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Este documento ofrece una guía detallada para que universidades y centros de educación determine el contexto institucional en materia de gestión ambiental y seguridad y salud en el trabajo. Aborda temas como el manejo de residuos, las leyes de protección ambiental y de seguridad laboral, y la vinculación laboral, entre otros. El documento incluye preguntas clave y un instructivo para su aplicación.
Qué aprenderás
Tipo: Guías, Proyectos, Investigaciones
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¡No te pierdas las partes importantes!
1. JUSTIFICACIÓN Este instructivo es una herramienta institucional que proporciona las herramientas a utilizar para comprender el contexto institucional de cada una de las sedes y centros de la Universidad Nacional Abierta y a distancia en y comprender las necesidades de y expectativas de las partes interesadas (stakeholders) en materia de Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo. 2. OBJETIVO Determinar los métodos a utilizar en el Componente de Gestión Ambiental y Seguridad y Salud en el Trabajo para determinar el contexto institucional, las necesidades y expectativas de los stakeholders de la UNAD y sus riesgos asociados en el contexto de la gestión ambiental y seguridad y salud en el trabajo 3. GLOSARIO a) Parte Interesada (stakeholder) : Persona u organización que puede afectar, verse afectada, o percibirse como afectada por una decisión o actividad. EJEMPLO: clientes, comunidades, proveedores, entes reguladores, organizaciones no gubernamentales, inversionistas, empleados. NOTA 1: “Percibirse como afectado” significa que esta percepción se ha dado a conocer a la organización. b) Condición ambiental: Cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficiosos, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización. c) Riesgo: Efecto de la incertidumbre. NOTA 1: Un efecto es una desviación de lo esperado, ya sea positivo o negativo. NOTA 2: es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con la comprensión o conocimiento de un evento, su consecuencia o su probabilidad. NOTA 3: Con frecuencia el riesgo se caracteriza por referencia a “eventos” potenciales y "consecuencias", o a una combinación de estos. NOTA 4: Con frecuencia el riesgo se expresa en términos de una combinación de las consecuencias de un evento (incluidos cambios en las circunstancias) y la “” probabilidad” asociada de que ocurra. d) Riesgo para la seguridad y salud en el trabajo
La primera fase para determinar el contexto de la organización es conocer muy bien las Condiciones Ambientales de cada una de las Sedes y Centros de la UNAD, las cuales deben ser enfocadas en la situación de las instalaciones (infraestructura), gestión ambiental, seguridad y salud de los trabajadores previa de las mismas en un periodo de tiempo determinado. Las Condiciones para tener en cuenta son: ● Condición geográfica territorial ● Condiciones ambientales del entorno y del trabajo ● Características generales de la sede ● Características sociodemográficas ● Condiciones de salud ● Generación de residuos sólidos ● Manejo de los residuos peligrosos y especiales ● Uso del agua ● Vertimientos ● Uso de la energía y combustibles ● Consumo de papel ● Saneamiento básico ● Actividades que se desarrollan ● Otras condiciones aplicables. Para identificar las condiciones ambientales, se cuenta con el “ Formato para la Determinación de Condiciones Ambientales de Sede o Centro en la UNAD (F- 1 - 4 - 11 )” y en el caso de Seguridad y Salud en el trabajo se cuenta con el Formato de Inspecciones Condiciones Generales de Seguridad (F- 5 - 6 - 34) y en salud se identifican mediante los resultados de los exámenes médicos ocupacionales, diagnóstico de condiciones de salud ( psicosocial, osteomuscular, tamizajes entre otros) y en cual debe actualizarse anualmente, dentro de las acciones de planificación del Componente de Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo. 5.2. DETERMINACIÓN DE LOS FACTORES EXTERNOS E INTERNOS. La segunda fase para determinar el contexto de la organización está enfocada en caracterizar los Factores Externos e Internos que pueden afectar la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional de cada una de las sedes y centros de la UNAD. Estos factores son: FACTORES EXTERNOS
Sistema democrático ¿Cómo afecta a la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional el sistema democrático del país, si existe una democracia o una autocracia?
