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Apuntes sobre el tema de costos de distribución, asi como ejemplos
Tipo: Apuntes
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Elaborado por: M. en C. Beyda Grande Campos Catedrática del IPN
Determinar los costos de distribución y los costos generados aplicables a las líneas de productos que maneja una empresa, utilizando las diferentes bases de prorrateo del flujo físico, para evaluar la rentabilidad de los canales de distribución, el portafolio de productos y servicios mediante la realización de ejercicios prácticos.
Los gastos de distribución comprenden todos los costos relacionados con la actividad de ventas, distribución y entrega de los productos a los clientes. En muchas compañías, este costo representa un importante porcentaje de los gastos totales. La cuidadosa planificación de dichos gastos afecta favorablemente al potencial de utilidades de la empresa.
Se aplican tanto a industrias como a comercios; compañías de seguros; entidades financieras, supermercados y cualquier tipo de establecimiento minorista y mayorista, ya que incorpora a la contabilidad financiera la técnica de los costos, enriqueciendo la información para determinar rendimientos por renglones, secciones de venta, vendedores, góndolas, sistemas de comercialización, tipos de servicios.
En el caso de los costos de distribución, no existe ninguna unidad que sirva como base con el mismo fin con que se utiliza la unidad del producto en los costos de producción. Como consecuencia en el campo de los costos de distribución se ha desarrollado un tipo de costos que suele denominarse análisis del costo de distribución , en vez de la contabilización de los costos rutinaria y continua que se utiliza en una fábrica. Se han desarrollado, asimismo, procedimientos para clasificar o identificar los costos en tal forma que éstos puedan analizarse cuando sea necesario, de acuerdo con cualquiera de los métodos o bases distintas que existen. Mediante tales análisis pueden determinarse los costos por territorios, por mercancías o grupos de mercancías, por causes de distribución, por clases de clientes, por la cuantía de los pedidos y por otras bases distintas.
Relacionando los costos así clasificados con alguna unidad de medida, se obtienen los costos de distribución por unidad. En esta forma, el costo de distribución puede calcularse en relación con el importe de las ventas, tanto para diferentes territorios, como para distintos métodos de ventas, para diferentes tipos de clientes, etc.
(^2) En la actualidad se reconoce que el costo de producción puede ser neutralizado por la
falta de control en la actividad distribuidora y administrativa del negocio. En los últimos años se ha dedicado mucha atención a la fase la distribución, en su significado reducido y amplio; este último comprende no sólo lo referente al almacenamiento, embarque y transporte de los artículos fabricados hasta su destino final, sino también los desembolsos efectuados después que el producto se ha fabricado y es en éste significado su estudio, que incluye la administración de las ventas, su control y el aspecto administrativo en general de una empresa.
En la contaduría existe consenso sobre el que los costos de distribución y administración son mucho más complejos y difíciles de determinar que los costos de producción, éstos son generados de ciertas operaciones mecánicas y repetitivas, limitados a algunas posiciones o a determinada área dentro de una fábrica, son mucho más tangibles, en cambio, los costos de distribución dependen en gran parte del esfuerzo y de actividades humanas que no pueden reducirse a operaciones mecánicas; su área de operaciones no está confinada a un espacio limitado , pues se extiende por todo el territorio que abarque el mercado que en ocasiones puede ser un país entero o en el exterior. Además, los costos de distribución son más intangibles que los costos de producción y para determinarlos se utilizan bases más amplias para repartir los cargos, los cuales son de difícil asignación, por lo que los procedimientos que se establezcan deberán ser lo más razonables posibles en cuanto a la elección de los factores de asignación, mismos que se determinan observando cómo se beneficia cada departamento de los gastos efectuados y verificando si son responsables en parte de que se causen, siendo en estos casos cuando puede ser aplicable una base doble, representándola con un número, resultante de la multiplicación de dos bases, ya que algunos departamentos se benefician y, al mismo tiempo, son responsables de los gastos en que se ha incurrido.
