Sistemas de Información en Entidades Gubernamentales: Gobernación de Risaralda, Esquemas y mapas conceptuales de Sistemas de Información Gerencial

¡Descarga Sistemas de Información en Entidades Gubernamentales: Gobernación de Risaralda y más Esquemas y mapas conceptuales en PDF de Sistemas de Información Gerencial solo en Docsity!

ANALISIS DE SISTEMA DE INFORMACION – PARTE 3

Yury Ximena Leiton Artunduaga ID 819223 Sistema de Información Gerencial Mayer Dully Vergara Moncada NRC 15- MAYO 2022

INTRODUCCION

Un Sistema de Información es el conjunto de componentes que trabajan juntos para recopilar, procesar, almacenar y difundir información para apoyar el buen funcionamiento y la toma de decisiones en una empresa. Juegan un papel muy importante ya que ayudan a la alta dirección a monitorear el desempeño de la empresa e identificar problemas estratégicos y oportunidades. Los beneficios que pueden aportar los sistemas de información como apoyo a la toma de decisiones administrativas y el buen funcionamiento han hecho que sean indispensables en la sociedad. Como ejemplo tomamos el Sistema de Información SIIFWEB , el cual es utilizado actualmente por la mayoría de las empresas que son dirigidas por el Estado, en este caso La Gobernación de Risaralda.

de las funciones y puesto jerárquico del funcionario, tiene unos permisos para ingresar y acceder a la información necesaria y poder realizar sus propias funciones. En el caso de la Gobernación de Risaralda, es una entidad del estado que se divide por secretarias, direcciones y sucursales, debido a que sus dependencias son demasiadas extensas y el número de personal es un promedio de tres mil funcionarios, obliga a tener un sistema de información completo y eficiente. Este sistema permite que cada una de sus dependencias tenga módulos de acuerdo a sus necesidades, por ejemplo:  Subsistema Financiero: Permite manejo de Contabilidad NIIF, Presupuesto, Tesorería y PAC.  Subsistema de Gestión de Gasto: Gestión de la Información de Contratos, Manejo de Orden de Gasto, Parametrización del Sistema y Pago a Contratista.  Subsistema de Recursos Físicos: Actualización y Manejo según las NIIF, incorporación de bienes muebles e inmuebles, Manejo de los recursos que ingresan sea por compra a donaciones a la entidad, control sobre los activos de la entidad.  Subsistema de Recursos Humanos: Administración Financiera del Personal, control sobre personal de planta y contratista, conocimiento y control sobre aportes parafiscales, pago y disfrute del periodo vacacional.  Subsistema de Planeación: Seguimiento al Plan de Desarrollo, manejo de planes y mejoras de vivienda, control sobre los ingresos y ayudas que llegan directas desde el Gobierno Nacional, Control sobre programas de ayudad a damnificados.  Gestión Documental: Flujo ágil de documentos, gestión correcta en el manejo y almacenamiento de los documentos.  Subsistema de Fiscalización y Cobranza: Permite tener el control y responsabilidad sobre el manejo de los ingresos que se recolectan por medio del pago de impuestos al Departamento, genera información actualizada sobre los deudores referente al tema, información clara y precisa al contribuyente.  Subsistema Tesorería: Manejo del dinero y pago que se realiza por parte de la entidad a su personal, proveedores y obligaciones. De cada uno de estos Subsistemas depende el manejo de las Secretarias para su correcto funcionamiento, se debe destacar que, aunque están dividas, todas dependen

entre sí para realizar procesos completos y eficientes, es decir que cada funcionario aunque no esté dentro de sus obligaciones debe tener conocimiento de los procesos de otras secretarias, para que cada paso se haga en el orden que es y no generara inconsistencias, un caso representativo es la Dirección de Contabilidad, donde todas las secretarias deben tener plena, directa, constante y clara comunicación ya que siempre se debe tener conocimiento de los usos y movimientos realizados por cada dirección, ingresos de proyectos, recaudo de impuestos o programas de ayudas como donaciones para que quede registrado en la cuentas de la entidad ejerciendo el control para dar resultados. A continuación, una demostración de cómo se visualiza actualmente con un usuario de la Secretaria de Hacienda, dependiendo de sus funciones, así mismo se le autorizan los permisos. Un ejemplo puede ser, que si ingresa un Bien Mueble o Inmueble a la entidad inicia su proceso desde el almacén de recursos físicos donde se encargan de ingresar la información de la manera más exacta al sistema para que pueda ser utilizados de acuerdo a su función, después ingresa a la Secretaria de planeación y direcciones para realizar su proceso de incorporación al sistema de la entidad y ser dirigido a su finalidad, pero aún no termina, ya que es indispensable su paso por la Dirección de contabilidad donde se ingresaría a la base de datos de los activos o patrimonio y se generaría el registro para tener el control sobre sus posesiones y donde están siendo utilizados; otro claro ejemplo puede ser el pago a empleados ya que deben iniciar el proceso por Gestión del Gasto en la Dirección de Talento Humano, el cual recopila toda la información del funcionario,

