¡Descarga Modificación del Proyecto 'Fortalecimiento de Despachos Judiciales' en emergencia COVID-19 y más Guías, Proyectos, Investigaciones en PDF de Ingeniería Civil solo en Docsity!
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VERSIÓN 1 1 DATOS GENERALES Plan Anual de Adquisiciones Versión y fecha I^ de^2020 Tipo de Presupuesto Asignado A-02 ADQUISICIÓN DE BIENES DE SERVICIOS Nombre de Proyecto o de la Necesidad que se incluyó en el Anual de Adquisiciones “Contratar la compra de Productos de aseo (Alcohol antiséptico, Jabón líquido para manos, Gel Alcohol Isopropilico y toallas para manos) a través del Instrumento de Agregación de Demanda IAD COVID- 19 de la Tienda Virtual del Estado Colombiano para el manejo de la emergencia sanitaria en la Rama Judicial del Departamento del Magdalena.” Código BPIN No. (^) N/A
2. DATOS DE LA CONTRATACIÓN Fecha de elaboración del estudio previo 10 de Julio de 2020 Nombre del funcionario que diligencia el estudio previo Área Administrativa Unidad de Origen Coordinación de Seguridad y Salud en el Trabajo Marco Lógico N/A Acuerdo de aprobación plan de inversiones No y fecha (^) N/A 3. ELEMENTOS DEL ESTUDIO (Artículo 2.2.1.1.2.1.1 Decreto 1082 de 2015) 3.1. Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación La Organización Mundial de la Salud declaró el 11 de marzo de 2020 que el brote del Coronavirus COVID- 19 es una pandemia, esencialmente por la velocidad en su propagación, por lo que instó a los Estados a tomar acciones urgentes y decididas para la identificación, confirmación, aislamiento, monitoreo de los posibles casos y el tratamiento de los casos confirmados, así como la divulgación de las medidas preventivas, todo lo cual debe redundar en la mitigación del contagio. A raíz de la declaratoria de Pandemia de la Organización Mundial de la Salud el gobierno nacional mediante Resolución No. 385 de 12 de marzo de 2020 y su prórroga resolución 844 del 26 de mayo de 2020 el Ministerio de Salud Protección Social, declaró por causa del nuevo coronavirus COVID-19, el estado de emergencia sanitaria en todo el territorio nacional. Desde la Presidencia de la República se han impartido instrucciones a través del Ministerio de Salud y Protección Social con el fin de que se garantice una reacción oportuna para prevenir y controlar la propagación y mitigar sus efectos. Por las disposiciones del Gobierno Nacional que en las empresas y entidades públicas se acojan todos los protocolos de bioseguridad, distanciamiento y demás elementos de protección personal, ante la restricción de desarrollar actividades que impliquen reunión y aglomeración de personas, que afecta la ejecución de los recursos asignados por inversión, como es el caso de las actividades para mejorar el clima laboral y los exámenes de tamizaje cardiovascular y para cáncer que implica desplazamiento de los servidores a los centros urbanos o a entidades de salud, y así mismo, por el limitado presupuesto disponible en la Seccionales para atender las medidas que garanticen la prevención de contagio, el Consejo Superior de la Judicatura mediante acuerdo PCSJA20- 11564 modifica el valor de las actividades del proyecto “Implementación de estrategias para fortalecer la gestión de los Despachos Judiciales en la Rama Judicial a nivel nacional” y redistribuye los recursos asignados al Nivel Central y a las direcciones Seccionales de Administración Judicial” con el fin de adelantar acciones que contribuyan a contener o evitar los efectos nocivos de la Pandemia por COVID-19, y prestar el servicio salvaguardando la vida de servidores y usuarios de la administración de justicia. La Dirección Seccional de Administración Judicial de Santa Marta, mediante el Instrumento de Agregación de Demanda IAD COVID 19 pretende contratar la compra de productos de aseo para atender a la emergencia sanitaria declarada por el Gobierno Nacional, en la Rama Judicial del Departamento del Magdalena.