(^2) Jacobsen, Lyle; Backer, Morton; Ramirez Padilla, David Noel ISBN: 968451381X Neuner, John Joseph William/ Deakin Editorial ISBN: 9681841697 CONTABILIDAD DE COSTOS
(^3) Etapa 1. Recopilación en cuentas. Por medio de un catálogo de cuentas, dividiendo los
conceptos de costos en:
Constantes: permanecen fijos o con ligeras variaciones durante un periodo, sea cual fuere el volumen de las ventas.
Variables: Los que aumentan o disminuyen de acuerdo a los volúmenes de ventas y de las políticas de la empresa. A manera enunciativa, más no limitativa, a continuación se listan algunos conceptos de gastos clasificándolos en Fijos (F) o Variables (V).
Sueldos de personal (ejecutivo) F Vacaciones F Comisiones y premios V Aguinaldos F Cuotas SAR e INFONAVIT V Cuotas IMSS F o V Despensas F o V Honorarios auditoría externa F Teléfonos V Gasolinas V Seguros F Luz V Papelería F-V Muestras y exhibiciones V Embarques V Anuncios eléctricos F Fletes V Material de empaque V Publicidad V Tenencias F Impuesto sobre nóminas F o V Mantenimiento edificio F Depreciaciones F
Departamentalización
Los departamentos que comprenden la administración y la venta, varían tratándose de una empresa chica, mediana o grande; su extensión o agrupamiento dependerá del tamaño de la compañía; el catálogo de cuentas y subcuentas se sujetará a la clasificación
(^3) Jacobsen, Lyle; Backer, Morton; Ramirez Padilla, David Noel ISBN: 968451381X Neuner, John Joseph William/ Deakin Editorial ISBN: 9681841697 CONTABILIDAD DE COSTOS
Etapa 3. Control del costo de distribución y administración con los costos predeterminados y presupuestados
(^4) El control del costo de distribución y de administración se realiza por medio de costos
predeterminados, estimados o estándar que dan origen al establecimiento de presupuestos; las estadísticas de la empresa y las proyecciones hacia el futuro nos permiten razonablemente el establecimiento de este tipo de controles. Los presupuestos dan origen al control presupuestal con el cual al fin de cada mes o ejercicio se pueden comparar las cifras reales con las presupuestadas, originando diferencias de más o de menos, mismas que se analizan para conocer su origen y su correspondiente explicación.
El presupuesto es una anticipación al futuro, una proyección de lo que va a suceder o de lo que se espera debe acontecer de acuerdo a los parámetros con los que se hizo. La palabra se deriva de los prefijos “Pre”, antes de, y, “supuesto”, acontecer, hecho.
(^5) BGC, Boston Counsulting Group , desarrolló hace algunos años una matriz destinada a
analizar la rentabilidad del grupo de productos (portafolio) de la empresa.
Determinar la estrategia de mercadeo que debe seguirse con relación a la mezcla de productos que idealmente debería darse en la empresa.
La facilidad de entender el concepto, a la vez que su profundidad le ha valido ser reconocida y utilizada ampliamente, desde que fuera publicada en un boletín del BCG en el año 1970, con el título de “El Portafolio de Productos”.
El planteamiento del BCG dio origen a otros muy similares, a la vez que generó el principio conocido como la “administración del portafolio de productos”.
Este concepto ha sido aplicado intensivamente en la administración de inversiones donde se maneja un portafolio de diferentes tipos de inversiones financieras (productos), cada uno de ellos con diferente característica relacionada con el riesgo, la tasa de retorno y la revaluación.
(^6) Lo que hace el inversionista es tratar de balancear el riesgo y crecimiento de los
diferentes productos financieros, de manera de poder siempre tener un balance positivo. Toda empresa administra una cantidad de productos o servicios, lo cual constituye su portafolio. Para tener éxito, toda empresa debe esforzarse en desarrollar un portafolio de productos que le aseguren utilidades y flujo de efectivo.
