COMPRAS Y SUMINISTROS, Monografías, Ensayos de Administración de Negocios

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COMPRAS Y

SUMINISTROS

(Nivel 1)

Índice de Contenidos

• SUMINISTROS..................................................................................... INTRODUCCIÓN A LA COMPETENCIA DEFINIDA COMO COMPRAS Y
• 1. TERMINOLOGÍA BÁSICA
• • ••• Almacén:
• • ••• Traspaso:
• • ••• Albarán:
• • ••• Pedido:..........................................................................................
• • ••• Compra abierta:............................................................................
• • ••• Compra concertada:
• • ••• Inventario:....................................................................................
• • ••• Altas y bajas del inventario:.........................................................
• • ••• Los estados financieros pro forma:
• • ••• Facturación:................................................................................
• • ••• Stocks:
• • ••• Reposición de materiales:
• 2. PRINCIPALES PROVEEDORES Y SECTOR DE LA ACTIVIDAD
• 3. BIBLIOGRAFÍA

Resumen de los contenidos del manual En este manual encontrarás los conocimientos elementales relacionados con el proceso de compras y suministro portuarios.

En primer lugar definiremos los principales conceptos asociados al área del suministro. Así, conocerás qué es un almacén, un traspaso, un albarán, un pedido, una compra abierta, una compra concertada, etc.

Para finalizar, hablaremos de los proveedores y su sector de actividad, donde indicaremos las diferentes cadenas logísticas que se encuentran asociadas a los diferentes sectores de actividad económica.

1. TERMINOLOGÍA BÁSICA

AAAAlmacénlmacénlmacénlmacén::::

Es el lugar o espacio físico en que se depositan las materias primas, el producto en proceso de fabricación o el producto terminado a la espera de ser transferido al siguiente eslabón de la cadena de suministro. Sirve como centro regulador del flujo de mercancías entre la disponibilidad y la necesidad de fabricantes, comerciantes y consumidores.

Un almacén es un local comercial para el almacenaje de bienes. Los almacenes son usados por fabricantes, importadores, exportadores, comerciales, transportistas, clientes, etc. Normalmente son construcciones grandes y planas en las zonas industriales de las ciudades. Están equipados con muelles de carga para cargar y descargar camiones; o algunas veces son cargados directamente de vías de tren, aeropuertos o puertos marítimos. A menudo disponen de grúas y elevadores para manipulación de mercancías que son generalmente depositadas en palets estandarizados. Algunos almacenes están completamente automatizados, sin contar apenas con trabajadores en su interior. En estos casos, la manipulación de mercancía se realiza con máquinas de almacenaje coordinadas por controladores programables y ordenadores con el software apropiado. Este tipo de almacenes automatizados, se emplean para mercancías de temperatura controlada en los cuales la disponibilidad de espacio es menor debido al alto coste que la refrigeración supone para la empresa. También se emplean para aquellas materias o mercancías que debido a su peligrosidad en el manipulado, o su elevada rotación

AAAAlbaránlbaránlbaránlbarán::::

El albarán es un documento que acredita la entrega de un pedido. El receptor de la mercancía debe firmarlo para dar constancia de que la ha recibido correctamente.

Dentro de la compraventa, el albarán sirve como prueba documental de la entrega o transporte de los bienes.

Tiene dos objetivos diferentes:

1. Para el comprador: comparar con el pedido, a efectos de controlar si es la mercancía solicitada y, fundamentalmente, para controlar las mercancías que recibe con la posterior facturación.
2. Para el vendedor: al recibir el duplicado del remito debidamente firmado por el comprador, tiene una constancia de haber entregado la mercancía que el comprador recibió conforme y, en base al Remito, confeccionar la Factura.

Se extiende, como mínimo, por duplicado; aunque es práctica generalizada hacerlo por triplicado para que al transportista también le quede una constancia de la operación realizada.

No se registra en los libros de contabilidad, dado a que generalmente los envíos se emiten sin valores.

PPPPedidoedidoedidoedido::::

Encargo hecho a un fabricante o vendedor de géneros de su tráfico.

CCCCompra abiertaompra abiertaompra abiertaompra abierta::::

Se puede entender por compra el acto por el que se obtiene una cosa a cambio de un precio. La compra abierta es aquella que se produce regida por la ley de la oferta y la demanda de mercados, en la cual el ente que realiza la acción de venta fija el precio conforme a una serie de parámetros derivados del mercado, estando su mercancía a disposición de los posibles compradores que estén interesados en ella.

CCCCompra concertadaompra concertadaompra concertadaompra concertada::::

El término se aplica a las diversas situaciones en que los precios no se determinan espontáneamente por los intercambios de mercado. Puede darse el caso de que varias empresas, actuando como un cártel, traten de establecer un precio mínimo o un precio fijo para los bienes que venden; se da el caso también, con bastante frecuencia, de que el Estado reúna a productores y consumidores para fijar precios, mediante acuerdos explícitos, que eviten así fluctuaciones bruscas o alzas recurrentes. En este último caso se trata de una técnica de concertación empleada para reducir o eliminar los niveles de inflación existentes en una economía, especialmente cuando ésta presenta altas tasas de incremento en los precios y se pretende frenar la tendencia a su continuo aumento.

