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AJUSTES CONTABLES
ELMER MURIEL GONZÁLEZ
Coordinador Área Contable y Financiera
l. PRESENTACIÓN
En el proceso organizacional de generar información útil para la toma de decisiones gerenciales, todos los pasos, procesos, hechos o circunstancias no tienen igual relevancia para la definición de la información pertinente.
El proceso contable, que es quizás el más importante de los sistemas de información a disposición de la gerencia debe convertirse entonces en una fuente suficiente y necesaria para medir el impacto de futuras o presentes decisiones.
La característica de este proceso es que en últimas, debe reunir una serie de requisitos que ameriten su utilización y que disminuyan los impactos (en ocasiones funestos) de la incertidumbre en la cual normalmente, se toman decisiones.
Es objetivo central del presente artículo, mostrar un panorama general de un mecanismo contable indispensable para generar información útil: en los Ajustes se pretende mostrar, entonces, los tipos de ajustes, su mecánica contable y los efectos que tienen sobre los estados financieros.
2. INTRODUCCIÓN
AJUSTAR lo define el diccionario de la Real Academia como "poner justa una cosa, arreglarla, conformar, acomodar, concertar, componer, concordar" es decir, al ajustar se pretende en definitiva, mostrar la realidad de un hecho, determinar sus implicaciones y por consiguiente generar información útil. Al respecto !a Legislación Colombiana en materia contable es clara cuando manifiesta en el capítulo I1 " OBJETIVOS y CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE", contenida en el decreto 2649/93, lo siguiente:
ARTICULO 30 OBJETIVOS BÁSICOS.
La información contable debe servir fundamentalmente para:
1.Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.
- Presidir flujos de efectivo.
- Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.
- Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
- Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
- Ejercer control sobre las operaciones del ente económico
- Fundamentar la determinación de cargas tributarias , precios y tarifas.
- Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
- Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica de un ente represente para la comunidad.
ARTICULO 4 CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible y útil. En ciertos casos se requiere, además, que la información sea comparable.
*La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender. *La información es útil cuando es pertinente y confiable. .La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna. .La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos, *La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes".
Es decir, se persigue con los ajustes, dotar a la información contable de un alto grado de veracidad y confiabilidad en el proceso gerencial de toma de decisiones, un ajuste es entonces, una figura contable que nos permite establecer
un verdadero valor de ciertas cuentas en los estados financieros al final del periodo contable.
3.TIPOS DE AJUSTES
La legislación Colombiana considera que:
ARTICULO 47. RECONOCIMIENTO DE LOS HECHOS ECONOMICOS
El reconocimiento es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos económicos realizados.
Para que un hecho económico realizado pueda ser reconocido se requiere que corresponda con la definición de un elemento de los estados financieros que pueda ser medido, que sea pertinente y que pueda representarse de manera confiable.
La administración debe reconocer las transacciones en la misma forma cada periodo, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la información.
ARTICULO 48. CONTABILIDAD POR CAUSAClÓN O POR ACUMULACIÓN
los hechos económicos deben ser reconocidos en el periodo en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.
En tal sentido los ajustes son transacciones internas sobre hechos ciertos pero sobre las cuales normalmente no existen documentos de soporte, que permitan reafirmar el cumplimiento de los artículos citados. Podríamos decir, que los ajustes surgen del mismo cumplimiento de su objeto socia! como negocio, por cuanto la contabilidad refleja única y exclusivamente los hechos económicos de la entidad.
Junio 30/96 Interés por pagar $ 1.
Observamos que se afecta una cuenta de resultados es el gasto y una cuenta de balance general el interés por pagar.
Interés a julio 31
El ajuste se haría por un mes completo.
*l= $ 100.000 0.03 * 1 = $ 3.
Ajuste Gasto interés $ 3.
julio 3 1/96 Interés por pagar $ 3. Interés a Agosto 3 1
Análogo al anterior; el ajuste se haría por un mes completo. l = $ 100.000 * 0.03 * 1 $ 3.
Ajuste Gasto interés $ 3. Agosto 31/96 Interés por pagar $ 3.
A septiembre 15/96, se presentan 2 situaciones: De un lado se tiene un "consumo de intereses" de septiembre 1 al 15 y por otra parte, se debe cancelar la deuda. Se presenta entonces un asiento contable múltiple así:
RECUERDE: El 15 de junio de 1996 se originó la transacción (préstamo recibido del Banco).
15/6/96 Efectivo $ 100.
Doc. x pagar $ 100.
A septiembre 15/
Doc. x pagar $100.
Gasto interés 1.
Interés por pagar 7. Efectivo $ 109.
Ejemplo 2
Una empresa cierra libros cada mes, paga una nómina de $ 420.000 por semana, lo hace los días sábados. Para el mes de agosto de 1996 el cierre de libros se debe hacer el miércoles.
Solución
.Consideremos semanas de 7 días .La empresa consume por nómina $ 60.000 diarios, al miércoles se han consumido 3 días de nómina.
AJUSTES
3 1/08/96 Gasto salarios $ 180. Salario por pagar $ 180.
