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DOCUMENTOS MERCA NTIL ES 111.^1
DOCUMENT OS MERCANTILE·S*
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INTRODUCCIÓN '^ ~^ -^ l
~;A> La creciente complejidad de las acuv1dades económicas de un negocio ha' hecho que los simples acuerdos verbales se l1ayan sustituido de sde tiempos mu y remotos por la co nstancia esenia de los pactos o acuerdos celebrados. En el mund o moderno de los negocios cualquier paso que se dé en el campo merca ntil se sustenta a través de un docume nto y en caso de que su 1mportanc1a lo justifique, el documen to en cuestion puede llevar la firma de algún funcionario calificado de la empresa. De lo expuesto se 1nf1ere que las continuas operaciones efectuadas por la e mpresa
requieren la em1s1on y recepc1on de documentos de div ersas índoles que respal da n
las tran sacciones económicas y financieros.
2. DEFINICIÓN
L os docum en tos mercantiles son los títulos, efectos (letras de cambio y pagarés). recibos, facturas, notas de débito y crédito, planillas de sueldos, notas de remisión, notas o vales de salida de mercaderías. informes de consumo de materiales, etc. , es decir , son los documentos que sirven para legitimar el e¡ercicio de derecho literal y autónomo consignado en el mismo. y es la d oc umentación fuente que permite registrar las operaciones m ercantiles en los comp robantes de contabilidad.
Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad donde los conté;(f ores y auxiliares de contabilidad obtienen datos necesarios para
personificar las cuentas y efect uar los asientos co ntables en los comprobantes de
contabilidad. Cuanto mas grande sea la empresa mayor será la necesidad del uso de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por dep artamentos, habrá en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto número de co mpradores estará adquiriendo } m ercancías del mercado local, nacional o internacional. En tod os los dep art amentos de ventas se generan recursos y el cajero de la empre sa recibe efectivo en moneda nacional o extran1era en pago de las ventas efectuadas, el m ismo que se debe ser depositado en forma integra dentro las 24 horas a un Banco; a su vez se realizan
desembolsos por pago a acreedores de la empresa y por compra de bienes y
servicios bajo la responsabilidad del Teso re ro.
Los documentos intercambiados por las emp resas que intervien en en una transacc ión mercantil facilitan el respaldo y regi st ro de las operaciones , informan al contador o aux1l1ar de contabilidad respecto a las secuencias de las op eraciones y sirven de au1onzac1on para el registro en los li bros de contabilidad.
J uan Funes Orella na (^) El ABC de la Contabilidad
111. 2 EL ABC DE LA CONTABILIDAD
En conc lu sión, podemos decir que entra dentro de la idea de documentación mercantil toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para:
~ Certificar los registros contables realizados en los libros de contabilidad.
~ Probar un hecho desde el punto de vista legal.
Respecto al segundo término conviene observar que tos libros de contabilidad son
tan sólo un medio de prueba, y aunque en ciertos casos puede convertirse en
elemento fundamental para decidir un fallo, m~nca servirán para dest ru ir la evidencia surgida de un comprobante escrito y revestido de las características legales: puede decirse entonces que aún los libros de contabilidad pierden valor sino están apoyados en un archivo de documentos bien organizado y bajo la responsabilidad de un custodio.
DOCUMENTOS
MERCANTILE S
NE GOCIABLES j {
NO NEGOCIABLES
LETRA DE CAMBIO
PAGARÉS
CH EQU E
RECIBOS
FACTURAS
VALE
[ NOTAS DE REMISIÓN ]
[ NOTA DE ABONO ]
[ NOTA DE CRÉDITO ]
Documentos negociables, son todos aquellos documentos que se pueden negociar a través de endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento o dejar en garantía.
Documentos no negociables, son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez probar desde et punto de vista legal la realización de una operación mercantil.