(^4) Neuner, John Joseph William/ Deakin Editorial ISBN: 9681841697 CONTABILIDAD DE COSTOS (^5) Contabilidad de costos : un enfoque administrativo para la toma de decisiones (2 ed) (c1988) Backer,
Morton; Jacobsen, Lyle; Ramírez Padilla, David Noel ISBN: 968451381X (^6) Contabilidad de costos : un enfoque administrativo para la toma de decisiones (2 ed) (c1988) Backer,
Morton; Jacobsen, Lyle; Ramírez Padilla, David Noel ISBN: 968451381X
Los modelos de portafolio, como el mencionado, son métodos que permiten a la dirección de la empresa determinar la posición competitiva del producto y las posibilidades de mejorar la contribución que da el producto, en comparación con otros.
Este análisis puede ser de productos o líneas de productos. El modelo generado por BCG entiende que las ventas tienen una estrecha relación con la rentabilidad y el flujo de caja. Los productos, según esta teoría, pueden dividirse en cuatro grupos: estrellas, vacas de efectivo, signos de interrogación y perros.
Estrellas****. Los productos estrellas son aquellos que tienen participación importante en el portafolio, con alta tasa de crecimiento. Generan altas ventas y utilidades, consecuentemente un flujo importante de efectivo. Los productos estrellas, como están en crecimiento, requieren de gran cuidado e inversiones grandes en ellos.
Vacas lecheras****. Estos también tienen alto volumen de ventas y dan utilidades fuertes. Son un recurso, como su nombre lo indica, muy importante para la empresa para la generación de efectivo.
Los signos de interrogación. Estos productos, según el modelo, poseen gran potencial, pero requieren gran atención para que tengan una participación importante en la mezcla de productos.
Perros****. Son productos de baja participación en mercados de crecimiento bajo.
Reciben poca o ninguna inversión de recursos de mercadeo. Estos grupos se posicionan en cuatro cuadrantes de la matriz cuyos ejes se dividen en porciones alta y baja, en relación con (a) el crecimiento del mercado o negocio y (b) la posición competitiva.
(^7) Los modelos de portafolio se relacionan directamente con el comportamiento a futuro de
los productos. El modelo de portafolio de BCG proporciona a la dirección una excelente herramienta para desarrollar una estrategia de la mezcla de productos que debe tener la empresa para cumplir con sus objetivos. Por otro lado, estos modelos deben usarse con mucha cautela ya que pueden inducir a las empresas a poner énfasis en el juego del crecimiento alto del mercado y descuidar administrar bien sus negocios actuales. (JEP)
Para el control administrativo más efectivo, los costos de distribución deben ser clasificados como directos o indirectos para establecer distinción entre los que pueden ser asignados directamente a un producto, a la venta, al territorio o a un método de distribución, y los que deben ser distribuidos. Otro análisis de los costos de distribución implica clasificarlos en fijos y en variables. Algunos, como en el caso de las comisiones de los vendedores, varían con las ventas, otros como la renta de las instalaciones de ventas, son costos fijos o del periodo.
(^7) Guiltinam y Gordon, Administración de Mercadeo, McGraw Hill, 1988 Boston Consulting Group, The Product Portfolio, BCG, 1970
La clasificación en cuanto a su ocurrencia en relación a los volúmenes de ventas, es la siguiente^10 :
Son aquellos repetitivos en cuanto a su monto y periodo, no importando el volumen de operación.
Estos gastos se suceden periodo a periodo, sin aumento ni disminución, sea cual fuere el volumen de ventas. 11 Ejemplo: sueldos, rentas, depreciaciones, seguros, honorarios, etcétera.
Son aquellos gastos que aumentan o disminuyen de acuerdo con los volúmenes de ventas, se erogan en relación directa con los volúmenes de operación, como las comisiones, fletes y acarreos, empaques, seguros, propaganda, etc 12.
La siguiente imagen muestra la conclusión de ambas clasificaciones (directos-indirectos y fijos-variables) de los costos de distribución^13.