poder dar la información que solicitan de forma rápida y clara, lo cual obliga a buscar e implementar un sistema que permita tener más acercamiento hacia el ciudadano para poder generar una imagen más confiable, para lo cual se propone un Sistema de Información CRM. Este sistema seria el faltante para el buen funcionamiento, ya que nos permitiría organizar y gestionar todos los parámetros relacionados con nuestros clientes en este caso el ciudadano, reuniría toda la información de cada proceso que lo relacione, desde su inicio hasta el análisis de satisfacción. La parte de la atención al ciudadano se descuidó dando solo importancia a la parte documental y no se enfatizó en la satisfacción o necesidad del ciudadano. Al CRM se le solicitaría tener una Dirección que nos permita tener un histórico completo sobre todos los procesos que tengan relación con cada ciudadano, es decir una base de datos completa y ágil que al momento de la persona acercarse a la entidad y requiera una información o solicitud la solución y respuesta sea inmediata o acertada. La idea de este sistema es que ofrezca información fresca y real, que a pesar de la modificación por leyes o asignaciones no se vea afectado el requerimiento, por ejemplo, en el caso de recaudo de impuestos donde el gobierno realiza campañas para acuerdo de pago, en los contribuyentes deudores, se implementaría este tipo de sistema para que se pueda tener y dar información actualizada y necesaria de forma rápida. Otra faceta que se necesita con urgencia en este CRM, es el manejo de la atención vía telefónica, ya que la mayoría de quejas que se reciben en atención al ciudadano, es la falta de comunicación con las líneas de atención, lo que obliga a crear estrategias para que cuando una persona llame para solicitar una información sea atendido directamente por el personal encargado de ese proceso, sin darle vueltas por otras secretarias o en su defecto no contestar o no darle solución a su inquietud. Así que una vez analizado este sistema de información, podemos concluir que el ser humano avanza para mejorar en sus resultados y poder ser cada día más eficiente en sus obligaciones, lo que es positivo en las entidades al ofrecer este tipo de herramientas a sus funcionarios. El objetivo principal seria que no solo halla satisfacción por parte de los funcionarios sino también del ciudadano y generaría que las dos partes estén armonía.

TERCERA PARTE

Estrategias y lineamientos establecidos por la organización para realizar la administración de los riesgos asociados al tratamiento de la información. La Gobernación de Risaralda ha implementado diferentes estrategias y lineamientos de seguridad dentro de sus sistemas de información, para resguardarla de la mejor manera posible ya que hasta apenas tres años se inició el proceso de sistematización de la información, dado que se utilizaba aun de manera manual y obsoleta en muchos procesos.  Acceso a través de usuarios y contraseñas Todos los equipos de cómputo en la entidad se rigen por un usuario y contraseña, los cuales son controlados y auditados por la secretaria de las TIC, así cada persona es responsable sobre las acciones que realice bajo su usuario.  Red de Internet Privada El tipo de red es loca y directa, no se permite manejar los equipos con red diferente que puedan ocasionar daños  Manejo de Antivirus Actualiza constantemente sus programas de antivirus, los cuales se encargan de bloquear cualquier acceso de fuentes desconocidas o posibles programas que quieran sabotear el sistema.  Bloqueo de Páginas Web Bloqueo navegación por paginas desconocidas o que no tenga relación con las funciones de la entidad.  Contratación de Personal Se realiza contratación de personal altamente calificado y actualizado para tener el sistema al día, referente a posibles ataques cibernéticos o molestias en general del sistema.  Bloqueos en Momento de alerta La entidad cuando tiene amenazas de posibles ataques cibernéticos, bloquea que los usuarios puedan acceder al sistema desde equipo que se encuentren fuera de la entidad.  Copias de Seguridad

Referencias SIIFWEB. (2019) Soluciones de Información. Obtenido de https://www.siifweb.com