3. OBJETIVOS
El principal objetivo de un documento mercantil es lograr un control interno adecuado de todas las transacciones comerciales que realiza una empresa pública o privad a, respaldando con la documentación suficiente y pertinente, a cada ti po de transacciones ya sea por captación de recursos económicos (pago de clientes por venta de bienes, servici os y cobro a deudores) y desembolsos realizados por adquisición de bienes, servicios, pago de obligaciones y gastos operativos necesa rio s para mantener en marcha la empresa; los mismos que se adjuntan como documentación de respaldo a los comprobantes de contabílidad (Comprobantes de
Documentos Mercantiles (^) Juan Funes Orellana
111. 4 EL^ ABC^ DE^ LA^ CONTABILIDAD
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Adquiere material de escritorio por Bs según factura N^11 234 de Librería París a crédito a 1 O días plazo. Percibe ingresos por asesoramiento al Gobierno Municipal de Villa Tunari BsS. según factura N^2 002. La H.A.M. paga con cheque del B.N.B.
Se deprecia (amortiza) los bienes de uso (activo fijo) y se actualiza.
Devolución de mercaderí a, pagado en efectivo por el proveedor Se paga l os impuestos IVA, IT, RC -IVA en efectivo.
Egreso
Egreso
Eg reso
Ingreso
Diario
Ingreso
Diario
Ingreso
Egreso
Papeleta de depósito.
Facturas de fa s empresas, "Recibos de Caja Eg reso· y los recibos oficiales de las empresas beneficiarias con el pago.
Factura y el " Re cibo de Caja Egreso•.
Factura y "Recibo de Caja Ingreso·.
Factura.
Factura y recibo de caja ingreso.
Cuadro de depreciación y actualización o papel de trabajo de actualización y depreciación. Recibo de Caja Ingreso, Nota de Abono y la N Qta de Remisión o Salida Form. de liquidación de impuestos y Recibo de Caja Egreso
A continuación se presenta las características y la forma del llenado de los documentos comerciales más usuales y de mayor importancia.
6. LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio es una orden incon di cional por escrito hecha por una persona natural o jurídica a ot ra exigiendo para que ésta efectúe el pago a la vista, a una fecha futura fija o determinable, de una dete rm inada cantidad de dinero en pago de un valor que el girado ha recibido del girado r.
La suma de dinero debe ser determinada; la Ley prohibe que en la letra de cambio figure estipulación de intereses o cláusula penal (lo que si es posible en el pagaré).
6.1 MODALIDADES DE GIRO
De acuerdo al Art. 544" del Código de Comercio, las letras de cambio pueden ser giradas bajo las siguientes modalidades:
Documentos Mercantiles (^) Juan Funes Orellana
DOCUMENTOS MERCANTILES 111.^5
caí" A la v ista : no necesita ser previamente aceptada; basta present ar el mismo día de su giro o cualquier ot ro día pa ra exigir su pag o. Es poco usual en la práctica de la profesión. A días o meses vista : las letras giradas bajo es ta modalidad, tien en la característica de que el plazo de vencimiento se computa a partir de la fecha de aceptación de la letra, o sea, la fecha en que "a visto" el aceptante y firmado el compromiso de pagarla. A días o me ses fecha: el pl az o de vencimiento se computa de sd e la fecha en que la letra fu e girad a. En este caso se cuentan los días conforme al año civil, o sea computando los días que tiene c ad a mes. A fecha fija : cuando en forma expresa se especi fi ca la fecha de pago en la letra de cambio.
6.2 ACEPTACIÓN
Es la declaración mediante la cual una persona natural o jurídica se compromete al pago de una letra de cambio por el importe en ella señalado y en la fecha de su vencimiento.
ACEPTAR
Es obligarse a pagar efectos comerciales mediante firma estampada en el prop io document o. Por lo que el aceptante (girado} es la pe rsona que suscribe, con su firma debajo de la pa labra "ACEPTO", quedando formalmente comp ro metido a pagarlo el valor nominal de la letra de cambi o, el formato de la aceptación es como sigue:
ACEPTO Cochabamba, 24 de marzo de 200X
s~ 'R~(J.
6.3 EFECTOS DE LA ACEPTACIÓN
Art. 5502 1 Por el hecho de la aceptación, el girado se convierte en principal obligado y de be
pagar la letra a su vencimiento sin necesidad de previo aviso, aún cuando el girad or hubiera
fallecido, quebrado o declarado interdicto, y carecerá de acción cambiarla contra éste y lo s
demás firmantes de la letra. Las letras expedidas a la vista no necesitan de aceptación.
