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ASIGNATURA “GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA
EMPRESA AGROPECUARIA”
Autor de contenidos: Gabriel Cruz Cerón, IA., MgSc., PhD DESARROLLO DE CONTENIDOS DE LA UNIDAD 1: CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE LA EMPRESA AGROPECUARIA **_CURSO: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE LA EMPRESA AGROPECUARIA
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN Y GESTION APLICADOS A LA EMPRESA AGROPECUARIA
- PROCESOS DE DIAGNÓSTICO, PLANEACIÓN, EVALUACIÓN Y CONTROL, MEDIANTE INDICADORES INTEGRADOS_** .
3. FUNCIONES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO EL CICLO PHVA DE **LA EMPRESA AGROPECUARIA
- MANEJO FINANCIERO INTEGRADO COMO APOYO A LA TOMA DE DECISIONES SOBRE PROYECTOS Y ALTERNATIVAS**
Gabriel Cruz Cerón – Curso Administración y Gestión de la Empresa Agropecuaria
FLUJOGRAMA DEL MÓDULO 1: FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN
OBJETIVO ESPECÍFICO
MARCO CONCEPTUAL
DE LA UNIDAD 1
LECCIONES Desarrollar conocimientos y habilidades en el enfoque de la empresa agropecuaria como un sistema integrado de producción, cimentando los procesos administrativos de toma de decisiones, la aplicación de las funciones administrativas y los roles del administrador de empresas agropecuarias 1 La administración y los conceptos básicos sobre dirección - gestión y crecimiento y desarrollo de la empresa 2 La empresa como sistema y los recursos de la empresa agropecuaria - Factores modificables e inmodificables 3 Las funciones del proceso administrativo, las áreas funcionales de la empresa agropecuaria y los conceptos de eficiencia, eficacia y efectividad 4 Interacción e integración de los factores sociales, económicos y ambientales que influyen sobre el accionar del sistema de producción 5 Las funciones operacionales del administrador de la finca 6 El proceso de toma de decisiones administrativas 7 Manejo de los recursos limitantes en el sistema de producción y el principio de la innovación inducida EVALUACIONES: Vivencias, Ejercitación, Aplicaciones y Complementación AUTOEVALUACIONES Y EVALUACIONES INTEGRADAS
Gabriel Cruz Cerón – Curso Administración y Gestión de la Empresa Agropecuaria Los conceptos de dirección y gestión en la finca o empresa agropecuaria. Es importante aclarar en primer término que en el presente texto los conceptos de empresa agropecuaria y finca se toman como sinónimos, en el contexto de enfocar la unidad de producción como aquella organización de manejo empresarial, orientada hacia los mercados que ofrece el sector agropecuario, la cual busca su mejoramiento permanente para el logro de la rentabilidad financiera y el bienestar del productor y su familia.
- La dirección es un concepto de orden cualitativo, que se relaciona con los atributos de un sistema adminsitrativo o de un administrador o responsable de funciones de todo orden en la empresa, y que se relaciona con aquellas capacidades de liderazgo, motivacionales, funcionales, creadoras de sentimientos de pertenencia a la empresa, que se ejercen e influyen sobre el equipo de trabajo (recurso humano).