Estabilidad Política ¿Cómo afecta a la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional la estabilidad política si en este momento existe estabilidad o cambios fuertes políticos regionales? Cambios gubernamentales ¿Si se encuentra en periodo de cambios de gobierno locales, regionales o Nacionales, esto cómo afecta a la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Subsidios y contribuciones vigentes ¿Existen subsidios o subvenciones que afecten a la institución, y esto como afecta su gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo? Tratados de libre comercio ¿Los tratados de libre comercio firmados como han afectado a la institución y a la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a institucional? ECONÓMICOS- FINANCIEROS Ciclos Económicos (recesión - estabilidad) ¿Actualmente el país se encuentra en recesión económica o en estabilidad económica, como han afectado estas situaciones a la institución y su gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo? Políticas económicas y financieras del gobierno ¿Actualmente existen políticas económicas y financieras como reformas tributarias? Y ¿cómo estas han afectado a la institución y su gestión Ambiental y de seguridad y salud en el trabajo? Gasto gubernamental ¿El gasto gubernamental actual en educación permite incluir costos ambientales y de seguridad y salud en el trabajo ?, ¿esto cómo afecta la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a institucional? Tasa de crecimiento económico (PIB per- cápita) ¿El aumento o disminución del producto interno bruto, como afecta a la institución y a su gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo? Costos laborales (nivel salarial) ¿El aumento del salario en la actualidad cómo ha afectado a la institución y su gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo? Tasa de desempleo ¿En la región ha aumentado o disminuido la tasa de desempleo?, ¿esto cómo ha afectado a la institución y a su gestión ¿Ambiental y de seguridad y salud en el trabajo? Tasa de inflación ¿El aumento en la inflación como ha afectado a la institución y a su gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional?
Nivel de industrialización ¿El municipio o distrito donde está ubicada la sede y centro tiene un nivel alto de industrialización?, ¿depende de economía básica (agricultura, ganadería)? ¿es mixto? ¿Existe afectación por la ubicación urbana o rural? ¿cómo esto afecta la gestión Ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Un entorno que promueva la innovación de las TIC ¿La promoción de las Tecnologías de la Información y la comunicación y la aplicación de estas como influye en la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Cambios tecnológico-futuros ¿Existen proyecciones de cambios tecnológicos en el municipio o distrito donde se ubica el centro, cambio de iluminación pública, ampliación de las redes de comunicación, impulso de nuevas tecnologías verdes, entre otras?, ¿cómo afectan estas la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Tasa de obsolescencia ¿En el municipio o distrito donde se ubica el centro o sede la tendencia en el manejo de los equipos eléctricos y electrónicos es repararlos para alargar su vida útil o desecharlos inmediatamente o deficiencia en mantenimientos?, como estos afectan la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Cambios en internet ¿Los cambios en la internet como ampliación de la cobertura, uso de redes sociales e invención de nuevas metodologías de comunicación?, ¿cómo afectan la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Cambios en tecnología móvil ¿La generación de nuevas aplicación y masiva conexión a internet de los equipos móviles?, ¿cómo afectan la gestión ambiental institucional? Condiciones ambientales del entorno y del trabajo ¿Cómo las condiciones del entorno contempladas en el Formato para la Determinación de Condiciones Ambientales y del trabajo de Sede o Centro en la UNAD (F- 1 - 4 - 11 ) y Formato de Inspecciones Condiciones Generales de Seguridad (F- 5 - 6 - 34) y condiciones de salud que afectan la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional?
Cumplimiento del Plan de Ordenamiento Territorial ¿La ubicación de la sede o centro cumple o no con lo establecido en el Plan de Ordenamiento Territorial?, ¿cómo esto afecta la gestión ambiental institucional? Manejo integral de los residuos convencionales municipales ¿El municipio o distrito donde está ubicada la sede o centro cuenta con PGIRS, relleno sanitario, o botaderos a cielo abierto?, ¿cuenta con políticas de separación de residuos recuperables, cuenta con centros de reciclaje y asociaciones de recicladores de oficio?, ¿cómo esto afecta la gestión ambiental institucional? Manejo integral de los RESPEL en el municipio ¿El municipio o distrito donde está ubicado la sede o centro cuenta con una empresa recolectora de residuos peligrosos, cuenta con depósito de residuos de construcción y demolición (RCD), cuenta con un relleno de seguridad para disposición final a nivel local o regional?, ¿cómo esto afecta la gestión ambiental institucional? Políticas y programas ambientales y de seguridad y salud en el trabajo del gobierno ¿La adopción de las políticas y programas del gobierno local, regional y nacional, así como la adopción de los objetivos de desarrollo sostenible como afectan la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Preocupación sobre el cambio climático ¿El municipio o distrito donde se encuentra la sede o centro cuenta con planes de adaptación al cambio climático o similar?, ¿cómo esto afecta la gestión ambiental institucional? Regulación sobre el uso de energías alternativas ¿Existe alguna regulación que promueva a nivel nacional, regional o local el uso de energías alternativas? LEGALES Licencias ¿Existe algún tipo de Licencia ambiental que afecte la gestión ambiental institucional? Leyes de protección al medio ambiente y de seguridad y salud en el trabajo ¿La legislación general y específica de la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo, cómo influye en el sistema de gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel de la institución? Sectores protegidos o regulados ¿La sede y centro se ubica o no dentro de un área protegida o con regulación ambiental específica?, ¿cómo afecta esto la gestión ambiental institucional?
