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INTRODUCCIÓN
El control interno ha sido reconocido como una herramienta para que la dirección de todo tipo de organización, obtenga una seguridad razonable para el cumplimiento de sus objetivos institucionales y este en capacidad de informar sobre su gestión a las personas interesadas en ella. Esta es una parte importante que debe quedar claro en las organizaciones y todos deben tener presente para una adecuada operación sin riesgos. Por ello, es necesario explicar en qué consisten y para qué sirven los marcos de referencia en la implementación de este, ya que con estos, se evitan riesgos y fraudes, protegen y cuidan los activos, intereses de las organizaciones y lograr evaluar la eficiencia de la misma en cuanto a su organización. Por tal razón se diseñara e implantará un sistema de control interno tributario con el fin de identificar la carencia de información y objetividad para adherir controles tributarios a las políticas, normas y procedimientos, para las áreas responsables del manejo de declaración de impuestos u aquel que inquiera en saber dicha información. Es por tanto imprescindible establecer una pauta uniforme de métodos básicos de revisión, apoyados en el control tributario para así cumplir con todas las obligaciones y exigencias definidas por la ley para evitar incurrir en multas e intereses innecesarios. Las implicaciones de no contar con un método de control son varias: desde la información incorrecta a presentar en las distintas declaraciones, desconocer el estado actual de normativas legales, cometer errores involuntarios que lleven a sanciones económicas, entre otros. Es conveniente desde este punto de vista, acoger en el presente estudio las técnicas precisas de implementación al control interno tributario y sus diferentes elementos, que ayudarán a completar el ciclo financiero y de presupuesto de la gerencia, a mejorar la toma de decisiones y cumplir con todas las leyes y reglamentos, asegurando seriedad y prestigio a las empresas que cumplan con estas normas, proyectar a futuro su capacidad de aserción a los cambios que enfrenten en el régimen tributario y legal. Para exponer la investigación y comprender el alcance de lo que se pretende aplicar, se ha dividido en cinco capítulos como se mencionan a continuación: En un primer capítulo se describen los aspectos de control interno relacionados a la gestión del Impuesto sobre la Renta, seguido de un capítulo donde se explica lo relativo a las responsabilidades de Retención en la Fuente; en el capítulo tres se desarrollan las normas y procedimiento inherentes a la gestión del Impuesto al Valor Agregado y en el capítulo cuatro, se caracterizan los elementos de control interno aplicable a la gestión del Impuesto de Industria y Comercio, para finalmente, describir lo relacionado a régimen sancionatorio de conformidad a lo establecido en el Estatuto Tributario vigente.
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OBJETIVO
El objetivo de esta información se basa en la confiabilidad que se les presenta a los usuarios de manera oportuna, para mirar la organización cuenta con un sistema que permita su estabilidad, objetividad y verificabilidad. El control interno tiene como objetivo resguardar los recursos de la empresa o negocio evitando pérdidas por fraude o negligencia, como así también detectar las desviaciones que se presenten en la empresa y que puedan afectar al cumplimiento de los objetivos de la organización.
ALCANCE
El alcance del control interno permite el manejo adecuado de los bienes e información de una empresa, con el fin de generar una indicación confiable de las operaciones de la empresa; para así asegurar su integridad, custodia y registro oportuno de los sistemas. El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes sobre las conductas y los procedimientos organizacionales.
FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO TRIBUTARIO PARA PYME
CONTROL INTERNO
“El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla el eficazmente según las directrices marcadas por la administración” (Estupiñán, R. 2015). De acuerdo a lo anterior, los objetivos básicos son: ● Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución ● Verificar la razonabilidad y contabilidad de los informes contables administrativos. ● Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas. ● Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados. ●
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Es el conjunto de elementos materiales y humanos interrelacionados, siendo sus principales finalidades las dos siguientes:
1. Asegurar la veracidad de la información elaborada en el interior de la organización, que
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globales en materia de gestión tributaria. De una forma más detallada, el artículo 117 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (en adelante, LGT) establece que la gestión tributaria comprende, entre otras actividades, la recepción y tramitación de declaraciones, autoliquidaciones, comunicaciones de datos y demás documentos con trascendencia tributaria; la comprobación y realización de las devoluciones previstas en la normativa tributaria; el reconocimiento y comprobación de la procedencia de los beneficios fiscales; la realización de actuaciones de verificación de datos; la emisión de certificados tributarios; la elaboración y mantenimiento de los censos tributarios; y la información y asistencia tributaria.