- La gestión es un concepto basado en enfoques predominantemente de orden cuantitativo, relacionado con las capacidades desarrolladas de orden técnico aplicadas al manejo de la empresa, que apoyan los procesos de toma de decisiones y la asignación de recursos al sistema de producción, y que permiten la obtención de los productos de la empresa. La gestión es de carácter integral y se enfoca a obtener buenos rendimientos de los factores de producción para obtener óptimos resultados en el ejercicio productivo de la empresa. La gestión en una empresa no se debe confundir con tareas, funciones o simples actividades, ya que ella implica lograr los resultados de producción trazados como objetivo, con una racionalización de los recursos o factores de producción utilizados en el proceso de producción. Los estudios de mercado y comercialización del producto, la decisión sobre la tecnología a adoptar y el nivel de intensidad de uso (baja, alta) de los factores de producción, los estimativos de producción, la optimización de los procesos, los sistemas técnicos de seguimiento y control, la elaboración de presupuestos, el manejo de inventario de los productos de la finca, etc., son todas actividades que determina la función técnica y se relacionan con capacidades de gestión de alto nivel. Considerando lo explicado sobre el concepto de gestión se establece su relación con 3 aspectos fundamentales, relacionados a continuación:
- El manejo o administración de los insumos o recursos aplicados a la producción
- El manejo de los procesos de producción
- El alcance o logro de los objetivos que se hayan trazado para la empresa Los productos son el resultado de la trasformación de los insumos aplicados a través del proceso de producción aplicado (semilla, fertilizantes, suelo, agua, energía, etc.). Los procesos se refieren al conjunto diferenciado de acciones o actividades que se cumplen para lograr los objetivos de producción de la empresa; así, los procesos de
Gabriel Cruz Cerón – Curso Administración y Gestión de la Empresa Agropecuaria manejo cultural de la producción, el manejo sostenible del suelo, los controles sanitarios del cultivo, el proceso de comercialización de los productos, etcétera, son todos ejemplos de procesos aplicados en la empresa agropecuaria. La actividad administrativa de la empresa agropecuaria debe orientarse a la gestión de los procesos establecidos, ya que ello es garantía del logro de los objetivos tecnológicos, mercadológicos, sociales, ecológicos y financieros de la misma. La gestión debe evaluarse no sólo para conocer los resultados de los procesos de producción, sino también para conocer las fallas y desfases ocurridos, con el fin último de mejorar las futuras intervenciones. Un buen administrador agropecuario en cualquier actividad de desempeño, debe demostrar tanto atributos o capacidades de dirección como de gestión, para respaldar el crecimiento y el desarrollo de la finca o empresa Los conceptos de crecimiento y desarrollo de la empresa agropecuaria El crecimiento empresarial se refiere a conceptos y elementos preferencialmente de orden cuantitativo, o sea medibles numéricamente; se relaciona con variables como producción, ingreso monetario, productividad de los factores o insumos, competitividad de la empresa, rentabilidad, etcétera. En contrario, el desarrollo es un concepto mas de orden cualitativo, vinculado al rol y desempeño de la empresa en su proceso social de producción, al oficiar tanto como entidad consumidora de insumos y de mano de obra para la producción, como productora de bienes primarios y bienes con valor agregado (productos de calidad, procesados, diferenciados) que satisfacen necesidades de consumo de orden social, dentro de un sistema de intercambio económico que debe propender por el bienestar de las personas vinculadas (trabajadores de la empresa) y en general, por el de las comunidades relacionadas con el propio sistema de producción como proveedores y clientes o consumidores de los productos. Crecimiento y desarrollo son elementos integrados y complementarios en toda empresa, que se corresponden con la sostenibilidad y función social inherentes a la misma como productora de bienes de consumo inocuos y servicios de calidad, que cubren necesidades de consumo a sus clientes y consumidores. Para tener desarrollo se necesitan hechos de crecimiento.
Gabriel Cruz Cerón – Curso Administración y Gestión de la Empresa Agropecuaria enfoque de sistemas nos presenta el desafío conceptual de ver y entender la empresa agropecuaria como un todo y no como la suma de partes aisladas o independientes. Todo sistema de producción, bajo el enfoque integral de la sostenibilidad, debe apuntar a ser:
- económicamente rentable
- biológicamente eficiente
- ecológicamente sostenible
- socialmente equitativo (redistributivo) La rentabilidad se relaciona con la retribución o flujo monetario que se reconoce u obtiene por el uso de los factores de producción en un determinado proceso de producción; la eficiencia biológica se refiere a la productividad del sistema (cantidad de producto por unidad de recurso) que se calcula en función, ya sea del consumo de agua, de energía, de horas-luz, de terreno); la sostenibilidad ecológica desde la conservación del capital natural (suelo, agua, aire, biodiversidad) y en último, la equidad desde la óptica de la retribución social (empleo, participación, bienestar), la cual considera la redistribución de las utilidades del proceso productivo enfocando los estratos o grupos sociales mas desfavorecidos desde su condición de bienestar. Los elementos anteriores se ilustran integradamente mediante el siguiente diagrama que determina que de la interacción entre las dimensiones ambiental y dimensión social resulta la habitabilidad de un territorio de vida; de la interacción entre las dimensiones ambiental y económica resuta la viabilidad de subsistencia y de la interaccion entree las dimensiones Social y Económica resulta la equidad distributiva y de oportunidades de las comunidades. Así mismo de la interacción mas compleja resultante del cruce de todas las 3 dimensiones del desarrollo sostenible, se determina el Desarrollo Sostenible como tal. Figura 1: Dimensiones e Interacciones del Desarrollo Sostenible D. AMBIENTAL D. SOCIAL D. ECONÓMICA HABITABILIDAD EQUIDAD VIABILIDAD
DS
INTERACCIONES DE LAS DIMENSIONES DEL DESARROLLO SOSTENIBLE
Gabriel Cruz Cerón – Curso Administración y Gestión de la Empresa Agropecuaria Elementos o componentes de un sistema de producción Todo sistema en general se integra con base a cinco elementos básicos que permiten la caracterización del sistema. Tales elementos son los siguientes: los insumos o entradas, el proceso, el producto, la retroalimentación del sistema y el entorno o medio externo. En el caso de una empresa agropecuaria concebida como un sistema se pueden establecer como elementos básicos los siguientes:
- Los insumos o entradas son los elementos que alimentan el proceso de producción; el sistema de producción de la empresa agropecuaria utiliza tanto insumos “de afuera” o sea que provienen del medio externo (como capital, mano de obra contratada, insumos químicos), como insumos elaborados o aportados por el propio sistema (como la mano de obra familiar, abonos orgánicos, energía, etc.)
- El proceso se refiere a la transformación que sufren los insumos al utilizarlos o agregarlos, obteniéndose los productos finales y/o derivados
- El producto o salida del sistema es el resultado del funcionamiento de la finca o empresa; tal producto sirve para evaluar la eficiencia técnica y financiera de la unidad de producción y el logro de los objetivos del sistema
- La realimentación en el enfoque de sistemas es básicamente una actividad de control y evaluación del proceso de producción en cualquier empresa; esta actividad ayuda a la dinámica de organizar e integrar los componentes del empresa y así lograr su crecimiento y desarrollo deseados; soporte básico de la función de retroalimentación es la información que maneje la empresa a todo nivel, tanto interna como externa (costos, precios, planos, registros técnicos, indicadores, datos contables, tecnologías, etcétera); con relación al recurso de la información se sostiene que la función de administrar bien una empresa depende de la cantidad y calidad de la información que maneje.
- El entorno o medio externo es todo lo que rodea a la empresa y que incide sobre su marcha e influye sobre los resultados, ya sea de forma directa o indirecta; un factor o variable externa a la empresa se reconoce de manera fácil al considerar que no está bajo la discrecionalidad o directo manejo del subsistema administrativo de la unidad de producción; por ejemplo el precio del producto agrícola en un mercado de competencia. En las figuras 2 y 3 se ilustra un modelo gráfico^1 de orden cualitativo de un Sistema de Producción a nivel de un proyecto de finca en Risaralda (Colombia) (^1) Tomado de : Revista Luna Azul. Universidad de Caldas. Vol. ____ No.____
Figura 2: Representación de un finca agropecuaria (interacciones de subsistemas de cultivos y animales).
