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INSTRUCTIVO PARA LA DETERMINACIÓN DEL CONTEXTO
INSTITUCIONAL EN LA GESTIÓN AMBIENTAL Y DE
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
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Contenido
1. JUSTIFICACIÓN....................................................................................................................... 2
2. OBJETIVO ................................................................................................................................ 2
3. GLOSARIO ............................................................................................................................... 2
4. GENERALIDADES DE LA ACTIVIDAD .................................................................................... 3
5. CONTEXTO DE LA UNAD EN LA GESTIÓN AMBIENTAL Y SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO. ................................................................................................................................ 3
5.1. DETERMINACIÓN DE LAS CONDICIONES AMBIENTALES Y SEGURIDAD EN EL
TRABAJO. ................................................................................................................................ 3
5.2. DETERMINACIÓN DE LOS FACTORES EXTERNOS E INTERNOS. ...................................... 4
5.3. DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS STAKEHOLDERS.
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1. JUSTIFICACIÓN Este instructivo es una herramienta institucional que proporciona las herramientas a utilizar para comprender el contexto institucional de cada una de las sedes y centros de la Universidad Nacional Abierta y a distancia en y comprender las necesidades de y expectativas de las partes interesadas (stakeholders) en materia de Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo. 2. OBJETIVO Determinar los métodos a utilizar en el Componente de Gestión Ambiental y Seguridad y Salud en el Trabajo para determinar el contexto institucional, las necesidades y expectativas de los stakeholders de la UNAD y sus riesgos asociados en el contexto de la gestión ambiental y seguridad y salud en el trabajo 3. GLOSARIO a) Parte Interesada (stakeholder) : Persona u organización que puede afectar, verse afectada, o percibirse como afectada por una decisión o actividad. EJEMPLO: clientes, comunidades, proveedores, entes reguladores, organizaciones no gubernamentales, inversionistas, empleados. NOTA 1: “Percibirse como afectado” significa que esta percepción se ha dado a conocer a la organización. b) Condición ambiental: Cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficiosos, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización. c) Riesgo: Efecto de la incertidumbre. NOTA 1: Un efecto es una desviación de lo esperado, ya sea positivo o negativo. NOTA 2: es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con la comprensión o conocimiento de un evento, su consecuencia o su probabilidad. NOTA 3: Con frecuencia el riesgo se caracteriza por referencia a “eventos” potenciales y "consecuencias", o a una combinación de estos. NOTA 4: Con frecuencia el riesgo se expresa en términos de una combinación de las consecuencias de un evento (incluidos cambios en las circunstancias) y la “” probabilidad” asociada de que ocurra. d) Riesgo para la seguridad y salud en el trabajo
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La primera fase para determinar el contexto de la organización es conocer muy bien las Condiciones Ambientales de cada una de las Sedes y Centros de la UNAD, las cuales deben ser enfocadas en la situación de las instalaciones (infraestructura), gestión ambiental, seguridad y salud de los trabajadores previa de las mismas en un periodo de tiempo determinado. Las Condiciones para tener en cuenta son: ● Condición geográfica territorial ● Condiciones ambientales del entorno y del trabajo ● Características generales de la sede ● Características sociodemográficas ● Condiciones de salud ● Generación de residuos sólidos ● Manejo de los residuos peligrosos y especiales ● Uso del agua ● Vertimientos ● Uso de la energía y combustibles ● Consumo de papel ● Saneamiento básico ● Actividades que se desarrollan ● Otras condiciones aplicables. Para identificar las condiciones ambientales, se cuenta con el “ Formato para la Determinación de Condiciones Ambientales de Sede o Centro en la UNAD (F- 1 - 4 - 11 )” y en el caso de Seguridad y Salud en el trabajo se cuenta con el Formato de Inspecciones Condiciones Generales de Seguridad (F- 5 - 6 - 34) y en salud se identifican mediante los resultados de los exámenes médicos ocupacionales, diagnóstico de condiciones de salud ( psicosocial, osteomuscular, tamizajes entre otros) y en cual debe actualizarse anualmente, dentro de las acciones de planificación del Componente de Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo. 5.2. DETERMINACIÓN DE LOS FACTORES EXTERNOS E INTERNOS. La segunda fase para determinar el contexto de la organización está enfocada en caracterizar los Factores Externos e Internos que pueden afectar la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional de cada una de las sedes y centros de la UNAD. Estos factores son: FACTORES EXTERNOS
DESCRIPCIÓN DEL FACTOR EXTERNO CONTEXTUALIZACIÓN FACTOR EXTERNO^ DEL
Sistema democrático ¿Cómo afecta a la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional el sistema democrático del país, si existe una democracia o una autocracia?
