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Administración de Unidades de

Información

Unidad N° 4

Estudio de casos para evaluar la

Unidad 4

Programa Ciencia de la Información y la

Documentación, Bibliotecología y

Archivística

TRABAJO FINAL - ESTUDIO DE CASO

INTRODUCCIÓN

En 1935 la Escuela de Chicago utilizó el estudio de caso como método de análisis de los fenómenos sociales de migración que ocurrían en los Estados Unidos, pero fue la Escuela de Harvard la que lo popularizó; siendo Christopher Columbus el pionero, al implementarlo en la Facultad de Derecho en la preparación de sus alumnos para intervenir en litigios (Peña, 2009 & Arzaluz 2005). El surgimiento de esta metodología ha causado controversia debido a las ciencias que la han utilizado y que se pensaba consistía en una simple narración de anécdotas o historias de vida. En tiempos recientes, el estudio de caso ha tomado un nuevo auge debido al interés por las investigaciones de tipo cualitativo versus lo cuantitativo. Robert Yin es el autor más reconocido en la conceptualización y aplicación de esta metodología, como una estrategia de investigación que comprende todos los métodos con la lógica de la incorporación en el diseño de aproximaciones específicas para la recolección y análisis de datos (Yin, 1994). Ante esto, Goode y Hatt (1976) explican que el método de estudio de caso no es sólo una técnica para conseguir datos, sino que también sirve para organizarlos con base en una unidad escogida, a través de utilizar diversas técnicas como son el cuestionario, las historias personales y la entrevista intensiva. Para Peña (2009), el estudio de caso es una investigación empírica que se aplica a un fenómeno contemporáneo dentro de su contexto real de la vida social, en donde los límites entre el fenómeno y el contexto del entorno no son claramente visibles, y en donde se propicia la utilización de distintas fuentes de evidencia, distintas miradas y distintas disciplinas afines.

que puede ser diferente de la adoptada por los directivos de las empresas o situaciones objeto de estudio. Estudiar y discutir un caso es analizar cada dato en relación con los otros datos, descubrir las incoherencias, investigar las explicaciones y proponer una solución que cuadre con todos los datos y no sólo con una parte de ellos.

DESARROLLO DEL CASO

El Gerente de la empresa Andinos del Mediterráneo desea dar cumplimiento a las normas dispuestas dentro del territorio nacional en materia archivística. Para ello, lo contacta a usted con el fin de que le presente una propuesta de intervención. El tiempo total del proyecto no podrá ser superior a los 6 meses. La Entidad ya cuenta con TRD aprobadas y convalidadas. Se requiere llevar a cabo las siguientes actividades:

1. Se requiere la intervención archivística de 1.500 metros lineales con sus correspondientes procesos archivísticos (se estiman como resultado de esta operación cerca de 6.000 cajas y alrededor de 42.000 expedientes, para un total de 8.400.000 folios.
2. Se requiere adquirir y suministrar los insumos necesarios para el almacenamiento de la información.
3. Se requiere planificar las actividades de organización e intervención del archivo, con su correspondiente foliación, descripción archivística (FUID) y rotulación.
4. Se requiere conocer los cuerpos necesarios de estantería para almacenar y custodiar esta documentación.

5. Se requiere la digitalización de estos expedientes (Promedio de 200 folios por cada expediente) (El 70% de los expedientes son objeto de digitalización de conformidad con las TRD)
6. Se requiere la elaboración del plan de conservación y del plan de preservación digital a largo plazo.
7. Se requiere la elaboración del PGD (Sin sus programas específicos) La información que requiere el Gerente de la empresa Andinos del Mediterráneo para formalizar el contrato es la siguiente:
8. Plan de intervención archivístico (Plan estratégico) en el cual requiere que se detallen: ✓ Actividades que se van a ejecutar. ✓ Tiempos estimados por cada actividad a realizar. ✓ Recursos físicos y de infraestructura requeridos, con cantidades. ✓ Recursos tecnológicos requeridos, con cantidades ✓ Recursos humanos requeridos, detallando el cargo, las funciones y actividades que van a realizar, el perfil requerido, la cantidad de personal, las metas para la evaluación de su desempeño y las asignaciones salariales.
9. Plan de costos del proyecto.
10. Plan de comunicaciones que se va a ejecutar durante el proyecto.
11. Matriz de riesgos de las actividades del proyecto
12. Matriz de indicadores para las actividades a ejecutar en el proyecto.
13. Grantt del proyecto, donde se evidencie el momento donde se va a ejecutar cada una de las actividades, fecha de inicio y de finalización de acuerdo con las metas establecidas y los recursos asignados a cada actividad.

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