Gabriel Cruz Cerón – Curso Administración y Gestión de la Empresa Agropecuaria Figura 3 : Ilustración de un modelo gráfico de enfoque cualitativo de un sistema de producción agropecuario familiar (Tomado de Revista Luna Azul Vol.No. - Universidad de Caldas)
Gabriel Cruz Cerón – Curso Administración y Gestión de la Empresa Agropecuaria
- Recursos naturales
- Recursos de capital
- Recursos tecnológicos
- Recursos logísticos
- Mano de obra operativa y personal de apoyo Recursos naturales Los recursos naturales son aquellos que entrega la naturaleza (tierra, agua, aire, luz, calor, biodiversidad) incluyendo las funciones regulatorias que cumplen tales recursos, y que se relacionan con procesos de orden hídrico, reciclaje de elementos vitales (carbono, nitrógeno, etc.), descomposición de elementos que producen nutrientes para las plantas, producción de oxígeno, fijación de carbono, etc. Sin la existencia de los recursos naturales y por ende, sin el desarrollo de las funciones regulatorias que cumplen, no tendría posibilidades la existencia de la especie humana; de ello se desprende la importancia de tomar conciencia sobre el manejo sostenible de los mismos, en atención a su carácter de recursos limitados (escasos) con referencia a la disponibilidad de algunos de ellos (tierra, agua, nutrientes, biodiversidad) en el proceso de producción de la finca. El terreno de uso agrícola constituye el principal recurso natural en los sistemas de producción agropecuarios, y se clasifica en términos de la contabilidad de la empresa como un activo de producción no depreciable; su carácter de recurso renovable se acepta entre tanto sea manejado con criterios de sostenibilidad, y nunca con manejos de tipo extractivo o de minería, que conllevan al agotamiento del mismo y por consiguiente a la pérdida de su atributo de recurso renovable. Con excepción de lso cultivos hidropónicos, no se concibe una agricultura sostenible sin conservación del suelo, ya que en agricultura la base de sostenibilidad es el manejo ecológico de tal recurso natural. En Latinoamérica se destacan 2 formas predominantes de tenencia de la tierra como factor de producción, que son la propiedad (el productor como propietario) y el arrendamiento; en el caso de manejar el recurso como bien de propiedad del productor, su renta o la compensación al uso de tal recurso no se considera en la evaluación de proyectos agropecuarios en razón de considerarse un activo no depreciable, considerando por el contrario, su carácter de recurso valorizable; en el caso de la figura de arriendo del terreno con fines de uso agrícola, se configura el canon de arrendamiento como retribución al derecho de uso del recurso, el cual se configura como un costo fijo de producción para el productor. Recursos de capital Los recursos de capital son aquellos representados en los bienes de capital (activos de trabajo) y bienes intermedios (insumos), adquiridos mediante los recursos financieros que el productor tiene disponibles para desarrollar el proceso de producción de la finca
Gabriel Cruz Cerón – Curso Administración y Gestión de la Empresa Agropecuaria o empresa agropecuaria o agroindustria. La tierra, la maquinaria, las construcciones, o sea la infraestructura de la finca en general, y los insumos adquiridos, son ejemplos representativos de los recursos de capital disponibles. Las fuentes de los recursos de capital provienen de 2 orígenes predominantes: los recursos de capital propios que aporta el productor o dueño de la empresa y el crédito o capital prestado mediante el reconocimiento de un interés, que representa el servicio de la deuda para el productor. Los factores económicos que se relacionan con los recursos de capital vinculan los elementos determinados por las fuerzas de oferta y demanda que ofrece el medio externo respecto a los recursos que maneja la empresa y los productos que ofrece; la variación de precios de insumos y productos, el aumento de los costos de inversión en equipos e infraestructura, los costos del recurso financiero (crédito), los costos implícitos (costos de oportunidad) de los recursos propios de la empresa, etcétera, son todos ejemplos de elementos vinculados al factor económico influyente en el accionar de la empresa. Recursos tecnológicos Los recursos tecnológicos están representados en los sistemas de producción (el “know how”) determinados por la integración (combinación) de todos los recursos (naturales, humanos, monetarios) que maneja el productor, y que facilitan el proceso de producción. La tecnología manejada se clasifica según la intensidad en el uso de los recursos aplicados, pudiendo diferenciarse como tecnologías de uso intensivo (alto uso), ya sea en la tierra, en el capital o en la mano de obra utilizada (factor trabajo). Así mismo la tecnología puede clasificarse alternativamente como tecnología “dura” o basada en la infraestructura o composición de capital fijo (“Hardware”: maquinaria y los activos fijos), y la tecnología “blanda”, intensiva en el manejo del conocimiento apropiado y la logística (“Software” o sea, el uso intensivo de la información, el enfoque sobre la eficiencia de los procesos de producción, la aplicación de la informática, etcétera). En el sector agropecuario se reconoce también el concepto de “tecnología apropiada”, refiriéndose en términos sencillos, a aquellos sistemas de producción que el productor puede manejar o conoce con suficiencia desde el punto de vista operativo y además que es “costeable” con relación a los recursos disponibles o apropiados por el productor. Se aclara al respecto, que no necesariamente el concepto de “alta tecnología” reside en el uso intensivo de recursos de capital como la maquinaria y los equipos, mejor enfocando tal concepto de acuerdo a la eficiencia y eficacia del proceso o sistema de producción.