6.4 AVAL
Art. 5582 Concepto, mediante el aval se puede garantizar en todo o en pa rt e el pago de una letra de cambio. Esta garantía puede otorgarla un tercero o cualquier endosante de la letra, excepto el gi rador. Art. 5592 Forma de hacer constar el aval, el aval debe constar en el anverso de la le tra
misma o en hoja adherida a ella y se expresará escribiendo "por aval" u otra exp re sión
equivalente, con la firma del avalista. La sola firma puesta en la letra, cuando no se le pue da atribuir otro significado, se entiende por aval.
Art. 5612 Obligación del avalista, es siempre solidario y el avalista queda obligado en los términos que corresponderían fo rmalmente al avalado, y su o bl igación es válida aun cuarido la de este último sea nulo por cualquier causa.
(^1) Los artículos que se citan corresponden aJ Código de Comercio.
Juan Funes Orellana (^) El ABC de la Co nt abili da d
DOCUMENTOS MERCANTILES
El llenado de una letra de cambio se realiza de la siguiente manera:
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) ( 11) (12) Ejemp lo :
Vc:;ilor (importe) de la letra de cambio en números F echa de emisión de la letra de cambio Número correlativo de letras de cambi o que emite la empresa Plazó o fecha de vencimiento Letra o Única Nombre del beneficiario Valor de la letra en forma literal Re cibido Se registra el nombre del girado (deudor). su dirección y teléfono Firma del girador (acreedor) ACEPTO, donde firma el deudor y llena la fecha La firma del aval va al d orso de fa letra de cambio
El formato de la letra de cambio fue emitido con los siguientes datos:
El 11 de abril de 200 7, la empresa co mercial "Tres Estrellas" de Jenny Fe rnández vende mercader ías al Sr. Juan Fu nes Orellana por un valor de $ US 10 .000 según factura Nº 00765 contra aceptación de una letra de ca mbio a 90 días vista a favor de Jenny Fernández.
ANÁLISI S PARA LLENAR LA LETRt'i DE CAMBIO:
a) Valor de la letra de cambio es de $US 10. b) Fecha de emisi ón : 11 de abril de 2007 c) Número correlativo 4S0/98 (significa que se ha girado 450 letras a la fecha) d) Plazo: 90 días vista e) Beneficiaria : J enny Fernández f) Girado (deudor): Juan Funes Orellana g) Girador (acreedor): Comercial "Tres Estrellas" representado por su Gerente Jenny Fernández.
PERSONAS QUE INTERVIENEN EN LA LETRA DE CAMBIO
Como se podrá apreciar en la emis ión de la letra de cambio precedente, intervino tres personas:
Girador Jenny Fernández
Girado Juan Funes Orellana
Beneficiario Jenny Fernández
El girador puede ser al mismo tiempo el beneficiario, en este caso intervie ne solo dos pe rsonas , ejemp lo:
G irad or y beneficiario
G irado
J uan Fun es Orellana
Jenny Fernández
Juan Funes O re llana
El ABC de la Contabilidad
111. 8 EL^ AB^ C DE LA CONTABILID^ AD
SE PIDE : Emitir las letras de cambio considerando las modalidades de giro, para tal objeto le
proporcionan los siguientes ~atos:
ILJ El 27 de mayo de 200x, la ferretería "San Miguel" del Sr. Alejandro Salcedo Flores
vende mercaderías al Sr. Raúl Avila Oliva re s por un valor de Bs300.000 según factura Nº 00345765 contra aceptación de una letra de cambio (Nº 235/0x) a 90 días vista, a favor del Banco Mercantil Santa S.A.
SUGESTION
¿Cuánto es el valor nominal de la letra de cambio?
¿Quién es el girador?
Que fecha se emite la letra?
Quién es el girado?
Cuánto es el número correlativo?
Cuánto es el plazo para el vencimiento?
Quién es el beneficiario?