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POLÍTICOS
Estabilidad Política ¿Cómo afecta a la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional la estabilidad política si en este momento existe estabilidad o cambios fuertes políticos regionales? Cambios gubernamentales ¿Si se encuentra en periodo de cambios de gobierno locales, regionales o Nacionales, esto cómo afecta a la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Subsidios y contribuciones vigentes ¿Existen subsidios o subvenciones que afecten a la institución, y esto como afecta su gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo? Tratados de libre comercio ¿Los tratados de libre comercio firmados como han afectado a la institución y a la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a institucional? ECONÓMICOS- FINANCIEROS Ciclos Económicos (recesión - estabilidad) ¿Actualmente el país se encuentra en recesión económica o en estabilidad económica, como han afectado estas situaciones a la institución y su gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo? Políticas económicas y financieras del gobierno ¿Actualmente existen políticas económicas y financieras como reformas tributarias? Y ¿cómo estas han afectado a la institución y su gestión Ambiental y de seguridad y salud en el trabajo? Gasto gubernamental ¿El gasto gubernamental actual en educación permite incluir costos ambientales y de seguridad y salud en el trabajo ?, ¿esto cómo afecta la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a institucional? Tasa de crecimiento económico (PIB per- cápita) ¿El aumento o disminución del producto interno bruto, como afecta a la institución y a su gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo? Costos laborales (nivel salarial) ¿El aumento del salario en la actualidad cómo ha afectado a la institución y su gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo? Tasa de desempleo ¿En la región ha aumentado o disminuido la tasa de desempleo?, ¿esto cómo ha afectado a la institución y a su gestión ¿Ambiental y de seguridad y salud en el trabajo? Tasa de inflación ¿El aumento en la inflación como ha afectado a la institución y a su gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional?
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TECNOLÓGICOS
Nivel de industrialización ¿El municipio o distrito donde está ubicada la sede y centro tiene un nivel alto de industrialización?, ¿depende de economía básica (agricultura, ganadería)? ¿es mixto? ¿Existe afectación por la ubicación urbana o rural? ¿cómo esto afecta la gestión Ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Un entorno que promueva la innovación de las TIC ¿La promoción de las Tecnologías de la Información y la comunicación y la aplicación de estas como influye en la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Cambios tecnológico-futuros ¿Existen proyecciones de cambios tecnológicos en el municipio o distrito donde se ubica el centro, cambio de iluminación pública, ampliación de las redes de comunicación, impulso de nuevas tecnologías verdes, entre otras?, ¿cómo afectan estas la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Tasa de obsolescencia ¿En el municipio o distrito donde se ubica el centro o sede la tendencia en el manejo de los equipos eléctricos y electrónicos es repararlos para alargar su vida útil o desecharlos inmediatamente o deficiencia en mantenimientos?, como estos afectan la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Cambios en internet ¿Los cambios en la internet como ampliación de la cobertura, uso de redes sociales e invención de nuevas metodologías de comunicación?, ¿cómo afectan la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Cambios en tecnología móvil ¿La generación de nuevas aplicación y masiva conexión a internet de los equipos móviles?, ¿cómo afectan la gestión ambiental institucional? Condiciones ambientales del entorno y del trabajo ¿Cómo las condiciones del entorno contempladas en el Formato para la Determinación de Condiciones Ambientales y del trabajo de Sede o Centro en la UNAD (F- 1 - 4 - 11 ) y Formato de Inspecciones Condiciones Generales de Seguridad (F- 5 - 6 - 34) y condiciones de salud que afectan la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional?