El objeto del Instrumento de Agregación de Demanda es establecer: (i) las condiciones para la adquisición de Artículos de atención a la pandemia COVID-19 al amparo del Instrumento de Agregación de Demanda; (ii) las condiciones en las cuales las Entidades Compradoras se vinculan al Instrumento de Agregación de Demanda; (iii) las condiciones para la venta de estos artículos por parte de los Proveedores vinculados; (iv) las condiciones para la adquisición de artículos de atención a la pandemia COVID-19 por parte de la Entidad Compradora; y (v) las condiciones para el pago de los artículos de atención a la pandemia COVID-19 por parte de las Entidades Compradoras. 3.2 OBJETO A CONTRATAR, ESPECIFICACIONES, AUTORIZACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS REQUERIDOS PARA SU EJECUCIÓN 3.2.1. Objeto contractual “Contratar la compra de Productos de aseo (Alcohol antiséptico, Jabón líquido para manos, Gel Alcohol Isopropilico y toallas para manos) a través del Instrumento de Agregación de Demanda IAD COVID-19 de la Tienda Virtual del Estado Colombiano para el manejo de la emergencia sanitaria en la Rama Judicial del Departamento del Magdalena.” 3.2.2 Clasificación UNSPSC | (^) Código UNSPSC DESCRIPCIÓN DE ARTICULO (^1) 14111703 Toallas de papel (^2) 53131608 Jabón (^3) 51102710 Antisépticos basados en alcohol o acetona (^4) 53131626 Desinfectante de manos 3.2. Especificaciones del Objeto Contractual CONDICIONES TÉCNICAS: Item Categoría Producto Especificación técnica 1 ELEMENTOS DE ASEO GEL ANTIBACTERIAL - FC X1LT ALCOHOL ISOPROPILICO 70% EN GEL PARA ANTISEPSIA DE MANOS ALCOHOL ISOPROPILICO EN GEL PARA ANTISEPSIA DE MANOS, 70ML+2G/100ML 2 ELEMENTOS DE ASEO TOALLAS PARA MANOS - UNIDAD
- TOALLAS INTERDOBLADAS, PAQUETE CON MÍNIMO 150 UNIDADES
- DOBLE HOJA CON UN TAMAÑO MÍNIMO DE 20 CM DE LARGO POR 15 CM DE ANCHO
- HOJA COLOR NATURAL 3 ELEMENTOS DE ASEO ALCOHOL - FRASCO ANTISEPTICO DE USO EXTERNO AL 70%, FRASCO PLASTICO, BOTELLA X 750 CC 4 ELEMENTOS DE ASEO JABÓN DISPENSADOR PARA MANOS - LÍQUIDO, EN RECIPIENTE PLÁSTICO CON
- CON AGENTE LIMPIADOR EN UNA CONCENTRACIÓN MÍNIMA DEL 6%
descargar el simulador, (ii) realizar la simulación, (iii) colocar la solicitud de cotización de distribución y (iv) generar la orden de compra). Esto solo debe aplicarse en casos excepcionales pues la regla es que los proveedores seleccionados por el simulador, siempre deben responder las solicitudes de cotización de distribución.
- Descargar la versión actualizada del simulador publicado en el minisitio y proceder a la creación inmediata de la solicitud de cotización de distribución, con el fin de que los proveedores cuenten con la disponibilidad de productos evidenciados en el catálogo. Si por algún motivo no se puede realizar la solicitud de cotización el mismo día que se descargó el simulador y el mismo día que se realizó la simulación deberá volver a: (i) descargar el simulador, (ii) realizar la simulación, (iii) colocar la solicitud de cotización de distribución y (iv) generar la orden de compra, todo en un tiempo no superior a dos días hábiles.
- Tener en cuenta que debido a que las actualizaciones de precios de catálogos se realizan todos los primeros días hábiles de cada semana (los lunes siempre y cuando no sea festivo), se recomienda realizar sus procesos de compra (pasos i,ii,iii y iv mencionados en el numeral 4) entre los martes y viernes siempre y cuando sean día hábiles, y así evitar tener inconvenientes al momento de generar las órdenes de compra.
- Proceder a la creación de los eventos de cotización dentro del horario hábil establecido en la guía de compra del Instrumento de Agregación de Demanda, donde se les otorguen a los proveedores 6 horas hábiles para presentar su cotización.
- Cuando realice la simulación se debe hacer todo el proceso en un mismo computador, preferiblemente con sistema operativo Windows, y así evitar errores del simulador al momento de generar los archivos csv los cuales le permitirán colocar las órdenes de compra.