Documentos Mercantiles
RESPUESTA
llt 10 ELABCDELACONTABILIDAD
[) El 15 de mayo de 200x, la ferretería "San Jorge" del Sr. Samuel Argan·ctoña vende mercaderías al Sr. Roberto Paravicini por un valor de $US 25.000 según factura Nº 024567 contra aceptación de una letra de cambio (Nº 129/0x} con vencimiento al 15 de agosto de 200x, letra girada a favor de la Ferretería •san Jorge".
SUGESTIQN
Cuánto es el valor nominal de la letra de cambio?
Quién es el girador?
Que fecha se emite la letra?
Quién es el girado?
Cuánto es el número correlativo?
Cuándo es la fecha de vencimiento?
Quién es el beneficiario?
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Documentos Mercantiles (^) Juan Funes Orellana
DOCUMENTOS MERCANTILES 111.^11
- EL PAGARÉ
El pagaré es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fiJa o determinable (cu~ndo reconoce interés) de dinero en un momento determ inado y firmada por la pe rs o na o las personas que acuerdan efectuar el pago.
Por tanto, es un documento privado de cré dito, que en su caso pue de ser elevado a instrumento público mediante el reconocimiento de firmas y rúbricas antes u des pués de la transacción.
A diferencia d!:l la letra de ca mbio, e l pagaré:
~ Puede incluir la estipulación de intereses ordinarios y penales.
~ No pue de se r girado a la vista , sino:
- A días o meses fecha. y
- A fec ha fija
Lo s pagar és pueden ser:
~ Simple o a sola firma, cuando el pagaré está fi rmado solamente por el deudor
~~ quien garantiza el cumplimiento de la obligación a la fecha de ven cimien to. ',~
.l;
Ejemp lo:
Con gara ntía personal, cuan do ex iste la garantía de ot ra pe rsona quien en forma solida ri a y mancomunada se cornprornete a satisf acer la obligación en la fe cha de vencimiento en caso del incumplimiento por parte del deudor.
Con gara ntía pre nda ria, cuando se garantiza la deuda con una prenda que puede ser: Vehículo, Joyas, títulos de propiedad de un inmueb le, etc.
Con g,mmtía hip otecaria, se presenta este caso cuando existe una ga rantía hipotecaria c om o un bien inmueb le; en este c as o el acreedor puede gest ionar el remate del bien para recu perar el valor de crédito si no fue satisf echa la obligación en la f echa de vencimiento.
Mixto, es cuan do existe la com bin ac ión de las garantías mencionadas, así por ejemplo, el crédito se otorgue co n garantía personal y prendaria.
El 20 de octubre de 200x el Sr. Rolando Corso Mendieta vende mercaderías al Sr. Roberto Ca rrillo Caro por Bs1 .550.950 según factura NQ 0987 con tra entrega de un pagaré con vencimiento al 31 de diciembre de 200x. Gara nte personal Ramiro Gurruchaga Arismendi.
Juan Funes Orellana El ABC de la Contabilidad
DOCUMENTOS MERCANTILES 111.^13
- El 29 de junio de 200x el Sr. Rami ro Ergueta Balderrama vende mercaderías al Sr. Gonzalo Bande ras Encinas por Bs410.000 según factura N^2 YR9NO O 09960 contra entrega de .un pagaré con vencimiento al 29 de septiembre de 200x, reconociendo un interés del 16% anual y penal del 7% anual. Garante personal Raúl Tarrico Gamarra.
Bs•••. - .... , ••.....• Yo, .... ......... .. ......... ... ..... ........ .. ....... ... .. ...... ......... ........... .... ..... ... debo y pagaré
............................................................. ...... .. .del presente año, a la orden del
··········· ························· ·········· ············ ··· ········ · La suma de: .... ....... ........... ................ ..... ........ ...... .. ... ........ .. ...... .. ..... ..... ....... .. ... .. ... .. .. ... ... .... Bolivianos / Dólares.
Valor recibido en dinero en efectivo (o mercaderías}, más intereses o rd ina ri os del
...... ....................... ....... ...... ....... Intereses penales del .. ... ... ... ....... ..... .. .... ....... en caso de mora. Constituye garante firme y codeudor el Sr. ... ...................... ..... ...... .. .. ........... ...... , quién en vista de éste hecho firma el presente pagaré.