Gabriel Cruz Cerón – Curso Administración y Gestión de la Empresa Agropecuaria Ventajas comparativas y ventajas competitivas de los sistemas de producción. En la actualidad se diferencian 2 conceptos económicos sobre los sistemas de producción: En primer lugar aquellos que fundamentan o priorizan sus procesos de producción y oportunidades sobre el manejo de los recursos naturales; y aquellos que enfocan sus procesos productivos bajo el enfoque de la tecnología, la logística y el valor agregado (VA) de los procesos de producción. El Valor Agregado (VA) se refiere a aquel valor diferencial (añadido) que se logra mediante el proceso de transformación de los insumos en productos finales; puede referirse a un VA financiero, a un VA físico del producto (cambio de características físicas, químicas, organoléticas, etc.) o a un VA de presentación del producto (empaque, cantidad). Ejemplo, el VA financiero se puede conceptualizar como la diferencia (excedente) entre el Valor de mercado del producto (precio) y el valor monetario de la producción intermedia (insumos, suministros) utilizada en el proceso de producción. Las economías latinoamericanas son dependientes en sus procesos socio-económicos fundamentalmente del manejo de los recursos naturales como principales insumos de la producción (tierra, agua, biodiversidad, luminosidad, etc.), obteniendo productos del sector primario, y por ende, caracterizándose por disponer de mayores ventajas comparativas frente a otros sistemas de producción y economías de otras latitudes. A su vez, se han desarrollado economías mas dependientes de la tecnología y la logística, aprovechando ventajas de orden competitivo, utilizando con grandes resultados, las materias primas que importan de las economías dependientes de sus recursos naturales, para transformar tales insumos en productos con alto valor agregado, con mayor potencial de ganancia, rentabilidad y menores riesgos de todo orden. Una alternativa de gran potencial para la agricultura y la agroindustria de las países latinoamericanos estriba en integrar y potenciar la oferta disponible de los recursos naturales, y con criterios de manejo sostenible apoyarse en la tecnologías de proceso, el desarrollo de la investigación básica, la informática, la logística, y las políticas públicas de apoyo al sector, para lograr los niveles de crecimiento y los grados de desarrollo socioeconómico que demandan nuestras sociedades. Las comparaciones entre las ventajas comparativas y las ventajas competitivas se explican con mayor detalle en la siguiente tabla No. 1. Principios básicos aplicados en el enfoque de sistemas Para comprender las aplicaciones de la Teoría General de Sistemas (TGS) es vital contar con un criterio compartido sobre qué se entiende por sistema y cuáles son las características del mismo; para ello se describirán seguidamente algunas conceptualizaciones básicas.
Gabriel Cruz Cerón – Curso Administración y Gestión de la Empresa Agropecuaria Sinergia: principio que establece llanamente que “el todo es mas que la suma de las partes que lo componen”; los sistemas son objetos sinergéticos y una finca se puede considerar como tal ya que enfocándola como un todo es diferente a la suma individual de sus partes o componentes, o sea al sistema de producción sumado al sistema de comercialización sumado al sistema administrativo, etcétera, tomados tales sistemas en forma independiente o individual. El reconocido experto en el campo administrativo Peter Drucker 3 , señaló textualmente lo siguiente en sus obras sobre gerencia, refiriéndose al concepto de sinergia: "la empresa debe ser capaz, por definición, de producir más o mejor que todos los recursos que comprende. Debe ser un verdadero todo: mayor que la suma de sus partes o por lo menos diferente, con un rendimiento mayor que la suma de los consumos”. Un factor vital que influye sobre el sinergismo en una empresa agropecuaria reside en la comunicación y en un adecuado sistema de información (órdenes, pedidos, registros, indicadores, condiciones del crédito, contabilidad, etcétera); todo administrador agropecuario debe ser conciente que un buen sistema de información en la empresa se constituye en el insumo básico para apoyar las decisiones que se tomen en la misma. Recursividad: Todo sistema se compone de partes o elementos que a su vez son considerados como sistemas; así la producción agropecuaria en una región admite niveles de jerarquización, como ejemplo identificando a la propia región agrícola como un sistema, y a su vez una finca dentro de la región como un subsistema de la misma. En el caso de considerar el objeto de estudio a la finca como tal, la región que la cubre se enfocaría como el suprasistema, y un lote de la finca se consideraría como un subsistema de la misma; la teoría y la práctica del enfoque de sistemas recomienda que cuando se estudie un sistema se aborden al menos tres niveles jerárquicos, a saber: i) el sistema objeto de estudio, ii) un nivel superior, y iii) un nivel inferior.