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AMBIENTAL -
ECOLÓGICOS Y DEL
TRABAJO
Cumplimiento del Plan de Ordenamiento Territorial ¿La ubicación de la sede o centro cumple o no con lo establecido en el Plan de Ordenamiento Territorial?, ¿cómo esto afecta la gestión ambiental institucional? Manejo integral de los residuos convencionales municipales ¿El municipio o distrito donde está ubicada la sede o centro cuenta con PGIRS, relleno sanitario, o botaderos a cielo abierto?, ¿cuenta con políticas de separación de residuos recuperables, cuenta con centros de reciclaje y asociaciones de recicladores de oficio?, ¿cómo esto afecta la gestión ambiental institucional? Manejo integral de los RESPEL en el municipio ¿El municipio o distrito donde está ubicado la sede o centro cuenta con una empresa recolectora de residuos peligrosos, cuenta con depósito de residuos de construcción y demolición (RCD), cuenta con un relleno de seguridad para disposición final a nivel local o regional?, ¿cómo esto afecta la gestión ambiental institucional? Políticas y programas ambientales y de seguridad y salud en el trabajo del gobierno ¿La adopción de las políticas y programas del gobierno local, regional y nacional, así como la adopción de los objetivos de desarrollo sostenible como afectan la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Preocupación sobre el cambio climático ¿El municipio o distrito donde se encuentra la sede o centro cuenta con planes de adaptación al cambio climático o similar?, ¿cómo esto afecta la gestión ambiental institucional? Regulación sobre el uso de energías alternativas ¿Existe alguna regulación que promueva a nivel nacional, regional o local el uso de energías alternativas? LEGALES Licencias ¿Existe algún tipo de Licencia ambiental que afecte la gestión ambiental institucional? Leyes de protección al medio ambiente y de seguridad y salud en el trabajo ¿La legislación general y específica de la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo, cómo influye en el sistema de gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel de la institución? Sectores protegidos o regulados ¿La sede y centro se ubica o no dentro de un área protegida o con regulación ambiental específica?, ¿cómo afecta esto la gestión ambiental institucional?
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Nivel de implicación de la alta dirección ¿El nivel de la implicación de la Alta Dirección de la UNAD está influyendo en el liderazgo y compromiso y de qué forma impacta en la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? ¿Los resultados de la rendición de cuenta que impacto genera en la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional Procesos y procedimientos ¿Los procesos y procedimientos ambientales y de seguridad y salud en el trabajo como influyen en los sistemas de gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo? Resultado de Auditorías de gestión ambiental y Seguridad y Salud Ambiental ¿Los resultados de la rendición de cuentas internas que impacto genera en la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? PROCESO PRODUCTIVO Grado de automatización del servicio ¿EL^ grado^ de^ automatización^ de^ los servicios en la UNAD (Gobierno en línea, ley anti-trámites, campus virtual etc.) afecta la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Grado de diversificación de los servicios ¿Qué^ tan diversos son los servicios ofrecidos por la universidad, como afecta esto la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Grado de externalización de los servicios ¿Todos los servicios son precios por personal docente y administrativo de la UNAD, cuántos son prestados por terceros y cuáles, en qué afecta esto la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional?
Compra de Bienes y Servicios
(Contratistas, subcontratistas,
proveedores)
¿Como la compra de un producto o servicio afecta la gestión ambiental y seguridad y salud en el trabajo en la sede y centros de la institución? Contratistas, subcontratistas, proveedores ¿Todos los contratistas, subcontratistas y proveedores de la UNAD tienen conocimiento de las políticas ambientales y seguridad y salud en el trabajo se exigen cláusulas ambientales y de seguridad y salud en el trabajo en la contratación, esto como afecta la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional?
