ANEXO 1
Especificaciones funcionales para aseguramiento de
documentos de gestión del proyecto en SDX
Versión 005
Prepara tus exámenes
Prepara tus exámenes y mejora tus resultados gracias a la gran cantidad de recursos disponibles en Docsity
Consigue puntos base para descargar
Gana puntos ayudando a otros estudiantes o consíguelos activando un Plan Premium
Orientación Universidad
Prepara tus exámenes
Prepara tus exámenes y mejora tus resultados gracias a la gran cantidad de recursos disponibles en Docsity
Busca documentos
Prepara tus exámenes con los documentos que comparten otros estudiantes como tú en Docsity
Busca documentos en el Store
Los mejores documentos en venta realizados por estudiantes que han terminado sus estudios
Video Cursos
Estudia con lecciones y exámenes resueltos basados en los programas académicos de las mejores universidades
Quiz
Responde a preguntas de exámenes reales y pon a prueba tu preparación
Consigue puntos base para descargar
Gana puntos ayudando a otros estudiantes o consíguelos activando un Plan Premium
Comunidad
Pregúntale a la comunidad
Pide ayuda a la comunidad y resuelve tus dudas de estudio
Ranking de las universidades
Descubre las mejores universidades de tu país según los usuarios de Docsity
Ebooks gratuitos
¡Nuestros e-books salva-estudiantes!
Descarga nuestras guías gratuitas sobre técnicas de estudio, métodos para controlar la ansiedad y consejos para la tesis preparadas por los tutores de Docsity
especificaciones funcionales sdx, Monografías, Ensayos de Ingeniería
sdx especificaciones de operacion en ecp para su implementacion
Tipo: Monografías, Ensayos
2019/2020
1 / 9
Esta página no es visible en la vista previa
¡No te pierdas las partes importantes!
Documentos relacionados
Vista previa parcial del texto
¡Descarga especificaciones funcionales sdx y más Monografías, Ensayos en PDF de Ingeniería solo en Docsity!
ANEXO 1
Especificaciones funcionales para aseguramiento de
documentos de gestión del proyecto en SDX
Versión 00 5
FUNCIONALES
PARA ASEGURAMIENTO DE
DOCUMENTOS DE GESTIÓN DEL
PROYECTO
VICEPRESIDENCIA
DESARROLLO Y
PROYECTOS
Fecha: 17 - 02 - 2023 Página 2 de 9 CONTROL DE VERSIONES Fecha Versión Descripción Autor Rol 26 / 09 /202 2 1 Especificación inicial Adriana Camargo Fonseca Product Owner frente Gestión de Gestión de Información 28/09/2022 2 Ajustes por revisión Fabián Alejandro Prieto Equipo frente Gestión de Gestión de Información 11/11/2022 3 Ajustes y cambio en estructuración del documento Adriana Camargo Fonseca Product Owner frente Gestión de Gestión de Información 06/02/2023 4 Ajustes por inclusión de entregables Adriana Camargo Fonseca Product Owner frente Gestión de Gestión de Información 17/02/2023 5 Ajustes por solicitud de patrocinadores del proyecto. Adriana Camargo Fonseca Product Owner frente Gestión de Gestión de Información REVISÓ APROBÓ Fabián Alejandro Prieto Equipo funcional SmartEDP Gestión de Información Adriana Camargo Fonseca Product Owner SmartEDP Gestión de Información
FUNCIONALES
PARA ASEGURAMIENTO DE
DOCUMENTOS DE GESTIÓN DEL
PROYECTO
VICEPRESIDENCIA
DESARROLLO Y
PROYECTOS
Fecha: 17 - 02 - 2023 Página 4 de 9
1. Introducción La Vicepresidencia de Desarrollo y Proyectos (EDP) se encuentra implementando la herramienta SDx de la suite de Hexagon como parte del proyecto SmartEDP. Si bien SDx es un software que ya trae configuraciones establecidas de modo nativo (Out Of The Box), se requiere extenderlas para cubrir las necesidades de negocio relacionadas con la inclusión de los documentos de gestión del proyecto. 2. Alcance Se requiere realizar las configuraciones identificadas para lograr la gestión completa de los entregables relacionados con la gestión del proyecto en la herramienta SDx, así como los reportes de la información generada.
2.1 Contexto del alcance
La Vicepresidencia de Desarrollo y Proyectos (EDP) define los documentos de gestión del proyecto que sirven para apoyar al Líder de proyectos y su equipo en la identificación de las actividades a ejecutar en el proyecto durante cada fase del proceso, así como los entregables que deben asegurarse para cada una de ellas. El equipo de proyecto debe revisar la aplicabilidad y profundidad de cada uno de los entregables con base en el alcance del proyecto. Adicionalmente, se identifican ciertos entregables como una recopilación de la información clave del proyecto que se usan para facilitar el proceso de toma de decisión en cada fase. Éste varía de acuerdo con el nivel de precisión de cada etapa y provee la evidencia de los análisis que soportan la recomendación del equipo de proyecto. Actualmente, los entregables de gestión son desarrollados por los equipos de proyecto y por los distintos profesionales de las disciplinas, y posteriormente son cargados en la herramienta Proyecta. El equipo del servicio Gestión Documental de la GSY también carga entregables y adicionalmente hace el seguimiento de la completitud para cada proyecto. La herramienta presenta al usuario los documentos que debe cargar y de esta forma se disminuye el riesgo de falta de información de un proyecto lo cual puede afectar el desarrollo de este, así como presentar hallazgos en auditorías. En el alcance del proyecto SmartEDP del frente Gestión de Información se realizaron actividades relacionadas con una prueba de concepto (POC) para revisar la viabilidad de incluir todas las necesidades relacionadas con esta implementación en SDx. Por consiguiente, ya se realizaron configuraciones que pueden ser de utilidad para el avance de los requisitos planteados en el presente documento.