AAAAltas y bajas del inventarioltas y bajas del inventarioltas y bajas del inventarioltas y bajas del inventario::::

La gestión del Inventario se compone de los siguientes procesos: A) Inicio del proceso de alta, realizado por las diferentes unidades administrativas, mediante la introducción de los datos correspondientes a inventario y la acreditación de la recepción de los mismos.

B) Validación del alta, que llevará a cabo la Sección de Patrimonio.

C) Emisión de etiquetas identificativas de los bienes, por parte de la Sección de Patrimonio, que remitirá a la unidad a la que quedará adscrito el bien.

D) Colocación de las mismas en los bienes correspondientes, y confirmación de esta actuación en el programa informático. Este hecho deberá realizarse en la unidad a la que queda adscrito el bien.

E) Modificaciones: tramitación de solicitudes de cambio de ubicación y bajas, así como su reflejo informático una vez autorizadas (en su caso).

El alta del bien supone la incorporación del mismo al inventario, asignándole un número que lo identifica. También puede tener repercusión en el inventario otro tipo de adquisiciones que no causan alta pero precisan de su reflejo en el mismo (mejoras y accesorios).

Registrada la Factura, si al introducir el tipo de gasto resultara inventariable, habrá que completar los datos propios de inventario.

La factura deberá ir desglosada, figurando los importes individuales

de cada uno de los bienes adquiridos y no deberá contener bienes que correspondan a diferentes tipos de gasto.

Como regla general, el inicio del proceso de alta se llevará a cabo en la unidad de gasto que gestiona la compra y que normalmente será la que reciba el bien.

Se introducen los datos de inventario, validando el alta y se generan los números y etiquetas identificativas.

Los responsables de las Unidades, con respecto a los bienes que tengan adscritos, podrán solicitar la baja de inventario utilizando el procedimiento adecuado en cada caso.

Cuando el motivo consista en rotura irreparable, pérdida o destrucción del bien, se solicitará la baja. En la misma habrá que hacer constar el motivo de la baja y adjuntar copia de la denuncia si se tratara de robo.

Para la solicitud de baja debe existir un protocolo, ya sea informático o no, que permita la tramitación de la baja por parte del responsable.

Los estados financierosLos estados financierosLos estados financierosLos estados financieros pro formapro formapro formapro forma::::

Los estados financieros pro-forma son estados financieros proyectados en el tiempo. Normalmente, los datos se pronostican con un año de anticipación. Los estados de ingresos pro-forma de la empresa muestran los ingresos y costos esperados para el año siguiente, en tanto que el Balance pro-forma muestra la posición financiera esperada, es decir, activos, pasivos y capital contable al finalizar el periodo pronosticado.

puede ser, por ejemplo, el nivel de stock. De esta manera en cualquier instante sabremos cuál es el valor de dicho nivel.

Para mantener este sistema es necesario poseer un registro permanentemente actualizado de la variable tomada (nivel de stock en el ejemplo). En este registro, cada salida o entrada del inventario de un determinado artículo o mercancía será contabilizada.

Sistema de Revisión Periódica. En este sistema la variable o dato del inventario que se va a controlar, sólo es conocida en determinados momentos previamente establecidos. El tiempo que discurre entre revisión y revisión se llama período de revisión. Si, como en el caso anterior, tomamos como variable que se controla, el nivel de stock, el sistema de revisión periódica nos permitirá conocer sólo este nivel cada cierto tiempo, tres meses por ejemplo.

Cuando haya transcurrido este período de tiempo, se hace una revisión o recuento del inventario. Con este sistema no se conoce la evolución que ha experimentado el dato requerido durante el período tomado, informándose sólo de los valores que posee al principio y al final del intervalo.

Elección del sistema de información. La diferencia entre ambos sistemas de información es clara, condicionando el sistema de gestión de stocks que se va a emplear y viceversa.

Un sistema de gestión de inventarios que precise lanzar un pedido de una mercancía cuando el nivel de stock de éste se sitúe por debajo de un valor determinado (punto de pedido), nos exige el conocimiento en todo momento del nivel de inventario. El sistema que garantiza este conocimiento es, únicamente, el de revisión continua.

Si el proveedor sólo admite pedidos un día fijo de cada mes, bastará un sistema de revisión periódica que nos dé la información necesaria para realizar el pedido oportuno, en función de las existencias, el mismo día fijado por el proveedor.

Sin embargo, muchas veces se elige el sistema de revisión periódica por la disminución de trabajo administrativo que supone mantener constantemente al día todos los registros de las diferentes mercancías.

SECTOR ECONÓMICO CADENA LOGÍSTICA ASOCIADA

AGROGANADERO Graneles vegetales

ALIMENTACIÓN Y BEBIDAS Frutas y Hortalizas

Pesca fresca Pesca congelada

PRODUCTOS MANUFACTURADOS Mercancía general ”Ro-Ro” y contenerizada

PAPEL Papel y Pasta

Madera y Corcho

TRANSPORTE Y LÓGISTICA Todas las demás cadenas

3. BIBLIOGRAFÍA

− ENTE PÚBLICO PUERTOS DEL ESTADO: “Guía para el desarrollo de zonas de actividades logísticas portuarias”. Madrid: Ente Público Puertos del Estado. Dirección General de Planificación y Control de Gestión, 2002. 275 p.