(^10) William Neuner, John Joseph y Deakin. Contabilidad de Costos: Principios y Práctica. Ed. LIMUSA. México 2005. 824 pags. ISBN: 968-185- 11 (^12) REYES Pérez, Ernesto. Contabilidad de Costos, segundo curso. Ed. LIMUSA. México 2005. ISBN: 968-18-3769-X (^13) DEL RÍO González, Cristóbal. Contabilidad de Costos 1. Ed. LIMUSA. México 1998. ISBN: 978-968-185-
A continuación se presenta un catálogo de cuentas para los costos de distribución en forma general 14 :
Cuenta de Control Mayor Auxiliar No. de Cuenta Nombre^
No. de Cuenta Nombre
510 Control de costos directos de venta
(^511) Sueldo del departamento de ventas 512 Comisiones del departamento de ventas 513 Bonos del departamento de ventas (^514) Gastos de viaje del departamento de ventas
515 Gastos de las oficinas de ventas- suministros (^516) Sueldos de la oficina de ventas 517 Teléfono de la oficina de ventas (^518) Renta de la oficina de ventas
520
Control de publicidad y promoción de ventas
521 Sueldos 522 Suministros de la oficina (^523) Renta de la oficina 524 Costo de muestras y distribución 524 Publicidad periódica
(^14) William Neuner, John Joseph y Deakin. Contabilidad de Costos: Principios y Práctica. Ed. LIMUSA. México 2005. 824 pags. ISBN: 968-185-
Variables
GASTOS
El registro contable debe hacerse en tantas cuentas o subcuentas como divisiones funcionales se tengan establecidas, con sus respectivos auxiliares, pudiéndose integrar los catálogos para la acumulación primaria (variables y fijos) en la forma siguiente^15 :
Cuenta “A” Gastos directos de ventas A. 1. Constantes: A. 11. Sueldos de agentes A. 12. Sueldos supervisores A. 13. Publicidad A. 14. Gastos de investigación de mercados A. 15. Otros A. 2. Variables: A. 21. Comisiones A. 22. Fletes A. 23. Muestras A. 24. Gastos de viaje y viáticos A. 24. Cuota patronal IMSS A. 25. Otros Cuenta “B” Gastos de reparto” B. 1. Constantes: B. 11. Sueldos B. 12. Rentas B. 13. Depreciación de equipo B. 14. Primas de seguros de equipo B. 15. Otros B.2 Variables: B. 21. Gasolina y lubricantes B. 22. Reparaciones de equipo B. 23. Material de empaque B. 24. Otros Cuenta “C” Gastos oficina de ventas C. 1. Constantes: C. 11. Sueldos C. 12. Renta C. 13. Depreciación equipo de oficina C. 14. Previsión para cuentas incobrables C. 15. Correo y telégrafo C. 16. Útiles y artículos de escritorio C. 17. Otros C. 2. Variables: C. 21. Comisiones a dirigentes C. 22. Honorarios por cobranzas C. 23. Otros Cuenta “D” Gastos oficina administración D. 1. Constantes: D. 11. Sueldos D. 12. Rentas
(^15) REYES Pérez, Ernesto. Contabilidad de Costos, segundo curso. Ed. LIMUSA. México 2005. ISBN: 968-18-3769-X
Neuner, John Joseph William/ Deakin Editorial ISBN: 9681841697 CONTABILIDAD DE COSTOS
D. 13. Depreciaciones D. 14. En general todas las subcuentas conocidas D. 2. Variables: D. 21. Descuentos sobre ventas D. 22. Descuentos de cartera D. 23. Otros
Para el prorrateo secundario es conveniente preparar una forma como la indicada a continuación, en donde se vaciarán los totales de cada concepto, acumulados en el auxiliar de cada cuenta.
Cuenta: Gastos directos de venta
Subcuenta: Supervisión de venta
Artículo A $170, 000 0.02 $3, 400 Artículo B $250, 000 0.02 $5, 000 Artículo C $180, 000 0.02 $2, 600 Total $600, 000 $12, 000
Gasto $ 12, 000 Facto: Venta 600, 000 =^ 0.