El pago de la nómina se haría el sábado siguiente, pero observe que hemos causado 3 días de nómina. El gasto imputable al mes siguiente es por 4 días.
3/9/96 Gasto salarios $ 240.
Salario por pagar $ 180.
Efectivo $ 420.
3.1.2. PARA LOS INGRESOS
Es el caso contrario de los gastos. Aquí se ha prestado un servicio o se ha entregado una mercancía pero nuestra fecha de cierre de libros es inferior al periodo de recuperación de cartera. Debemos tener presente 3 situaciones (los ajustes requieren un ejercicio mental de gran abstracción), el momento de la transacción inicial, el cierre de libros y el momento de recuperación de cartera.
Ejemplo I
La empresa xyz es una empresa de asesorías en diferentes campos, cobra una tarifa fija de $ 100.000 por asesoría, pero el cobro lo hace al final del respectivo contrato firma un contrato de asesorías con la empresa ABC por 6 meses de febrero a julio, y cierra libros cada mes. En mayo efectúan 3 asesorías y en junio 5
Solución
Mayo 3 1/96 Cuentas por cobrar $ 300. Ingresos por servicios $ 300.
junio 30/96 Cuentas por cobrar $ 500. Ingresos por servicios $ 500.
En julio 3 1/96 se efectúa el cobro
julio 31/96 Efectivo $ 800. Cuentas por cobrar $ 800.
30/6/96 Gasto seguro $ 30. Seguro prepagado $ 30.
30/9/96 Gasto seguro $ 30. Seguro prepagado $ 30.
31/12/96 Gasto seguro $ 30. Seguro prepagado $ 30.
3 1/3/97 Gasto seguro $ 10. Seguro prepagado $ 10.
Observe que el ajuste afecta cuenta de Resultados (Gasto) y cuenta Balance General (Seguro Prepagado).
3.2.2. DINERO RECIBIDO POR ANTICIPADO
Puede existir una transacción en la cual se reciben dineros por anticipado, pero que no constituyen ingresos de un solo periodo contable (contabilidad de causación); evento en el cual la empresa receptora genera una obligación para con quien entrega dinero es decir, en este momento se puede asegurar que se genera un Pasivo. Para la empresa o persona que entrega el dinero se genera un derecho o exigencia por un lapso de tiempo previamente pactado, es decir, se genera un Activo. Por ejemplo el pago de las matrículas en la Universidad que se efectúa al principio del semestre pero que cubre todo el periodo lectivo, se constituye en un Pasivo para la Universidad y en un derecho o Activo para el estudiante.
3.2.3. ASIENTO TIPO PASIVO XXXX
INGRESO XXXX
Ejemplo l.
La Universidad Católica recibe el 1/2/96 $ 1.000.000 como pago de la matrícula del Benjamín Gutiérrez para el primer semestre del año que termina en junio 30. La Universidad cierra libros cada dos meses (febrero 28, abril 30, junio 30).
1/2/96 Efectivo $ 1.000. Renta diferida $ 1.000.
Observe que al momento de recibir el dinero se afectan cuentas de balance débito a efectivo y crédito a renta diferida (esta cuenta es la que debe ajustarse durante el semestre).
Ajustes
28/2/96 Renta diferida $200. Ingresos por servicios $ 200. 30/4/96 Renta diferida $ 400. Ingresos por servicios $ 400.
30/6/96 Renta diferida $ 400.
Ingresos por servicios $ 400.
Es de notar que a medida que avanza el semestre el Pasivo Renta Diferida se convierte en un ingreso real para la Universidad. También se destaca el hecho de que el ajuste afecta cuentas de Balance General (Renta Diferida que es Pasivo) y cuentas de Resultado (Ingreso).
Se reconoce sistemáticamente una disminución de los pasivos y un aumento en los ingresos de cada periodo.
3.3. AJUSTES POR DEPRECIACIÓN
Para abordar este acápite debemos entender como se clasifican los bienes desde la perspectiva contable y desde la perspectiva legal. Los bienes consisten en cosas, y cosa es todo lo que tiene un ser real, abstracto e imaginario, las cosas pueden ser percibidas por los sentidos como un edificio, una silla, o incorporales o sea aquellas que no se perciben con los sentidos más si con el intelecto, o las que consisten en simples derechos como los créditos, goodwill, patentes. "
Las cosas corporales pueden ser muebles o aquellas que pueden trasladarse de un lugar a otro por si mismas como los animales o vehículo. Las cosas muebles pueden ser fungibles o aquellas de las que no pueden hacerse el uso conveniente a su naturaleza sin que se consuman, como las frutas, o no fungibles o sea de las que puede hacerse un uso conveniente a su naturaleza sin que se consuman.
La contribución de los activos tangibles, incluidos como propiedad, planta y equipo, a la generación del ingreso debe reconocerse en los resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico ajustado. La depreciación se debe determinar sistemáticamente mediante métodos de reconocido valor técnico tales como línea recta, suma de dígitos de los años, unidades de producción. Para los activos intangibles, la contribución a la generación del ingreso se debe amortizar de manera sistemática durante su vida útil; son métodos admisibles para amortizar los de línea recta, unidades de producción y otros de reconocido valor técnico.