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Gestión de cambio ¿Cómo los cambios afectan la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo y salud en el trabajo a nivel institucional? RECURSOS HUMANOS
Nivel de cualificación de los empleados
(Formación, competencia y experiencia)
¿El nivel de personal asistencial, técnico, profesional y especializado de la UNAD es alto con respecto a sus cargos, en qué influye esto en la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? ¿La formación, competencia y experiencia cómo influye en la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo? Nivel de concienciación de los empleados ¿Se tiene un bajo y alto nivel de conciencia ambiental y de seguridad y salud en el trabajo en los empleados, cómo se afecta la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Funciones, roles, responsabilidad y autoridad ¿El personal Unadista tiene definido las funciones, roles, responsabilidades y la autoridad y cómo influye esto en sistema ambiental y seguridad y salud en el trabajo? Nivel de rotación del Personal ¿El nivel de rotación del personal vinculado a la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo es bajo o alto, en que afecta la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Jornada laboral y horario de trabajo ¿La jornada laboral y los horarios de trabajo tienen impacto positivo o negativo frente al sistema de gestión ambiental y seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Vinculación laboral ¿Cómo Las diferentes modalidades de vinculación laboral (planta y docente de carrera, docentes ocasionales y contratación de apoyo a la gestión, que implicación tiene en la implementación de gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Incentivos a los empleados ¿Existen incentivos a los empleados por participar o proponer prácticas? INSTALACIONES FÍSICAS Antigüedad de las instalaciones y equipos ¿Las instalaciones de la sede y centro son nuevas, antiguas, y que tanto influye esto en la gestión ambiental y seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional?
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(F- 1 - 4 - 11 )?
Vertimientos ¿Cómo se afecta la gestión ambiental institucional en este aspecto teniendo en cuenta los resultados del Formato para la Determinación de Condiciones Ambientales de Sede o Centro en la UNAD (F- 1 - 4 - 11 )? Uso de la energía y combustibles ¿Cómo se afecta la gestión ambiental institucional en este aspecto teniendo en cuenta los resultados del Formato para la Determinación de Condiciones Ambientales de Sede o Centro en la UNAD (F- 1 - 4 - 11 )? Consumo de papel ¿Cómo se afecta la gestión ambiental institucional en este aspecto teniendo en cuenta los resultados del Formato para la Determinación de Condiciones Ambientales de Sede o Centro en la UNAD (F- 1 - 4 - 11 )? Saneamiento básico ¿Cómo se afecta la gestión ambiental institucional en este aspecto teniendo en cuenta los resultados del Formato para la Determinación de Condiciones Ambientales de Sede o Centro en la UNAD (F- 1 - 4 - 11 )? CONDICIONES DE SALUD Diagnóstico de condiciones de salud ¿la identificación de las condiciones de salud de los trabajadores es efectivas para establecer los programas de promoción de la salud y la prevención de la enfermedad? Participación y consulta ¿Los medios de reporte de condiciones de salud de cada trabajador cómo impacta al sistema de gestión? Cultura de autocuidado (^) para el cuidado integral de su salud?’¿Los trabajadores adoptan medidas PRÁCTICAS DE GESTIÓN IMPLANTADAS Sistema de Gestión de la Calidad ¿La UNAD tiene un Sistema de Gestión de Calidad implementado y/o certificado como esto afecta la gestión ambiental institucional? Sistema de Gestión Ambiental ¿La UNAD tiene un Sistema de Gestión de Ambiental implementado y/o certificado cómo esto afecta la gestión ambiental y seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional? Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo ¿La UNAD tiene un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo implementado y/o certificado como esto afecta la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional?