- Finalmente las compras a través de los catálogos del IAD de emergencia covid 19, son diferentes a los procesos de compra que utilizan para adquirir bienes o servicios a través de los Acuerdos Marco, para esto se recomienda realizar el proceso siguiendo la guía de compra. 3.2. Autorizaciones, permisos y Licencias Requeridos para la Ejecución del Objeto Contractual La Contratación a celebrar está debidamente autorizada por el Consejo Superior de la Judicatura, a través del Acuerdo PCSJA20- 11564 del 04 de JUNIO de 2020. 3.2.5 Documentos técnicos para el desarrollo del proyecto N/A 3.3 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA Y DEL CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA 3.3.1 Obligaciones del Contratista Las obligaciones del contratista se encuentran detalladas en el documento de términos y condiciones y estudios previos para la operación del instrumento de agregación de demanda en la adquisión de bienes y servicios para la atención de la emergencia covid-19 publicado por Colombia compra eficiente. Parágrafo: El personal que el CONTRATISTA ocupe en la ejecución del Contrato, no tendrá ninguna vinculación laboral, civil, comercial con la Nación- Consejo Superior de la Judicatura. Todas las responsabilidades respecto de dicho personal serán exclusivas del CONTRATISTA. 3.3.2. Obligaciones del Consejo Superior de la Las obligaciones de las entidades compradoras, en este caso Consejo Superior de la Judicatura-Dirección Seccional de Administración Judicial, se encuentran
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VERSIÓN 1 Judicatura- Dirección Ejecutiva de Administración Judicial estipuladas en el documento de términos y condiciones y estudios previos para la operación del instrumento de agregación de demanda en la adquisión de bienes y servicios para la atención de la emergencia covid-19 publicado por Colombia compra eficiente. 3.4 Modalidad de selección, justificación y fundamentos jurídicos. De conformidad con lo establecido por el artículo 5 del decreto legislativo 440 de 2020, este acuerdo marco o instrumento de agregación de demanda se realiza por contratación directa, tanto en su conformación como en su ejecución, puesto que no se trata de los mecanismos de agregación de demanda ordinarios instituidos por la ley como mecanismos de selección por selección abreviada. En este sentido, sin necesitad de pacto expreso sobre el particular, en ese instrumento se entienden incorporadas las cláusulas excepcionales establecidas en los artículos 14 y siguientes de la ley 80 de 1993. Conforme con lo dispuesto en la Circular PCSJC17-8 del 09 de Febrero de 2017, el Consejo Superior de la Judicatura adoptó como política de transparencia y eficiencia en el buen gobierno de la Rama Judicial, que la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial acuda a las herramientas que en materia de contratación estatal ofrece Colombia Compra Eficiente. Resolución No. 7025 del 31 de Diciembre de 2019, “Por medio de la cual se adoptó el Manual de Contratación para la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y Direcciones Ejecutivas Seccionales.” en su artículo 5.1..2.1 ítem b) establece: “La DEAJ y sus Seccionales, están obligadas a adquirir Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes a través de los Acuerdos Marco de Precios vigentes. No obstante, si en la etapa de planeación la Entidad encuentra que los bienes o servicios que requiere para satisfacer su necesidad no están disponibles en el Catálogo de los Acuerdos Marco de Precios vigentes, deberá adelantar el respectivo Proceso de Contratación por los otros procedimientos previstos para la modalidad de selección abreviada o a través de la modalidad de selección de mínima cuantía, según corresponda. Así las cosas, si los bienes y servicios ofrecidos a través del Acuerdo Marco de Precios satisfacen las necesidades de las entidades descritas anteriormente, éstas deberán sin excepción alguna, adquirirlos a través de éste instrumento de agregación de demanda a menos que estos no satisfagan la necesidad identificada, situación que deberá estar debidamente justificada” Se consultó la página de la Tienda Virtual del Estado Colombiano y a la fecha de elaboración del presente estudio previo, está vigente el Instrumento de agregación de demanda para la adquisición de bienes y servicios para el manejo de la emergencia por el Covid 19. En ese orden de ideas, la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Santa