Nivel de implicación de la alta dirección ¿El nivel de la implicación de la Alta Dirección de la UNAD está influyendo en el liderazgo y compromiso y de qué forma impacta en la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? ¿Los resultados de la rendición de cuenta que impacto genera en la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional Procesos y procedimientos ¿Los procesos y procedimientos ambientales y de seguridad y salud en el trabajo como influyen en los sistemas de gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo? Resultado de Auditorías de gestión ambiental y Seguridad y Salud Ambiental ¿Los resultados de la rendición de cuentas internas que impacto genera en la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? PROCESO PRODUCTIVO Grado de automatización del servicio ¿EL^ grado^ de^ automatización^ de^ los servicios en la UNAD (Gobierno en línea, ley anti-trámites, campus virtual etc.) afecta la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Grado de diversificación de los servicios ¿Qué^ tan diversos son los servicios ofrecidos por la universidad, como afecta esto la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Grado de externalización de los servicios ¿Todos los servicios son precios por personal docente y administrativo de la UNAD, cuántos son prestados por terceros y cuáles, en qué afecta esto la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional?
¿Como la compra de un producto o servicio afecta la gestión ambiental y seguridad y salud en el trabajo en la sede y centros de la institución? Contratistas, subcontratistas, proveedores ¿Todos los contratistas, subcontratistas y proveedores de la UNAD tienen conocimiento de las políticas ambientales y seguridad y salud en el trabajo se exigen cláusulas ambientales y de seguridad y salud en el trabajo en la contratación, esto como afecta la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional?
Gestión de cambio ¿Cómo los cambios afectan la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo y salud en el trabajo a nivel institucional? RECURSOS HUMANOS
¿El nivel de personal asistencial, técnico, profesional y especializado de la UNAD es alto con respecto a sus cargos, en qué influye esto en la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? ¿La formación, competencia y experiencia cómo influye en la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo? Nivel de concienciación de los empleados ¿Se tiene un bajo y alto nivel de conciencia ambiental y de seguridad y salud en el trabajo en los empleados, cómo se afecta la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Funciones, roles, responsabilidad y autoridad ¿El personal Unadista tiene definido las funciones, roles, responsabilidades y la autoridad y cómo influye esto en sistema ambiental y seguridad y salud en el trabajo? Nivel de rotación del Personal ¿El nivel de rotación del personal vinculado a la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo es bajo o alto, en que afecta la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Jornada laboral y horario de trabajo ¿La jornada laboral y los horarios de trabajo tienen impacto positivo o negativo frente al sistema de gestión ambiental y seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Vinculación laboral ¿Cómo Las diferentes modalidades de vinculación laboral (planta y docente de carrera, docentes ocasionales y contratación de apoyo a la gestión, que implicación tiene en la implementación de gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Incentivos a los empleados ¿Existen incentivos a los empleados por participar o proponer prácticas? INSTALACIONES FÍSICAS Antigüedad de las instalaciones y equipos ¿Las instalaciones de la sede y centro son nuevas, antiguas, y que tanto influye esto en la gestión ambiental y seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional?
Vertimientos ¿Cómo se afecta la gestión ambiental institucional en este aspecto teniendo en cuenta los resultados del Formato para la Determinación de Condiciones Ambientales de Sede o Centro en la UNAD (F- 1 - 4 - 11 )? Uso de la energía y combustibles ¿Cómo se afecta la gestión ambiental institucional en este aspecto teniendo en cuenta los resultados del Formato para la Determinación de Condiciones Ambientales de Sede o Centro en la UNAD (F- 1 - 4 - 11 )? Consumo de papel ¿Cómo se afecta la gestión ambiental institucional en este aspecto teniendo en cuenta los resultados del Formato para la Determinación de Condiciones Ambientales de Sede o Centro en la UNAD (F- 1 - 4 - 11 )? Saneamiento básico ¿Cómo se afecta la gestión ambiental institucional en este aspecto teniendo en cuenta los resultados del Formato para la Determinación de Condiciones Ambientales de Sede o Centro en la UNAD (F- 1 - 4 - 11 )? CONDICIONES DE SALUD Diagnóstico de condiciones de salud ¿la identificación de las condiciones de salud de los trabajadores es efectivas para establecer los programas de promoción de la salud y la prevención de la enfermedad? Participación y consulta ¿Los medios de reporte de condiciones de salud de cada trabajador cómo impacta al sistema de gestión? Cultura de autocuidado (^) para el cuidado integral de su salud?’¿Los trabajadores adoptan medidas PRÁCTICAS DE GESTIÓN IMPLANTADAS Sistema de Gestión de la Calidad ¿La UNAD tiene un Sistema de Gestión de Calidad implementado y/o certificado como esto afecta la gestión ambiental institucional? Sistema de Gestión Ambiental ¿La UNAD tiene un Sistema de Gestión de Ambiental implementado y/o certificado cómo esto afecta la gestión ambiental y seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo ¿La UNAD tiene un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo implementado y/o certificado como esto afecta la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional?