Los costos pueden clasificarse de muy variadas maneras según la aplicación que se les quiera dar. En los sistemas de costos tradicionales, en empresas que se dedican a la fabricación y venta de productos, los costos se clasifican, generalmente, por sus funciones, distinguiendo entre los Costos de Fabricación que comprenden los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación, de los Gastos Operativos, que pueden ser administrativos, de distribución y ventas y financieros.
(^17) Los costos de fabricación, también denominados simplemente "Costos", son aquellos
que están asociados directamente con las actividades de fabricación de la organización, e incluyen los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación.
Materiales directos (MD). Comprenden las materias primas o materiales que integran el producto final. Ejemplos: la madera para hacer muebles; tela en una fábrica de confecciones; motores en una fábrica de automóviles. Otros materiales que también se utilizan en la fabricación del producto, pero de los cuales no pueden determinarse con claridad qué cantidad fue destinada a cada producto o cuyo costo por producto no puede determinarse con precisión, sino a través de un sistema de reparto, se clasifican como "Materiales indirectos" y se incluyen en el grupo de "Costos indirectos de fabricación".
Mano de obra directa (MOD). Es el trabajo relacionado con la fabricación del producto. Ejemplos de costos de mano de obra directa son los salarios de los trabajadores de ensamblado en la línea de producción en una fábrica de cocinas, o el salario de un mecánico en un taller de reparación de vehículos. Contrariamente a los salarios del personal de supervisión, o del personal de limpieza o mantenimiento, que no pueden identificarse con un producto o servicio específico, se clasifican como "Mano de Obra Indirecta" y se incluyen entre los costos indirectos de fabricación. El costo de mano de obra, tanto directa como indirecta, comprende todas las remuneraciones pagadas a la mano de obra, incluyendo salarios, bonificaciones y prestaciones sociales.
Costos indirectos de fabricación (CIF). Comprenden todos los costos de fabricación que no sean materiales directos ni mano de obra directa. Algunos ejemplos de costos indirectos de fabricación son los materiales indirectos, mano de obra indirecta, depreciaciones, alquileres, impuestos, seguros, bonificaciones, impuestos a los salarios y costos de tiempo ocioso.
(^17) http://www.contabilidad.com.py Neuner, John Joseph William/ Deakin Editorial ISBN: 9681841697
CONTABILIDAD DE COSTOS
(^18) Gastos operativos o simplemente "gastos", no forman parte del costo de los productos y,
por tanto, se registran directamente en la cuenta de Pérdidas y Ganancias. Pueden ser administrativos, de distribución y ventas o financieros.
Gastos administrativos. Incluyen todos los gastos en que se incurre como consecuencia de la realización de las actividades generales y administrativas de la empresa; por ejemplo, los salarios de los ejecutivos y el personal administrativo, o los impuestos, además de todos los gastos relacionados con el funcionamiento de las oficinas administrativas, tales como las depreciaciones de los equipos e instalaciones administrativas, el alquiler de la oficina administrativa o los gastos de teléfono.
Gastos de distribución y ventas. Son gastos asociados con el almacenamiento, promoción y venta, transporte y distribución de los productos terminados, tales como: sueldos de los vendedores, comisiones, publicidad y propaganda y transporte.
Gastos financieros. Aquellos en que se incurre para financiar las operaciones de la empresa; como: los intereses, comisiones e impuestos sobre préstamos, sobregiros, y descuentos de documentos obtenidos en bancos o financieras, así como otros gastos relativos al financiamiento externo de la empresa.
Clasificación. La clasificación de los costos de distribución debe hacerse en 2 sentidos a la vez, es decir, uno atendiendo al objeto de la erogación y otro según la función que desempeña, ejemplo:
a) Clasificación objetiva (por el objeto de la erogación).