CONTROL INTERNO TRIBUTARIO
Es una herramienta de decisión en las empresas y organizaciones privadas. Implica la realización de un estudio técnico legislativo que permite deducir el tratamiento tributario, otorgar más favorable a los resultados contables considerando exenciones, vacíos legislativos, exclusiones de objeto y la aplicación de criterios técnicos. Cuando las entidades carecen de una herramienta corporativa, como es el control interno tributario, esta puede estar perdiendo el optar legalmente por un régimen tributario que le permita utilizar el medio legal que le obligue a pagar el menor tributo, cuando existe un control tributario también se garantiza que se cumplan con las obligaciones (formales y materiales), estableciendo una planificación tributaria que cumpla con las obligaciones e incluso bajar la carga impositiva; obteniendo así como un ahorro fiscal que pueda ser utilizado para otros costos o gastos propios de la organización y por ende obtener una mayor rentabilidad. Esto concepto fue tomado de una investigación de la facultad de contabilidad y auditoría de la Ingeniera Patricia Tatiana Vascones Freire. La Planificación Tributaria es una herramienta administrativa que tiene por finalidad determinar el pago de la cantidad justa que le corresponde al contribuyente por concepto de tributos; la misma también ayudará a consolidar los procesos gerenciales, fortaleciendo la cultura tributaria encontrándose inserta dentro de la planificación estratégica. En este sentido, es una herramienta eficaz para controlar las contingencias motivadas mayormente por desconocimiento de la normativa tributaria y buscando así la optimización de los recursos para el cumplimiento de sus obligaciones tributarias con la menor carga fiscal. Tomado del artículo “La planificación tributaria: Herramienta legítima del contribuyente en la gestión empresarial” Presentado por Milagros Villasmil Molero de la Universidad Libre Seccional Barranquilla.
ACTIVIDADES TRIBUTARIAS
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El sistema tributario colombiano, según el artículo 363 de la Constitución Política, se funda bajo los principios de equidad, eficiencia y progresividad. Sin embargo, resulta contradictorio que desde la Carta Magna se establezcan estos principios y a través del tiempo se demuestre que el sistema tributario es más regresivo, con altas bases de exenciones, e inestable, debido a las constantes reformas tributarias. A esto se suma la continua oferta de beneficios en materia tributaria para “la inversión que realicen tanto residentes como extranjeros a través de incentivos sin medir las consecuencias e impacto en la equidad tributaria como un criterio en el cual se considera la distribución de las cargas y los beneficios o la imposición de gravámenes”. Esta situación es descrita por Barreix (2001) cuando señala: “Que en estos últimos años organizaciones multilaterales tales como la Unión económica Europea (UE) y la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) han desarrollado esfuerzos para una mayor efectividad en el control, una más justa competencia y distribución de la renta proveniente de actividades internacionales. Adicionalmente, se intenta analizar las definiciones y decisiones de la OCDE para la determinación de paraísos fiscales y regímenes tributarios preferenciales dañinos y por ende, las condiciones para institucionalizar la cooperación intencional a nivel de política y administración tributaria”. El concepto de modelo de gestión pública, o modelo de agregación de valor público, de acuerdo con Waissbluth y Larraín (2008) “es una mutación de una eficaz noción de la gestión privada: el modelo de negocio”. Los autores exponen que “en términos muy simples se trata, para entes públicos o privados, del conjunto de definiciones clave que es necesario visualizar desde un inicio, respecto de cómo la organización (o el Estado) creará valor (público o privado), y lo llevará a sus clientes, usuarios y stakeholders de carácter político y estratégico. En el procedimiento de gestión tributaria, las relaciones entre la Administración y los contribuyentes tienden a ser de colaboración. Para garantizar los derechos de los contribuyentes, la LGT en su artículo 85 establece la obligación que tiene la Administración de suministrar la información suficiente, tanto en cantidad como calidad, de modo que el administrado disponga de la asistencia necesaria para cumplir adecuadamente con sus obligaciones tributarias. Con tal fin la Administración dispone de los siguientes instrumentos: publicación de los textos actualizados de las normas tributarias y de la doctrina administrativa; comunicaciones y actuaciones de información; contestaciones a consultas escritas; actuaciones previas de valoración; y asistencia a los contribuyentes para la realización de declaraciones, autoliquidaciones y comunicaciones escritas.
OBLIGACIONES FORMALES
Según el artículo 29 de la Ley General Tributaria, son obligaciones tributarias formales las que, sin tener carácter pecuniario, son impuestas por la normativa tributaria o aduanera a los obligados tributarios,
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La Constitución Política (Art. 363) enuncia los tres principios que orientan la organización del régimen tributario colombiano: Equidad, Eficiencia y Progresividad. Este último implica que la ley establezca que a mayor riqueza un contribuyente debe aportar un porcentaje más alto de su ingreso al erario público, garantizando con esto el derecho a la igualdad impositiva consignado en el Art. 13 de la misma constitución. Entendemos como Política Tributaria al conjunto de instrumentos y medidas que adopta el Estado con el objeto de recaudar los ingresos necesarios para realizar las funciones que le ayuden a cumplir los objetivos de la política económica general. Con la política fiscal o tributaria el Estado busca equilibrio entre lo recaudado por impuestos y otros conceptos y los gastos gubernamentales.