FUNCIONALES
PARA ASEGURAMIENTO DE
DOCUMENTOS DE GESTIÓN DEL
PROYECTO
VICEPRESIDENCIA
DESARROLLO Y
PROYECTOS
Fecha: 17 - 02 - 2023 Página 5 de 9
2.2 Alcance del requisito
2.2.1 Configuraciones bases
En Documentos Ecopetrol se crearía un nuevo tipo documental para identificar los documentos de gestión del proyecto. Esto asumiendo que se puede utilizar formularios distintos dentro de la misma clasificación.
2.2.2 Reglas de nombres para documentos
Se creará nuevo ENS asociado al tipo documental. Éste será definido durante la implementación.
2.2.3 Configuración de listas
Configuración que permite actualizar listas existentes o crear otras si es necesario, correspondientes a los valores de los metadatos asociados a los documentos. Se debe realizar una carga inicial para poblar las listas, y para su actualización se debe contar con el apoyo del servicio AOS.
2.2.4 Configuración de metadatos
Configuración de metadatos asociados a los documentos de gestión del proyecto. Se identificaron preliminarmente los siguientes (se entregarán listados cuando inicie la ejecución de esta iniciativa).
Metadato Tipo
Versión Listado
Variante / Categoría Listado
Fase / Subproceso Listado
Proceso Listado
Nombre del entregable Listado
DSP Boolean
AR Boolean
Requerido Boolean
Justificación Texto
Observación de estado
y Calidad
Texto
FUNCIONALES
PARA ASEGURAMIENTO DE
DOCUMENTOS DE GESTIÓN DEL
PROYECTO
VICEPRESIDENCIA
DESARROLLO Y
PROYECTOS
Fecha: 17 - 02 - 2023 Página 7 de 9
- Configurar esquema de revisión numérico
- Modificación de metadatos de documentos de gestión de proyectos
2.2.6 Cargas masivas
Se requiere que se realicen las configuraciones necesarias para el cargue de documentos de gestión para los proyectos gestionados por la EPP asignando los metadatos definidos y que corresponden a este grupo documental.
- Creación documentos: Se requiere que se realicen las configuraciones necesarias para creación de documentos de gestión (contenedores) para los proyectos gestionados por la EPP asignando los metadatos definidos y que corresponden a este grupo documental.
- Asociación archivos a documentos: Se requiere que se realicen las configuraciones necesarias para asociación de archivos a documentos de gestión (contenedores) para los proyectos gestionados por la EPP.
2.2.7 Manejo de roles
Configuración de roles básicos para consulta y gestión de documentos de gestión del proyecto. Se identificarán los roles durante la ejecución de la iniciativa.
2.2.8 Reporte de seguimiento documentos de gestión del proyecto
Se requiere tener una vista, reporte, o archivo (hoja de datos) con los documentos o la cantidad de documentos de gestión del proyecto cargados en la herramienta SDx con información del proyecto al que pertenecen (principalmente líder de proyecto y Hub). Debe poderse visualizar en un archivo Excel para que pueda alimentar tableros de la vicepresidencia ya existentes, el cual es de uso indispensable del servicio Gestión Documental de la Gerencia de Servicios a Proyectos (GSY). Datos de los entregables necesarios en el reporte:
- Proyecto.
- Estado del proyecto.
- Hub.
- Líder de proyecto.
- Versión de la guía.
- Variante.
- Fases.
- Procesos.
- Entregables.
- Responsables en emitir el entregable.
- Documentos.
FUNCIONALES
PARA ASEGURAMIENTO DE
DOCUMENTOS DE GESTIÓN DEL
PROYECTO
VICEPRESIDENCIA
DESARROLLO Y
PROYECTOS
Fecha: 17 - 02 - 2023 Página 8 de 9
- Estado: Propuesta inicial de manejo de estados: Cerrado - cuando el documento se encuentre Aprobado con el estatus Current (SignOff). Vencido - cuando el documento se encuentra en progreso con el estatus Working, y la Fecha de seguimiento y/o control sea mayor a la fecha actual. En Progreso - cuando el documento se encuentra en progreso con el estatus Working, y la Fecha de seguimiento y/o control sea menor a la fecha actual.
- Observación del estado y calidad.
- Responsable del cierre.
- Fecha de seguimiento y/o cierre.
- AR.
- DSP.
2.2.9 Flujo de aprobación
Se ve la necesidad de implementar un flujo de proceso para los documentos de gestión del proyecto de forma que se permita asegurar que los documentos cumplen con los requerimientos del negocio.
2.2.10 Databook - Vista única de entregables de gestión
Se requiere configurar un databook para los documentos de gestión, por proyecto y por fase/ subproceso, con el fin de tener un punto único de consulta de la información. Se usaría el formulario genérico que provee la herramienta.
- Crear tipo databook para documentos de gestión
- Entry Point Búsqueda tipo databook