Página de consulta WEB: http://www.fao.org/agroecology/en/
(^3) Druker, Peter (1999). Los Desafíos de la gerencia para el Siglo XXI. Grupo editorial Norma. Bogotá. Colombia.
Gabriel Cruz Cerón – Curso Administración y Gestión de la Empresa Agropecuaria Para aclarar el concepto anterior, se presenta seguidamente una propuesta de niveles jerárquicos para un sistema (finca) especializado en café.
**1. CAFICULTURA REGIONAL (suprasistema)
- FINCA CAFETERA (sistema que es objeto de estudio)
- COMPONENTE LOTES DE CULTIVO (subsistemas): 3.1.** Café siembra ▪ Lote 1 en siembra ▪ Lote 2 en siembra ▪ etc. 3.2. Café renovación - soca ▪ Lote 1 en renovación por soca ▪ Lote 2 renovación por soca ▪ etc. 3.3 Café en producción ▪ Lote 1 en producción ▪ Lote 2 en producción ▪ etc. **4. Subsistema: COMPONENTE MANEJO FITOSANITARIO
- Subsistema: COMPONENTE MERCADEO DEL PRODUCTO, etc.** Otros subsistemas que ayudan a establecer la jerarquización del sistema bajo estudio y facilitan el manejo del proceso de producción pueden referirse a componentes como: manejo del suelo, manejo de la recolección del producto, manejo del almacén o bodega de la finca, etcétera. Si el objeto de estudio es un sistema de finca lechera, a manera de ejemplo complementario, el nivel superior es el sistema lechero regional y el nivel inferior los diferentes componentes de la finca: animales, pastos y suelos. La evaluación incluye una discriminación del componente referido como animales, esto en razón a que el sistema de lechería en su conjunto es muy sensible a los cambios que ocurren en ciertos de los niveles inferiores propuestos. Los números al inicio de cada línea indican el nivel jerárquico del análisis.
Gabriel Cruz Cerón – Curso Administración y Gestión de la Empresa Agropecuaria
**1. LECHERIA REGIONAL (suprasistema)
- FINCA LECHERA (sistema que es objeto de estudio)
- COMPONENTE ANIMALES (subsistema): 3.1.** Animales en edad reproductiva ▪ Vacas inicio lactancia ▪ Vacas secas ▪ Novillas edad reproductiva ▪ Toros 3.2. Animales en crecimiento ▪ Novillas en crecimiento ▪ Terneras de levante ▪ Terneras de recría **4. Subsistema: COMPONENTE PASTURAS
- Subsistema: MANEJO DEL ORDEÑO, etc., …………… Entropía** Este fenómeno es extraído de la termodinámica y aplicado a las ciencias biológicas, sociales y administrativas; en general se entiende como la tendencia de cambio de estados más ordenados u organizados a estados menos ordenados o desorganizados. Tal cambio es explicado por la pérdida permanente de energía y/o de información y por ende de dinamismo en el proceso operacional de la empresa. Por ejemplo, cuando en una empresa agropecuaria no se tiene una función clara de las comunicaciones internas se crean ruidos o malentendidos que producen desinformación, desconcierto e incluso desconfianzas a todo nivel, determinándose así un problema entrópico para la misma; lo anterior contribuye a problema de desorganización que un buen administrador debe ser capaz de detectar y tomar parte en los correctivos del caso. La fuerza contraria al anterior fenómeno de entropía se denomina "neguentropía" y es el proceso que mantiene la empresa en un alto nivel de organización ya que su sistema administrativo es dinámico y mantiene un intercambio favorable de energía y comunicación con el medio externo, manejando información de alto nivel y tomando las decisiones más convenientes que favorecen el crecimiento y desarrollo de la empresa.