Marta adoptará el sistema de compra productos de aseo al amparo del instrumento de agregación de Demanda IAD COVID 19 de la tienda virtual del estado colombiano, dado que los bienes adquirir y que satisfacen la necesitad están disponibles en el catálogo del IAD. 3.5 Valor Estimado del Contrato y Justificación del Mismo. El presupuesto asignado para este proceso es de CINCUENTA Y TRES MILLONES NOVECIENTOS DIECISEIS MIL NOVECIENTOS VEINTIUN PESOS. ($53.916.921.oo) incluido impuestos de ley. 3.5. Certificado de disponibilidad Presupuestal ) El contrato será financiado con recursos del Presupuesto Nacional de la actual vigencia fiscal 2020 – proyecto implementación de estrategias para fortalecer la gestión de los despachos judiciales en la Rama Judicial a nivel nacional, respaldado con el certificado de disponibilidad presupuestal expedido por la Coordinadora del Área Financiera por la siguiente suma y unidad ejecutora:
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VERSIÓN 1 Sin perjuicio de lo anterior, es menester informar a los proveedores que forman parte de dicho acuerdo las siguientes condiciones: La Nación – Consejo Superior de Judicatura - Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Santa Marta – Magdalena cancelará el valor respectivo, de acuerdo a la entrega del servicio contratado y presentación de la factura o cuenta de cobro correspondiente, entrada de Almacen, cumplido del supervisor del contrato y la certificación del pago de las obligaciones al sistema integral de seguridad social (A.R.L, EPS, AFP) y de aportes parafiscales (ICBF, Cajas de Compensación Familiar y SENA) expedida por el contador o revisor fiscal según sea el caso cuando a ello haya lugar, de la siguiente manera: Por el valor correspondiente, teniendo presente que la sujeción de los pagos se realizará de acuerdo a la disponibilidad de los recursos, previo trámite para gestión de pagos, realizado por el Área Administrativa y Financiera ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. En todo caso, los pagos estipulados en el presente punto, quedan sujetos a los recursos que la Dirección General del Tesoro – Ministerio de Hacienda y Crédito Público, sitúe a la entidad. PARÁGRAFO PRIMERO: En caso de devolución de los documentos por la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Santa Marta al CONTRATISTA, los términos se reiniciarán con la nueva radicación. PARÁGRAFO SEGUNDO: La Dirección Ejecutiva Seccional efectuará las retenciones, deducciones o contribuciones a que haya lugar en virtud del contrato que se suscriba, de acuerdo con el Estatuto Tributario en cada uno de los pagos que corresponden a: Retención en la Fuente, retención por IVA y retención de Industria y Comercio, así como aquellas otras que se deriven del contrato, de acuerdo a la calidad del contribuyente o contratista y de acuerdo a las tablas establecidas por ley según información financiera que reporte cada proveedor, la cual será aplicada bajo su propia responsabilidad. 3.6. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE Colombia Compra Eficiente incluirá en el instrumento de agregación de Demanda a los proveedores que (i) Manifiesten su interés en hacer parte del instrumento (ii) acepten la invitación de Colombia Compra Eficiente y entreguen la información requerida de carácter técnico, jurídico y económico, (iii) entreguen a Colombia Compra Eficiente el catálogo de bienes y servicios; y (iv) acepten los términos y condiciones del instrumento de agregación de demanda. 3.6.1 Requisitos Habilitantes La entidad se ampara a través del instrumento de agregación de demanda para la adquisición de bienes y servicios en la atención de la emergencia por el covid- 19, Por ello, los requisitos habilitantes se encuentran establecidos en el documento de términos y condiciones publicado por Colombia Compra Eficiente para escoger a los proveedores que formarían parte del instrumento. La documentación será validada por Colombia Compra para la habilitación de proveedores en el catálogo del instrumento, de tal forma que no aplican requisitos habilitantes por parte de la entidad para la actual contratación. 3.3.6.1.1 Experiencia N/A 3.3.6.1. Capacidad Financiera N/A 3.6.1.3. Capacidad Organizacional N/A 3.6.1.4 condiciones Técnicas Exigidas N/A 3.6.2. Factores de Evaluación De conformidad con el Numeral 6° del Artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015 el único factor de evaluación es el menor precio.