Debe considerarse además, que el estatuto tributario determina que aquellos activos cuyo valor a 1997 no supere los $ 450.000 pueden gastarse en el mismo periodo fiscal en el cual se adquieren. Los métodos de depreciación más utilizados en Colombia son:
3.3.1. LÍNEA RECTA
En este método se considera que la cuota de depreciación es constante durante toda la vida útil del activo depreciable. El cálculo se efectúa con la siguiente relación:
GASTO DE DEPRECIACIÓN := Costo histórico -Valor de salvamento
Vida útil estimada
La depreciación bajo cualquier método implica el reconocimiento de gasto, por tanto
el nivel de utilidades tiende a disminuir y por consiguiente los impuestos pagados por
la empresa serán menores. También se afecta el Balance General por la Depreciación
Acumulada que resta al costo histórico de los activos para determinar el costo fiscal.
3.4. AJUSTES POR INFLACIÓN
3.4.1. INFLACIÓN
Proceso económico que presenta como consecuencia un aumento constante y sostenido en el nivel general de precios de los bienes y servicios en una economía.
3.4.2. DISTORSIONES EN LA INFORMACIÓN CONTABLE
En los estados financieros
1.Resultados
.Ingresos a pesos recientes .Gastos a pesos recientes .Depreciación a pesos históricos .Costo inventario a pesos mixtos.
2.Balance General
Inventarios pesos históricos y recientes. Activos fijos pesos históricos y recientes.
3.4.3. DESARROLLO DE LOS AJUSTES EN COLOMBIA
1974: Ajustes fiscales a los activos fijos, las cifras fiscales y tablas de impuesto,
1976: Depreciación flexible (tasas hasta del" 40%)
1983: Componente inflacionario para los rendimientos financieros y cuentas de ahorro en UPAC, de personas naturales.
1986: Se elimina doble tributación. Se incorpora el componente inflacionario para intereses, diferencia en cambio, ingresos y gastos financieros.
1988: Cálculo de la depreciación sobre el costo ajustado por inflación de bienes adquiridos a partir de 1989.
1988: Decreto 2687 "incorpora el sistema integral de ajustes por inflación"
1993: Decreto 2649, reglamento general de la contabilidad para Colombia.
3.4.4. PROPÓSITO DE LOS AJUSTES
Se propuso básicamente adecuar la estructura impositiva del país a los efectos que causa la inflación en la economía, de una parte y de otra, resolver de plano el problema de los Estados Financieros valorados a costos históricos que han tenido como corolario principal balances irreales.
PARTIDAS MONETARIAS
Son aquellas que por ley o contrato no se ajustan por inflación, también son aquellas cuyo valor nominal es igual o mayor que el valor de mercado. Puede ser monetarias las cuentas de caja, bancos, cuentas por cobrar, pasivos en general, cuentas en UPAC.
PARTIDAS NO MONETARIAS
Son aquellas que por ley o contrato se ajustan por inflación, también son aquellas cuyo valor nominal puede ser mayor, menor o igual que su valor de mercado.
Para efectuar la mecánica contable de ajustes por inflación, deben tenerse en cuenta las siguientes relaciones:
La relación general de ajustes para la gran mayoría de las cuentas es:
Con él ajustamos las ventas, las compras, gastos de administración y ventas.
UTILIDAD MONETARIA
Es un concepto que surge de la diferencia existente entre los activos monetarios (AM) y los pasivos monetarios (PM) cuyo resultado es llamado posición monetaria neta (PMN).
PMN = AM -PM
Cuando los AM son mayores que los PM se obtiene una pérdida monetaria que resta a la utilidad neta del Estado de Resultados. En caso contrario, se obtiene una utilidad monetaria que suma en el Estado de Resultados a la utilidad del periodo.
PMNo = AMo -PMo
Posición monetaria neta inicial igual al activo monetario inicial menos pasivo monetario inicial.
PMNF = AMF -PMF
Posición monetaria neta final igual al activo monetario final menos el pasivo monetario final.
PMN = PMNo + PMNF 2
Posición monetaria neta promedio igual a la posición monetaria neta inicial mas posición monetaria neta final todo sobre dos.
ZM = PMN *' I
Utilidad monetaria igual a posición monetaria neta promedio por índice de inflación. AJUSTE A LA DEPRECIACION
Según el método de depreciación que se utilice encontraremos un valor despreciable por período distinto. En cualquier caso siempre se debe ajustar la depreciación.
Ejemplo
Un activo despreciable con costo histórico de $ 1000.000 Y vida útil de 4 años se quiere depreciar por línea recta y suma de dígitos, tomando en cuenta PAAG'S de 0.2, 0.21, 0.18, 0.22 respectivamente.
I .Por línea recta
Depreciación Costo histórico ajustado Vida útil
No produce efectos para:
.Determinar la base para liquidar el impuesto de industria y comercio. .Otros impuestos.
4. EJERCICIO DE APLICACIÓN
4.1. INFORMACIÓN GENERAL
BALANCE GENERAL