NORMAS GENERALES DEL CONTROL INTERNO TRIBUTARIO
En cuanto a las normas a considerar al diseñar un sistema de control interno tributario, existen normas generales, comunes a todos los procesos que tiene una organización, y propias de cada sistema en particular. Algunas de estas pautas son:
- Niveles de autorización. Los procedimientos (y en menor medida las descripciones de cargos) deben establecer claramente quienes son las personas que pueden autorizar una operación según el tipo y monto de la misma. - Integridad de la información. En el momento en que se origina una operación se deben capturar los datos relativos a la misma, en forma oportuna y de acuerdo a las disposiciones legales, profesionales y principios de contabilidad y tributación. - Diseño de formularios, archivos y registros. Los soportes de información tienen que diseñarse de tal manera que recojan toda la información necesaria, de manera clara y precisa, y dejen constancia del responsable interviniente. - Control de formularios y comprobantes. La pre numeración de los formularios y comprobantes utilizados permite la identificación precisa de los mismos, dificulta la sustitución de ejemplares y facilita el control.
NORMAS RELATIVAS AL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES TRIBUTARIAS
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- La gerencia deberá garantizar que al inicio de cada periodo, se diseñe la planificación tributaria en la cual se incluya entre otros aspectos, todas las obligaciones tributarias que se originen en atención al objeto social de la entidad, así como el flujo de caja estimado para tal fin.
- la gerencia deberá garantizar el cumplimiento oportuno de las obligaciones tributarias.
- La gerencia deberá garantizar que el personal responsable de cumplir las obligaciones tributarias, tengas las competencias necesarias para tal fin. En este sentido, es necesario establecer las medidas oportunas para la capacitación continua de los responsables.
- Los preparadores deberán diligenciar con anticipación, todos los documentos y/o requerimientos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, a tal efecto, deberán informar al supervisor inmediato cuando tenga alguna dificultad en lo respectivo.
- Los preparadores de las declaraciones tributarias deberán presentarlas para su revisión y aprobación, con un mínimo de 7 días de anticipación, a tal efecto, se tendrá en cuenta los calendarios tributarios aplicables a cada tipo de tributo.
- Los preparadores de las declaraciones tributarias deberán realizar y presentar junto a los formularios respectivos, las hojas de trabajo necesarias donde se evidencia los cálculos realizados para tal fin.
- Los responsables de la realización de la declaraciones tributarias, deberán mantener un archivo digital y físico de cada uno de los formularios diligencias con sus respectivos papeles de trabajo. Esta información deberá conservarse adecuadamente en un lugar de fácil acceso y de debido control.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS RELATIVO A LA PLANIFICACIÓN TRIBUTARIA
La planeación tributaria es la que nos permite determinar el monto adecuado de impuesto a pagar aprovechando los beneficios consagrados en la norma, no se trata de una evasión tributaria sino de no hacer un pago excesivo de impuestos. Es por esto que la planeación tributaria debe partir del presupuesto y programa de acción a futuro de la organización pues es en estos que se plantea en términos generales el resultado económico de la misma. La planeación tributaria debe ser tan proyectada y sólida que debe mostrar cual es el momento indicado para la organización ejecute un operación y en general presentar una serie de alternativas que cuantifiquen un impuesto en el que la organización este pagando lo que únicamente es necesario. La planificación tributaria se hará delimitando los aspectos a cumplir por cada uno de los tributos que surjan de acuerdo a la naturaleza del negocio, debe tener dos normas fundamentales:
- Cumplimiento oportuno de las obligaciones tributarias
- Determinación adecuada del impuesto a pagar
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De igual manera Figueroa (1998), hace mención a los objetivos del control interno tributario como lo son: ● Prever multas, actos de reparos, intereses moratorios y demás accesorios. ● Enfrentar con éxito las fiscalizaciones por parte de la Administración Tributaria. ● Obtener información confiable y oportuna para la toma de decisiones. ● Fiel cumplimiento del ordenamiento jurídico, normas y procedimientos establecidos por el Estado. ● Evitar la evasión y omisión fiscal. ● Determinar, controlar y dirigir los mecanismos empleados para la determinación y pago de las obligaciones tributarias. ● Minimizar el margen de error en la en la contabilización de los tributos. ● Establecer mecanismos idóneos para el cumplimiento de los deberes formales. ● Garantizar la correcta y oportuna evaluación y requerimiento de la gestión de los tributos para prevenir posibles desviaciones de las normativas establecidas en la organización. ● Diseñar mecanismos de planificación fiscal.