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Prácticas de buen gobierno ¿La adopción de prácticas como Ley de transparencia, anticorrupción, gobierno en línea, participación ciudadana, rendición de cuentas etc., cómo afectan la gestión ambiental institucional y de seguridad y salud en el trabajo a nivel? Para caracterizar cada uno de los factores externos e internas que pueden influenciar la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a nivel institucional, se cuenta con el Formato Matriz de Análisis de Factores Externos e Internos en la Gestión Ambiental y Seguridad y Salud en el Trabajo Institucional (F- 1 - 4 - 29 ). En la cual cada uno de los factores se le dará un carácter cualitativo dependiendo de su influencia en la gestión así: ● Negativo: Si el factor interno o externo puede convertirse o es un evidente riesgo o genera alguna debilidad para la gestión ambiental y seguridad y salud en el trabajo institucional en el momento. ● Neutral: Si el factor interno o externo es indiferente para la gestión ambiental y seguridad y salud en el trabajo institucional en el momento. ● Positivo: Si el factor interno o externo puede convertirse en una oportunidad o es una evidente fortaleza para la gestión ambiental y seguridad y salud en el trabajo institucional en el momento.
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Finalmente para enmarcar las estrategias globales, se agrupan las estrategias apuntando al cruce de las Debilidades-Oportunidades-Fortalezas-Amenazas/Riesgos de la siguiente forma: FO (Fortalezas - Oportunidades) DO (Debilidades - Oportunidades) FA (Fortalezas - Amenazas/Riesgos) DA (Debilidades - Amenazas/Riesgos); Nota: Para el caso de las estrategias globales correspondientes a los componentes de Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo se describe así: GA: Gestión Ambiental SST: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo En caso de aquellas estrategias globales que serán aplicadas por los 2 componentes se definirá así: GA-SST o viceversa. Entre paréntesis se señala cada uno de los factores DOFA que pueden ser maximizados o minimizados con las estrategias globales planteadas.
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Ya determinados las estrategias globales se determinan los riesgos y oportunidades ya detectados, estos pueden quedar igual de suscritos como se hizo en el listado DOFA correspondiente: Teniendo los Riesgos y Oportunidades detectados, y las estrategias definidas, se procede a
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PERSONAL UNADISTA
Alta dirección Comité Integrado de Gestión MECI Vicerrectores, Decanos, directores, Gerentes, Jefes de Oficinas Asesoras y Coordinadores Funcionarios Administrativos (Planta) Docentes de Carrera y Ocasionales Contratistas de Apoyo a la gestión Teletrabajadores Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo Comité de Convivencia Laboral Brigada de Emergencia
CLIENTES
Aspirantes Estudiantes Egresados Empresas del sector público y privado
PROVEEDORES
Empresas proveedores de materiales e insumos Proveedores de servicios ambientales y de Seguridad y Salud en el Trabajo Proveedores de servicios, equipos e infraestructura
CONTRATISTAS Y/
SUBCONTRATISTAS - (Dentro de
las instalaciones)
Contratista de Bienes y servicios
PARES ACADÉMICOS Instituciones de Educación Superior
ENTIDADES DE CONTROL
Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenibles, Secretarías de Ambiente, Corporaciones Autónomas Regionales Contraloría General de la República Ministerio de Educación Nacional Ministerio del Trabajo Ministerio de Minas y Energía Ministerio de Salud Ministerio de Puertos y Transporte Instituto Prestador de Servicio (IPS) / Entidad Promotora de Salud (EPS)
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Secretaría de Salud Administradora de Riesgos Laborales (ARL) Administradora de Fondo de Pensiones (AFP) Procuraduría
COMUNIDADES LOCALES
Asociaciones no gubernamentales y organizaciones de voluntarios Grupos ecologistas Asociaciones de vecinos Vecindad Visitantes
MEDIOS DE COMUNICACIÓN
Radio y televisión Publicaciones científicas Prensa nacional y local
EMPRESAS PRESTADORAS DE
SERVICIOS PÚBLICOS
Empresa de acueducto y alcantarillado Empresa de aseo Empresa de gas natural Empresa de energía eléctrica
OTROS GRUPOS DE INTERES
Caja de Compensación familiar UNADCOOP Bomberos