Gastos directos de venta. Corresponde a gastos directos de vendedores, comisiones, gastos de viaje, gastos de la oficina de ventas, impuestos, etc.
Gastos de propaganda y promoción. Comprende gastos de publicidad, muestras, sueldos por promociones, investigación de mercados, etc.
Gastos de transporte y reparto. Integra todas aquellas erogaciones necesarias para entregar el producto al comprador o distribuidor.
Gastos de almacenaje. Corresponde a los gastos por recepción, estiba, conservación, sueldos, seguros, etc., de los productos para venta.
Gastos de crédito. Incluye los gastos de investigación del cliente, indagación y apertura o concesión del crédito, etc.
Gastos de administración. Son los gastos restantes de acuerdo con las funciones propias. Es conveniente contabilizar los gastos de administración ocupando una cuenta con subcuentas, para cada una de las funciones habidas.
(^18) http://www.contabilidad.com.py Juan García Colín contabilidad de costos MC GRAW HILL 1ra edición
ISBN 970 ‐ 10 ‐ 0865 ‐ 0
El canal de distribución representa un sistema interactivo que implica a todos los componentes del mismo: fabricante, intermediario y consumidor. Según sean las etapas de propiedad que recorre el producto o servicio hasta el cliente, así será la denominación del canal.
En resumen un canal de distribución lo constituyen un grupo de intermediarios relacionados entre sí, que hacen llegar los productos y servicios de los fabricantes a los consumidores y usuarios finales 21.
Canal Recorrido
Directo Fabricante^ ------------------------------------------------------------------------------->^ Consumidor
Corto Fabricante ---------------------------------------------------------> Detallista ----> Consumidor
Largo Fabricante -----------------------------------> Mayorista ----> Detallista ----> Consumidor
Doble Fabricante ----> Agente exclusivo ----> Mayorista ----> Detallista ----> Consumidor
(^21) FUNDAMENTOS DE MARKETING / William Stanton ISBN: 9701062019
Provee deseos o necesidades. Subdivide las cantidades grandes de un producto. Almacena productos. Transporta productos. Crea surtidos. Provee financiamiento. Hace que los productos estén fácilmente disponibles Garantiza los productos. Comparte riesgos
Proporciona información de mercado. Interpreta los deseos de los consumidores. Promueve los productos de los fabricantes. Crea surtidos. Almacena productos. Negocia con los clientes. Promueve financiamiento Es dueño de los productos. Comparte riesgos.
Intermediarios (surgen los ctos de distribución)
Centralizan decisiones básicas de la comercialización.
Participan en la financiación de los productos.
Contribuyen a reducir costes en los productos debido a que facilitan almacenaje, transporte...
Se convierten en una partida del activo para el fabricante.
Intervienen en la fijación de precios, aconsejando el más adecuado.
Tienen una gran información sobre el producto, competencia y mercado.
Participan activamente en actividades de promoción.
Posicionan al producto en el lugar que consideran más adecuado.
Intervienen directa o indirectamente en el servicio posventa.
Colaboran en la imagen de la empresa.
Actúan como fuerza de ventas de la fábrica.
Reducen los gastos de control.
Contribuyen a la racionalización profesional de la gestión.
Venden productos en lugares de difícil acceso y no rentables al fabricante.
Etcétera.
(^22) Las decisiones sobre los canales de distribución dan a los productos beneficios del lugar
y al consumidor los beneficios del tiempo. El beneficio del lugar se refiere al hecho de llevar unos productos cerca del consumidor con la finalidad de que éste no tenga que
recorrer grandes distancias para obtenerlo y satisfacer así una necesidad. El beneficio del tiempo c onsiste en llevar un producto al consumidor en el momento preciso. Hay
productos que deben estar al alcance del consumidor en el momento preciso, después del cual la compra no se realiza; otros han de ser buscados algún tiempo después para que
procuren una mayor satisfacción al consumidor.
(^22) FUNDAMENTOS DE MARKETING / William Stanton ISBN: 9701062019