3.6.3 Reglas de desempate de Oferta N/A 3.7 Análisis de riesgos y forma de mitigarlo. La entidad se ampara a través del instrumento de agregación de demanda para la adquisición de bienes y servicios en la atención de la emergencia por el covid-
Por ello, el análisis de riesgos del presente proceso corresponde al realizado por Colombia Compra Eficiente para la adquisición de bienes y servicios en el manejo de la emergencia por el Covid - 19 , disponible en el Capítulo VI del Estudio y documentos previos publicado por Colombia Compra. 3.8 Clausulas penales.
MULTAS
En caso de mora o incumplimiento parcial de las obligaciones surgidas en el presente contrato por parte del CONTRATISTA, el CONSEJO SUPERIOR le impondrá multas sucesivas del 1% mensual equivalentes al 1% del valor del contrato, hasta cuando cese la mora o el incumplimiento, sin que el total de las multas exceda del 10% del valor total del contrato. Las multas deberán decretarse mediante resolución motivada de la Dirección Seccional de Administración Judicial, serán deducibles de las sumas que el CONSEJO SUPERIOR le adeude al CONTRATISTA, o se harán efectivas a través de la garantía única.
- CLAUSULA PENAL PECUNIARIA En caso de declaratoria de caducidad o de incumplimiento total de las obligaciones contraídas con ocasión del presente contrato, el CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA exigirá directamente al CONTRATISTA, a título de Cláusula Penal, una suma equivalente al veinte (20%) del valor total del contrato, que se considerará como pago parcial de los perjuicios que el CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA reciba en dichos casos. Esta suma podrá ser tomada de la garantía única o descontada de las cuentas que por cualquier concepto el CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA le adeude al CONTRATISTA; si esto no fuere posible se cobrará por jurisdicción coactiva. 3.9 Cláusulas excepcionales La entidad podrá declarar la caducidad del contrato, de conformidad con lo establecido en los artículos 14 y 18 de la ley 80 de 1.993, y el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011. De conformidad con los artículos 14, 15, 16 y 17 de la Ley 80 de 1.993, cuando durante la ejecución del contrato surjan discrepancias entre las partes en la interpretación de las estipulaciones contractuales, para evitar la paralización o afectación grave del servicio público que se debe satisfacer con él, el Consejo Superior interpretará las estipulaciones o cláusulas objeto de diferencia ó modificará mediante la supresión o adición de obras, trabajos, suministros o servicios. Lo anterior, mediante acto administrativo debidamente motivado. Así mismo el Consejo Superior dispondrá la terminación anticipada del contrato en los eventos en el artículo 17 de la Ley 80 de 1993 mediante acto administrativo debidamente motivado.
Compra que no cumplan con esta condición y que solo tengan una entrega, no deben ser liquidadas. La liquidación es un procedimiento a partir del cual el contrato finaliza, y mediante el cual las partes del contrato, o eventualmente un juez, se pronuncian sobre la ejecución de las prestaciones, y sobre las circunstancias presentadas durante la ejecución del objeto contractual. La liquidación de una Orden de Compra respecto de la cual no se ejecutó la totalidad del valor y la posterior liberación del compromiso presupuestal, debe hacerse de la misma manera que cualquier otro contrato, esto es, de acuerdo con las normas presupuestales para tal efecto y los procedimientos internos definidos por la Entidad Estatal. Independientemente de que aplique o no la liquidación para las Órdenes de Compra, todas deben ser cerradas en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, por lo anterior, la Entidad Compradora debe diligenciar el formato de modificación, aclaración, terminación o liquidación de Orden de Compra una vez ejecutada la Orden de Compra, y enviarlo junto con el formato adicional que diligencie la Entidad Compradora (este formato solo aplica para las Órdenes de Compra que deben ser liquidadas) a Colombia Compra Eficiente, para que esta pueda dejar cerrada y liquidada la Orden de Compra en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. 3.15 Sometimiento a un acuerdo comercial. N/A 3.16 Constancia del cumplimiento del deber de análisis del sector por parte de las entidades estatales. N/A FIRMA Funcionario que elaboró ORIGINAL FIRMADO KELLY SANJUAN CORONADO Profesional Universitario Funcionario que revisó ORIGINAL FIRMADO JAIME RODRIGUEZ MURGAS CARGO Coordinador Administrativo Funcionario que autorizó ORIGINAL FIRMADO MANUEL VIVES NOGUERA Director Ejecutivo Seccional