Prácticas de buen gobierno ¿La adopción de prácticas como Ley de transparencia, anticorrupción, gobierno en línea, participación ciudadana, rendición de cuentas etc., cómo afectan la gestión ambiental institucional y de seguridad y salud en el trabajo a nivel? Para caracterizar cada uno de los factores externos e internas que pueden influenciar la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional, se cuenta con el Formato Matriz de Análisis de Factores Externos e Internos en la Gestión Ambiental y Seguridad y Salud en el Trabajo Institucional (F- 1 - 4 - 29 ). En la cual cada uno de los factores se le dará un carácter cualitativo dependiendo de su influencia en la gestión así: ● Negativo: Si el factor interno o externo puede convertirse o es un evidente riesgo o genera alguna debilidad para la gestión ambiental y seguridad y salud en el trabajo institucional en el momento. ● Neutral: Si el factor interno o externo es indiferente para la gestión ambiental y seguridad y salud en el trabajo institucional en el momento. ● Positivo: Si el factor interno o externo puede convertirse en una oportunidad o es una evidente fortaleza para la gestión ambiental y seguridad y salud en el trabajo institucional en el momento.
Finalmente para enmarcar las estrategias globales, se agrupan las estrategias apuntando al cruce de las Debilidades-Oportunidades-Fortalezas-Amenazas/Riesgos de la siguiente forma: FO (Fortalezas - Oportunidades) DO (Debilidades - Oportunidades) FA (Fortalezas - Amenazas/Riesgos) DA (Debilidades - Amenazas/Riesgos); Nota: Para el caso de las estrategias globales correspondientes a los componentes de Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo se describe así: GA: Gestión Ambiental SST: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo En caso de aquellas estrategias globales que serán aplicadas por los 2 componentes se definirá así: GA-SST o viceversa. Entre paréntesis se señala cada uno de los factores DOFA que pueden ser maximizados o minimizados con las estrategias globales planteadas.
Ya determinados las estrategias globales se determinan los riesgos y oportunidades ya detectados, estos pueden quedar igual de suscritos como se hizo en el listado DOFA correspondiente: Teniendo los Riesgos y Oportunidades detectados, y las estrategias definidas, se procede a
Alta dirección Comité Integrado de Gestión MECI Vicerrectores, Decanos, directores, Gerentes, Jefes de Oficinas Asesoras y Coordinadores Funcionarios Administrativos (Planta) Docentes de Carrera y Ocasionales Contratistas de Apoyo a la gestión Teletrabajadores Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo Comité de Convivencia Laboral Brigada de Emergencia
Aspirantes Estudiantes Egresados Empresas del sector público y privado
Empresas proveedores de materiales e insumos Proveedores de servicios ambientales y de Seguridad y Salud en el Trabajo Proveedores de servicios, equipos e infraestructura
Contratista de Bienes y servicios
Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenibles, Secretarías de Ambiente, Corporaciones Autónomas Regionales Contraloría General de la República Ministerio de Educación Nacional Ministerio del Trabajo Ministerio de Minas y Energía Ministerio de Salud Ministerio de Puertos y Transporte Instituto Prestador de Servicio (IPS) / Entidad Promotora de Salud (EPS)
Secretaría de Salud Administradora de Riesgos Laborales (ARL) Administradora de Fondo de Pensiones (AFP) Procuraduría
Asociaciones no gubernamentales y organizaciones de voluntarios Grupos ecologistas Asociaciones de vecinos Vecindad Visitantes
Radio y televisión Publicaciones científicas Prensa nacional y local
Empresa de acueducto y alcantarillado Empresa de aseo Empresa de gas natural Empresa de energía eléctrica
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