Cochabamba, ...... de .. .... ... .. .... .... .. .. ... .... de 200 ...
Deudor Garante
- El 25 de julio de 200x, el Sr. Julio Bracamonte Robles emite un paga ré simple a favor de la Sra. Dolores de Barriga por Bs12.000 por una deuda contraída por préstamo, con vencimiento 25 de octubre de 200x.
Bs-.:. ... .. .. .... ...
Yo, ...................... .................................. .... ........ ...... ..... ... .... debo y pagaré
. .......................... ..... ........ ........................ ... del presente año, a la orden del
La suma de: ... .. .............................. .. ......... .................. ..... ....... .. ........ ....
.... .. ........ .. ...... .. .. .. .... ..... ... .. .... .. .... .. .. .. ...... .. ....... ... .... Bolivianos / Dólares.
Valor recibido en dinero en efectivo (o mercaderías}
........... .. ...... .... .. ..... ..... ..... ......, .. .... de ... ................ ......... de 20 ... ..
Deudor
Juan Funes Orellana El^ ABC de^ la^ Contabilidad
- 14 EL^ ABC DE^ LA^ CONTABILIDAD
CON GARANTÍA HIPOTECARIA
- El 24 de junio de 200x el Sr. Roberto Corso Chávez vende mercaderías al Sr. Alfredo Villazón Rocha por un valor de $US 10.000 según factura N^2 03450 ~ontra entrega de un pagaré a 90 días fecha, con una tasa de interés del 3% mensual, en caso de mo ra 7% penal y con garantía hipotecaria de un bien inmueble ubicado en la calle 25 de mayo N^2 E-098.
$U$••••...•.••...• ...
Yo.. ..... .. ...... ............. ... ........ ........ ........................... ................ debo y pagaré ........... ....... .. .. ................. .......... ......... ......... .. .del presente año, a la orden del
La suma de:. ..................................................................... ............. ....... .... .. ... ............... .... Bolivianos / Dólares.
Valor re cibido en dine ro o en mercaderías, más intereses ordinarios del ........... .. .. .. .. .. ...... ... ..... ......... ... ........ ... ...... Intereses penales del ......... .... ....................... en caso de mora.
En caso de incumplimiento garantizo con un bi en inmueble ubicado en .......... ......... .. ........ .... ........... ............. .. ... ... reg is trado de Derechos Reales bajo la partida N^11 .. .... .. ... .. ......... libro N^2 ..... ....... folio N^2 ............ ....... .. de fecha
Cochabamba, ... ... de ......... ... .... .. .. .......... de 200 ... ..
Deudor
8. EL CHEQUE
Es una orden de pago de una determinada suma de dinero a la vista. porque debe ser pagado contra p re sentación del cheque en cajas del Banco, y que permite al librador (cuentacorrentista) del mismo retirar en su nomb re o en el de t ercero .en forma parcial o total de los fondos depositados en poder del librado (Banco).
8 .1 FONDOS DISPONIBLES
El girador debe tener. necesariamente, fondos depositados y disponibles en el Banco girado o haber recibido de éste autorización para girar cheques en virtud de una apertura de crédito, fondos en avance. De acuerdo a disposiciones legales vigentes está pro hi bido girar cheques en descubierto.
8.2 MODALIDADES DE GIRO
El cheque se puede girar:
Doc umen tos Mercantiles (^) Juan Funes Orellana
- 16 EL^ ABC^ DE LA CONTABILIDAD
m BANCO NACIONAL DE BOLIVIA S.A.
l!!NB 0om.~=t°"'
90
e;) Í'D. 0839 1
....... lto:- (^) Bs.
vr«:ho
~a laatianda:-------------------------
1:[JUJ[]Jll31lil: •ll3[]1l(][] 1UtJ13 llfl3Q•
- Cheque N-º 019361 a la orden de Empresa Comercial "Cañoto" S.R.L. por Bs1 .789.
rr¡ BANCO NACI ONALDE.BOLIVIA S.A.
