgo a perderlo, donde servicio al cliente lo identifica como “Clientes En espera”. En esta junta se verifica la causa raíz del problema y se tienen que dividir en 5 tipos de soluciones. Cada solución tiene un encargado que le dará seguimiento y su obligación será cerrar los problemas una vez hablado en la junta con Ingeniería, se pasa a notificarlo en una junta del día siguiente a primera hora a todo el departamento de Producción, y se les aclara el nombre de la Hoja Instrucción/Carta proceso donde es detallada la forma correcta de elaborar su actividad, los químicos o herramientas a utilizar. ¿Se realiza de manera correcta, de acuerdo con lo visto en clase? Si, ya que el Gerente de Calidad, que es el que lleva la carga de trabajo más exigente al momento. Está cumpliendo con cada uno de los roles que un gerente debe de contar, Rol Interpersonal: Involucra a los Ingenieros para que estos a su vez definan las actividades que deberán llevarse a cabo por parte de los operadores. Ha sido un buen dirigente donde guía y lidia con las personas y ha servido como vínculo entre las diversas áreas, para así poder lograr todo el mismo objetivo. Rol Informativo: a través de las quejas directas que le llegan de los Clientes, ha podido reunir y transmitir la información a las personas necesarias. Desarrollando día con día actividades de monitor, difusor y portavoz, de buenas y de malas noticias, para que nuestra división este siempre comunicada. El ejemplo en este caso es para los cambios
Últimamente los empleados no están siendo aceptados, reconocidos y tampoco se les apoya por hacer su trabajo de una mejor manera. De hecho, los equipos a veces se desahogan con el departamento de compras y si les desmotiva el hecho de que no reciben un reconocimiento monetario por cada que dan una mejora o a veces es peor ya que esta idea ni siquiera se ejecuta. ¿De qué manera se lleva a cabo la dirección de los empleados de la empresa? De acuerdo con las teorías contemporáneas de Robbins (2017) , la que mejor se adapta a nuestra situación actual es La Teoría del establecimiento de metas ya que buscamos la autoeficacia de cada uno de los empleados y las metas específicas de los problemas que estamos teniendo en los productos que elaboramos. Y estamos utilizando como dimensión organizacional “La Agilidad del Cambio”, ya que como organización nos estamos adaptando a poder buscar soluciones a cada problema, comunicándonos en equipo. Pero dentro de los tres tipos de técnicas de cambio que hay como Estructura, Tecnología y Personas. Nosotros llevamos más acabo las dos últimas, ya que en tecnología estamos mejorando nuestras Hojas de Proceso y Los métodos para poder trabajar mejor en equipo , dentro del caos vamos viendo cómo trabaja cada persona , sus actitudes, sus expectativas, las percepciones y su comportamiento ante cada situación. Pero finalizamos con la técnica Do, la cual nos ayuda a Retroalimentar a los empleados con evaluaciones, consultamos los procesos diariamente para traducirlos y ver lo posibilidad de mejorarlos, Nos desarrollamos como equipo ya que últimamente nos ha tocado trabajar con personas con las cuales no habíamos tenido comunicación antes y nuestro objetivo es cumplir con las tareas que nos deslindan nuestros jefes, desarrollándonos así, como grupo. Dejando en claro que si ha existido mucha resistencia al cambio, la cual ya ha mejorado, pero estaba muy presente, aunque ya ha ido disminuyendo .Pero confirmo que si era ocasionada por el miedo a lo desconocido y esta se producía ya que no había suficiente información plasmada a cada una de las áreas. así que varias personas cargaban con culpa, mientras otras no trabajaban y se resistían al cambio para no realizar su trabajo o por falta de información. Pero cualquiera de las dos opciones nos estaba entorpeciendo a todos y atrasando el trabajo. Por lo cual fue necesario presionar al Gerente de Calidad que nos mostrara la decadencia de la calidad en nuestros productos, lo cual ocasionaba ruidos en los motores entre otros detalles y lo que podía pasar en un futuro cercano sería perder los clientes potenciales y poco después todos los demás.
¿Existen Líderes involucrados? Si y se desglosan de la siguiente manera :
Después de un arduo análisis al archivo y aplicando todo lo aprendido a través del curso, desde los distintos puntos y perspectivas de la responsabilidad social mencionados por Archie Carroll (2015) hasta la distinta aplicación de conceptos mayormente enfocado en la administración, comunicación y manejo de recursos, el equipo propone la siguiente mejora en una manera muy general al organigrama:
organigrama propuesto, tendríamos una mayor participación que la que actualmente se tiene. Como lo menciona Fred David (2008), el proceso administrativo es una de las mejores maneras para involucrar a todo el equipo de trabajo, la manera de lograr las diferentes involucramientos depende muchísimo de las habilidades de desarrollo que el líder posea, muchas de las veces el equipo se encuentra listo pero el líder desconoce cómo llegar al camino esperado, por eso el modelo presentado anteriormente describe fácilmente como llegar y que hacer en caso de escalación. Esto resuelve muchos de los problemas actuales, donde no se tiene muy claro quien es el que debe de ser responsable de distintas actividades que se están realizado o que se realizaron en futuro como el ejemplo vivido en la actividad, donde no se tenían instrucciones de trabajo o ningún tipo de documento de soporte que respaldara la información de la línea productiva.
Durante la ejecución de nuestro proyecto, aprendimos, desarrollamos y nos enfrentamos con distintos retos, en el proceso de implementación de un proceso administrativo, es complicado cuando el empuje viene de abajo hacia arriba y no de arriba hacia abajo, es más fácil cuando convences a la dirección que tu idea es idónea y esa idea la empujas hacia el resto del equipo. El equipo desarrollo distintos métodos vistos durante la ejecución de esta actividad, con y para el equipo, ejemplo de herramientas utilizadas, fueron las herramientas del involucramiento, muchas de las veces el explicar la gravedad de un asunto, mostrarle al equipo lo que esta saliendo mal, y acompañar al equipo por el viaje para aceptar el cambio, es muy importante para lograr que tus metas se ejecuten en tiempo y forma, de esta manera el líder triunfa y su equipo a su vez triunfa con él, lo que el equipo entendió durante esta búsqueda de soluciones, es que la mayoría de las veces cuando vives algo mucho y seguido, no te detienes a pensar, analizar o entender, si lo que estas realizando tiene sentido o no, si lo que estás haciendo como acción, cumple con alguna meta mas grande, con alguna enseñanza o si quiera, con la meta inicial. Muchas de las ideas se pierden a lo largo de la ejecución y es tarea del líder mostrar el camino, para que continuamente el equipo se desarrolle mejor. Como enseñanza de este proyecto, el equipo se lleva un gran respeto por los proceso de administración y sus distintas etapas de ejecución, las cuales se dicen fácil, pero son muy difíciles de ejecutar, recordando siempre que escuchar al equipo favorece la sana mejora continua, y el excelente ambiente de trabajo.