SISTEMA SANCIONATORIO
SANCIÓN ORIGEN MONTO
Sanción por Extemporaneidad Presentación de las declaraciones con posterioridad a su plazo límite. Art. 641 E.T 5% del total del impuesto a cargo o retención, sin exceder el 100% 0.5% cuando no resulte impuesto a cargo
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Sanción por Extemporaneidad 1% del patrimonio líquido del año anterior cuando no hayan ingresos Por cada mes o fracción Extemporaneidad en la presentación de las declaraciones con posterioridad al emplazamiento Art. 642 E.T 10% del total del impuesto a cargo o retención, sin exceder el 200% 1% cuando no resulte impuesto a cargo 2% del patrimonio líquido del año anterior cuando no hayan ingresos Por cada mes o fracción Sanción por Corrección Cuando los contribuyentes, responsables o agentes retenedores corrijan sus declaraciones tributarias, deberán liquidar y pagar una sanción equivalente. Art. 644 E.T 10% del mayor o menor valor a pagar entre la diferencia entre la corrección y la declaración anterior ( antes del emplazamiento, propia voluntad) 20% del mayor o menor valor a pagar entre la diferencia entre la corrección y la declaración anterior ( después del emplazamiento, voluntad de la DIAN) 20% en la declaración de Renta, del valor de las consignaciones bancarias o ingresos brutos ( de quien omitió o del que figure
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de ingresos y patrimonio. Art. 647 E.T
TERMINOS BÁSICOS
• Gestión tributaria: La función administrativa dirigida a la aplicación de los tributos, que en
un sentido amplio estaría integrada por todas las actividades tendentes a la cuantificación y determinación de la deuda tributaria (liquidación tributaria), la comprobación del comportamiento del sujeto pasivo por parte de la Administración (inspección) y la recaudación o pago de las deudas tributarias (recaudación), y que en un sentido estricto abarcaría únicamente la liquidación y comprobación.
• Control interno: Es el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de
los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
• Control tributario: Es un elemento esencial es el equilibrio entre la efectividad y la
economía de los controles que se adopten y los efectos económicos que puedan generar entre los contribuyentes, sea aquellos que directamente son destinatarios del control, o aquellos que lo ejercen de manera delegada por mandato de la ley.
• Impuesto de renta: El impuesto de renta es el impuesto que debe pagar todo
contribuyente sobre las utilidades o rentas que logre durante un año determinado en el año gravable sobre el que se paga, que es el año anterior.
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• Retención en la fuente: Es un mecanismo para recaudar impuestos (Renta, IVA,
Timbre, entre otros) anticipadamente. El efecto sobre los impuestos es que en el momento en el que se declara, estos valores podrán ser deducidos del valor total del impuesto. Para las personas no declarantes, la retención en la fuente será el impuesto.
• Impuesto al valor agregado: Es una contribución tributaria deducida a partir de los
precios que los consumidores pagan por bienes y servicios. Este es un gravamen de orden nacional y naturaleza indirecta, que es obtenido a partir de los costos de producción y venta de las empresas.
• Impuesto de industria y comercio: El cual se genera por la realización de actividades
industriales de forma directa o indirecta, comerciales o de servicios, que se desarrollan de manera permanente u ocasional, en un inmueble determinado, sea que exista establecimiento de comercio o no.
• Sanción: Es una pena o multa que el legislador impone a quien estando sometido a una
obligación tributaria la evade o incumple.
BIBLIOGRAFÍA
Vásconez. P.T. (2012).Recuperado de http://repositorio.uta.edu.ec/bitstream/123456789/3782/1/TMTR017- 2012.pdf Guías Jurídicas. Recuperado de https://guiasjuridicas.wolterskluwer.es/Content/Documento.aspx?params=H4sIAAAAAAAEAMtMSbF1jTAA ASMTA1MDtbLUouLM_DxbIwMDS0NDA1OQQGZapUt-ckhlQaptWmJOcSoAc19A4DUAAAA=WKE Legis. Revista Internacional Legis De Contabilidad & Auditoría. http://legal.legis.com.co/document/Index? obra=rcontador&document=rcontador_a9143a1ae93d014ae0430a 010151014a Estupiñán, R. (2015). Control interno y fraudes. (3a. Ed.) Ecoe Ediciones. Página: 108. Tomado de http://www.ebooks7-24.com/?il=1170&pg= Estatuto Tributario. (2018). Sanciones.https://estatuto.co/
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