BNB
Dom. ~c. EípJl\a Pf' llCl9·1cMa
e;) t-.b. 08391
U.gel" yr«:ho ------~---:~~~-=--=---~~ Pégiaeo laClden c:113: -----------,,-:-----------'-'------ Loamodl3: ________________ ________ _
- Cheque N-º 019362 al portador por Bs 10.
Documentos Merca ntiles (^) Ju an Funes Orellana
DOCUMENTOS MERCANTILES
(TI BÁNCONACIONAL l)E BOLIYIA s.A. l!!NB. 0cm 1=.°:~f.e'°
e;) ~ : 08391
~CQ!lldt:-,-..:,-..,...,..,..-,--:-:-:-:':"."~--:-~~~-::-~-::-::-;--~"""7"~--;-:-~~-
1:[]tlJ{H[]:iCltt: l[IJIJOU 1[1fl19 [Jfl:iQt
8.3 ENDOSO
El cheque girado a la orden de una persona natural o jurídica (nominativa) puede ser endosado a otra persona para su cobro, dicho endoso lo realiza el beneficiario del mismo, estampando su firma y número de identificación personal en el reverso del documento.
Ejemplo:
8.4 RECHAZO DE CHEQUE POR EL BANCO
El girado, el Banco, debe rechazar el pago de un cheque en los siguientes casos:
Juan Funes Orellana , (^) El ABC de la Contabilidad
DOCUMENTOS MERCANTILES 111.^19
8.6 LIMITACIÓN DE NEGOCIABILIDAD
El girad or o cualquier tenedor pueden limitar la negociabilidad del cheque estampando en el mismo la expresión '' no negociable" o "intransferible", en cuyo caso estos cheques y los no negociables por disposici ón de la Ley, sólo pueden ser endosados para su cobro a un Banco.
Ejempl o:
8. 7 RESPONSABILIDAD DEL GIRADOR
El girador es responsable del pago de cheque. Toda cláusula que lo exima de esta responsabilidad, se tendrá por no escrita.
8.8 PROTESTO
Es la constancia puesta por el Banco en el cheque de haber sido presentado en tiempo y no pagado total o parcialmente, surte efecto de protesto. La constancia se anotará en el mismo cheque o en hojas adheridas a él, señalando los mo tivos de la negativa del pago, la fecha y hora de presentación.
9. CHEQUE CERTIFICADO
Es el cheque donde el Banco certifica que el cuentacorrentista tiene fondos suficientes en la cuenta para girar contra ella. El Banco al certificar, debita inmediatamente en su cuenta el valor nominal del cheque. Usualmente la certificación se realiza en el reverso del cheque, la que es firmada por un funcionario del Banco, en forma gratuita; indica que el pago del cheque está garantizado a la presentación del mismo. Las expresiones "certificado", "visado ", "visto bueno" u otra equivalente, suscritas por el Banco, se tendrán por certificación. El formato de la certificación es como sigue:
EJEMPLO:
Juan Funes Orellana (^) El ASC de la Conta bllldad
111. 20 EL^ ABC^ DE^ LA^ CONTABILIDAD
,--------- - - --------- - - -------------,
o o
(.) LL ... a: UJ
o
o^ X o N .:,^ (]) .Q
O) "C oT"'"
9.1 RESPONSABILIDAD DE LA CERTIFlCACIÓN
Es responsable el Banco girado frente al tenedor, de que durante el plazo de presentación el cheque será pagado a su presentación oportuna.
1 O. CHEQUE CRUZAOO
Es aquel en que el librador 0 cualquier cenedor legal, traza, en su anverso, dos líneas transversales pa ra lelas entre las cuales se es ciÍbe las palabras "y Cía." o '"'I nombre del Banco al que únicamente pod rá ser pagado. En caso de robo o extravío del chl:lque, éste no puede ser cobrado por quien lo robó o encontró. Usualmente, el cheque cruzado se deposita en cuenta corriente bancaria o caja de ahorro del beneficiario.
EJEMPLO DE UM CHEQUE CRUZADO:
Documentos Mercantiles Juan Funes Orellana
